Come fare per ricordare tutto ciò che c’è da fare anche quando non siamo in ufficio? Gli strumenti sono tanti e ne parleremo nei post di questo mese. Iniziamo da una cosa che non può mancare: il calendario. Siccome parliamo di lavoro condiviso e a distanza non può che trattarsi di un calendario elettronico.
Ne puoi utilizzare moltissimi, spesso sono già presenti nei client di posta, altri sono scaricabili gratuitamente come app ed ne esistono di specifici anche a pagamento. Oggi vorrei però focalizzarmi su uno dei più noti per capirne le potenzialità e per capire come il calendario condiviso sia davvero uno strumento utile, direi indispensabile. Prenderò quindi ad esempio Google Calendar.
Ad ogni utente google puoi associare diversi calendari e per ognuno puoi decidere con chi condividerlo. Puoi inoltre scegliere se questo calendario può essere solo visualizzabile o anche modificabile dalle altre persone.
Per ogni impegno che aggiungi, puoi scegliere da subito il calendario di appartenenza, definire una ripetibilità (ad esempio un corso che si svolge tutti i mercoledì) e soprattutto mettere un reminder (con allarme pop up o via mail). Ogni calendario ha gli appuntamenti di un colore differente, così sarà più semplice riconoscerli visivamente. Inoltre di volta in volta, potrai scegliere se visualizzare o meno gli impegni di quel calendario.
A seconda della lunghezza temporale dell’impegno, google calendar ti segnerà uno slot più o meno grande nella tua agenda giornaliera. Questo aiuta a visualizzare l’importanza, in termini di tempo, delle varie attività della giornata. Se poi alcune si sovrappongono potrai visualizzarlo immediatamente.
Infine, se imposti i tuoi impegni in google calendar e poi scegli di usare un’altra app per gestire il calendario nei tuoi devices, nessun problema, potrai sincronizzare tutto.
Se non sei ancora convinto e ti stai ancora chiedendo perchè utilizzare un calendario condiviso.. ecco un po’ di validi motivi.
- Perché se lo sincronizzi su tutti i dispositivi: cellulare, tablet e pc avrai tutti i dati aggiornati e disponibili.
- Perché se non lavori da solo, altri possono vedere i tuoi impegni e sapere quando cercarti e quando sei impegnato. E’ un’ottima soluzione per non sentirsi dire “sono in riunione”.
- Perché se il tuo lavoro è condiviso con altri, tutti saranno aggiornati sulle modifiche degli impegni e delle scadenze programmate dal resto del gruppo di lavoro.
- Perché se vuoi vedere solo i tuoi impegni (del calendario personale si intende), puoi non visualizzare i restanti calendari. Allo stesso modo se sei con un cliente, puoi visualizzare solo gli impegni del lavoro e non far vedere quando sei dal dentista.
- Infine.. essendo un cloud, nello sciagurato caso in cui tu perda il cellulare o se volessi cambiare tablet o volessi usare il pc non di tua proprietà.. i dati saranno sempre disponibili nella forma nella quale li hai inseriti e con la stessa visualizzazione di insieme. Sarà più semplice ed immediato ritrovarsi.
Se poi ci prendi gusto.. ti segalo anche che l’uso di questo tipo di calendari potrebbe essere molto utile anche al tuo marketing: è infatti possibile condividere eventi speciali con clienti o mostrare quando sei disponibile pubblicandolo nel calendario grazie a pochi semplici passaggi. Con le versioni avanzate sarà poi possibile verificare se le sale riunioni o le risorse condivise sono disponibili e prenotabili.
Come sempre non ci sono solo lati positivi.. quindi sappi che per quanto sia semplice potresti incorrere in alcuni errori, ad esempio segnare gli appuntamenti nei calendari sbagliati o affidarsi troppo alle impostazioni di defoult. Quindi separa gli impegni, ma senza esagerare nel numero di calendari, e presta un po’ di attenzione quando registri i nuovi impegni.
Vedrai con l’abitudine sarà tutto molto semplice e comodo.
Se poi gli impegni sono sempre tanti e organizzare i flussi di lavoro è un problema, sono a tua disposizione!
Come sai il tema del mese sono le liste e oggi voglio unirle a quello del lavoro. Come non riconoscerne l’importanza? Sì, proprio cosi’, perché’, se ogni giorni ci definiamo una lista delle cose da fare, la famigerata “to do list” sarà tutto più’ semplice. Questo, a patto che nel farla tu abbia tenuto conto anche del tempo che hai a disposizione, della tua energia, e del luogo dove ti trovi a lavorare. Inutile fare una “to do list” di telefonate se stiamo prendendo l’aereo o segnare attività di una giornata intera, quando a pranzo dobbiamo smettere di lavorare. C’e’ poco da fare, le liste funzionano se sono fatte consapevolmente e se poi ne esegui tutti i punti, uno per uno, fino in fondo. Ma oggi non voglio parlarti di questo, ma di una lista particolare e cioè’ della lista delle deleghe.
Cosa sarebbe? Beh, non tutto il lavoro che facciamo è realmente nelle nostre mani, molti dei nostri compiti ad esempio, si interrompono perché’ non dipendono da noi, ma da altri, siano questi nostri superiori, colleghi o persone esterne.
Quante volte capita di mandare una mail e di attendere una risposta? Spesso aspettiamo input per concludere una relazione, un rapporto o anche solo una conferma che pero’ ci blocca e ci lascia in sospeso un compito. Quindi per non scordarlo ecco che lasciamo la mail che ne parla nell’in box, facciamo una nota nella nostra lista delle cose da fare, ci facciamo un appunto su foglietto volante.. Tutti sistemi poco efficienti e soprattutto che ci obbligano a riconsiderare il cerchio aperto ogni qual volta ci capita sott’occhio la mail, la nota o l’appunto.
La soluzione e’ più semplice ed efficace è raccogliere tutte queste informazioni in una lista a se stante, cioè’ nella lista delle deleghe. Qui un esempio che puoi scaricare ed utilizzare.
Ora ti spiego come funziona. Innanzitutto segna la cosa che stai delegando, poi per ricordarti il perché’, segna il progetto di riferimento ed eventuali altre informazioni utili. Quindi segna la data in cui hai delegato il compito ed il modo (telefonando, via mail, a voce..). Segna poi la scadenza che hai dato per ricevere la riposta o il compito delegato. E’ infatti molto importante ricordare che quando si delega un compito e’ bene essere chiari nel farlo e anche nel definire una scadenza, cosi’ poi potrai avere un riferimento preciso per organizzare il tuo lavoro e ahime’ un giorno per fare un sollecito nel caso si tardi.
E ora.. Buon lavoro!
Per me la sostenibilità in ufficio significa trovare un giusto equilibrio tra lavoro e pausa. Queste due parti hanno entrambe molta importanza e devono essere il più efficaci possibili, solo così il tuo lavoro sarà produttivo e di valore.
Per rendere la pausa degna di tale nome è necessario che i nostri momenti di lavoro siano alternati a momenti in cui il nostro cervello smette di funzionare e si rilassa. Questo momento è importante tanto quanto il lavoro, perché è il momento in cui le idee si sedimentano, si riordinano, senza che noi ci prestiamo attenzione. E’ quindi fondamentale tanto quando lavorarci su. Fare una pausa non significa guardare le mail, non significa fare una telefonata, significa piuttosto alzarsi dalla scrivania, bere un caffè, prendere una boccata d’aria. Culturalmente la pausa viene identificata come uno spreco e non le viene dato il corretto valore in termini di efficacia del lavoro che poi ne dipende. Quindi, io ti invito invece a dare importanza e valore anche alla tua pausa, ad imparare a guardare fuori dalla finestra, ad aprirla di tanto in tanto per cambiare aria e perché no.. a fare due passi.
La pausa ha valore però se ha valore anche il nostro lavoro. Quindi c’è poco da fare per rendere efficace il nostro lavoro, non c’è che mettersi all’opera e darci dentro. Dunque bando alle ciance.. quando si lavora, si lavora, non c’è molto altro da dire. Datti un tempo e rendi quell’intervallo di tempo il più fruttuoso possibile. Alternando pause e lavoro, vedrai che anche lo spazio di lavoro sarà migliore. Se poi ti distrai a causa delle mail e delle telefonate, prevedi nell’arco della giornata delle sessioni specifiche per questi compiti. Quindi scegli tu quando controllare la mail, non farlo in continuazione, ma fallo ogni tot tempo e con coscienza. Idem le telefonate, così facendo lascerai anche del tempo al tuo lavoro di puro intelletto, senza interruzioni. E se non l’avessi già intuito.. togli tutte le notifiche, quando si lavora, si lavora.. inutile sapere che è in arrivo una nuova mail, la mail sarà il compito della successiva sessione di lavoro e non di quella che stai svolgendo, altrimenti la tua mente non sarà libera di lavorare veramente e impiegherai molto più tempo a fare la stessa cosa o, ancora peggio, perderai concentrazione e lavorerai male.
Ancora una volta la sostenibilità è anche sociale.. quindi un saluto ai colleghi alla mattina, una chicchera ogni tanto ed una frase di saluto nella mail ci fanno ricordare che siamo tutte persone con un mondo al di fuori del lavoro. Ritaglia quindi un po’ di tempo per coltivare i tuoi rapporti anche al lavoro.
E poi.. come non ricordare l’ambiente intorno a noi? Rendi la tua scrivania il più efficace possibile: liberala quindi da tutto ciò che non serve, da tutto ciò che può essere archiviato, da tutto ciò che non usi solo tu.. e lascia vicino a te solo le cose sulle quali stai lavorando, tutto il resto può trovare posto nei cassetti e negli scaffali vicino a te. Attorno alle tue mani.. solo la lista delle cose da fare; anche la pinzatrice, il telefono e le penne possono essere a distanza di quaranta centimetri. Allo stesso modo i faldoni e l’archivio possono essere ordinati un po’ più lontano e non sulla scrivania. Se poi la stampante è in comune, si può approfittare e fare due passi di tanto in tanto per sgranchirsi le gambe. La tua scrivania non deve essere la raccolta dei ninnoli.. ne basta uno, il resto.. fuori dall’ufficio.. qui stai lavorando!
Sempre in tema di ambiente, ricorda, l’ufficio richiede una buona illuminazione, pochi riflessi ed aria fresca. Regola poi la sedia all’altezza giusta per il tavolo e se puoi, aggiungi una pianta, aiuterà ad eliminare le radiazioni del computer.
E sempre in tema di sostenibilità ambientale: quando esci, spegni le luci, i led ed i riscaldamenti.
Il Natale si sta avvicinando e siamo tutti più buoni. Ma lo siamo davvero in tutti i nostri ambienti? Ad esempio… anche in ufficio con i colleghi? Già perché condividere spazi e scadenze non è sempre facile.
Gli spazi appunto.. non sempre si rispettano i confini, sia quelli fisici, sia quelli meno evidenti. Cerca quindi di rispettare la tua scrivania e quella dei tuoi vicini. Sono piccole cose, ma lascia a disposizione ed in ordine le cose di uso comune.. come da fastidio a te non trovarle, succede lo stesso agli altri.
C’è poi lo spazio meno tangibile, quello che ognuno di noi mette a difesa di se stesso, quindi rispettalo.. non solo in ascensore, in mensa, ma anche per tutti gli oggetti personali, anche se si tratta di una semplice penna.
Se poi ti innervosisce tanto il trillo dell’arrivo delle mail del tuo collega, con modi gentili si può dire molto. E’ giusto rispettare le necessità altrui, senza però scordare le proprie, quindi armati di coraggio e esprimi con cortesia le tue idee.
Che dire rispetto al lavoro in comune e le scadenze? Cerca di essere puntuale, chiaro. Perché più lo sarai tu, più gli altri lo saranno con te. Questo non significa fare il lavoro degli altri, ma essere precisi verso i nostri compiti e lavorare al meglio. Del resto non si può pretendere il rispetto dei tempi e del lavoro se non siamo noi i primi a farlo.
Se poi il tuoi lavoro richiede alcune deleghe o il coordinamento del lavoro di un team, sii preciso riguardo a chi fa che cosa e alle scadenze, sarà più semplice fare il punto se le istruzioni sono state corrette.
Ultima cosa.. ricordi il buongiorno? Siamo tutte persone e scambiare qualche chicchera in pausa, prima e dopo lavoro è sicuramente positivo ed arricchente. Magari ricordiamocelo anche quando scriviamo una mail. Oltre lo schermo c’è sempre una persona come noi che legge.
Sono tutte piccole cose e davvero semplici, ma a volte quando si è troppo concentrati sulle cose da fare, passano di mente. Quindi, con un po’ di atmosfera natalizia… approfitta e dedica un po’ di tempo anche a questo.
L’ultima volta abbiamo parlato di decluttering digitale e di contatti, quella però era solo la prima parte di ciò che volevo dirti : non sono meno importanti infatti i nostri dati. Infatti spesso abbiamo file di ogni genere con mille versioni e.. poco ordine. Come già si diceva corre una grande differenza tra archivio e insieme di dati.
Ho pensato quindi di condividere un po’ di idee che possono tornarti e utili. Piccole cose che però possono semplificare il nostro modo di lavorare.
- Mentre sto lavorando a qualche progetto mi piace tenere traccia delle varie versioni dei file, soprattutto se il lavoro è condiviso con altre persone, nel caso si perda qualcosa o si voglia riprendere una vecchia idea. Per questo il file sul quale lavoro e che rappresenta le ultima versione lo evidenzio con la data di lavorazione “titolo_data”. Puoi anche scegliere di mettere la versione e ed relativo numero, quindi “titolo_v1”. Ti sconsiglio di mettere parole come definitivo “_def”, finale “_fin” o rivisto “_rev” durante le lavorazioni.. creano molta confusione. Idem il nome dell’ultima persona che ci ha lavorato. Il trucco è lasciare un solo file, il più recente, e raggruppare tutti gli altri in una cartella “vecchi” o “versioni precedenti”, così sai subito su quale lavorare ed in caso ce ne fosse bisogno.. vai a recuperare gli altri.
- Una volta finito il progetto, elimina i file vecchi e fai ordine su quelli che rimangono. Sarà facile al momento e quasi impossibile quando tonerai ad usare quella cartella fra qualche mese. Ricordati che il segreto di un buon archivio è che sia ordinato e chiaro. Quindi perdi un po’ di tempo a scegliere quale può essere il metodo migliore per te, e cioè quante e quali cartelle creare. Tieni a mente che la soluzione migliore è la più semplice: ricorda quindi di mettere nomi chiari e date per esteso che ti aiuteranno in futuro, non scordare l’anno che il tempo passa per tutti!
- Se hai dei file che usi spesso, tipo la carta intestata o “lettere tipo”, crea un file “modello”. Poi ogni volta che lo devi usare, non lavorare sul modello, piuttosto fai una copia, cambia il titolo e lavora sulla nuova versione, così avrai sempre il formato base a disposizione e non rischi di creare confusione.
- Per quanto riguarda le fotografie, ti consiglio di scaricarle regolarmente e archiviarle per data, sempre a mente fresca perché sarà più semplice. Fai anche uno sforzo eliminando quelle che non sono venute bene o che non ti piacciono e sistema le rimanenti. Evita di tenere cartelle di foto alla rifusa e piene anche di immagini che… non riguarderai mai! Tieni quelle significative e belle, il resto via! Ti consiglio anche di eliminarle dalla carta SD e fare invece un backup dei dati, altrimenti ogni volta dovrai scaricare le ultime immagini le dovrai scegliere o scaricare molti dati.. quindi tieni leggera anche la tua memory card.
- Ricordati anche che l’archivio è uno e non tanti, quindi se usi molti dispositivi, chiavette o cartelle condivise nei cloud, è fondamentale che uno solo sia il punto di riferimento. Io di solito uso i cloud per i file di lavoro, così da averli sempre a portata di mano, ma una volta finito il progetto.. si sistema e si archivia, liberando anche il cloud. Idem le varie memorie: sono utili per copiare e spostare i file, ma non possono essere un pezzetto dell’archivio, sono mezzi di lavoro.
- Come per i contatti della rubrica, una volta l’anno riguardo un po’ il mio archivio e vedo se ci sono cose da eliminare. Un po’ su tutto: raccolte di fotografie, libri, film.. e dati, faccio insomma il mio decluttering digitale anche sui dati. Ti consiglio di provare anche tu, tieni aggiornato e chiaro il tuo archivio, rendilo funzionale alle tue esigenze e di questa versione finale, fai un bel back up. Non ne occorrono svariate versioni, ma almeno una è necessaria.
Che dici? Da quale punto vuoi iniziare?
