Sei in auto e devi assolutamente comunicare che non arrivi in tempo. Che fai? Scrivi un Whats App? No, assolutamente, non si può!
Sei in ufficio e non ti ricordi più a che ora devi andare a prendere i bambini, cosa fai, chiami? No, non è il caso, non puoi parlare.
Può essere il caso di usare un messaggio audio? Ma questi messaggi rapidi che non sono scritti e non sono chiamate, come possono essere usati? Ci sono delle regole? O si tratta solo di una moda del momento?
Ormai vedere le persone che registrano messaggi vocali camminando o solo per gioco è una cosa di routine… ma sono davvero sempre utili? In particolare, quando è un sì e quando un no?
Vediamo un po’ di sistemi per organizzare meglio la nostra comunicazione.
Audio messaggi sì
- Quando hai le mani impegnate per scrivere e devi comunicare qualcosa urgentemente. Ma ricorda che quando registri un messaggio devi aver già chiaro quello che vuoi dire, quindi via i “mmmm…” “ehmmm” “un attimo, cosa volevo dire?” chiaro, conciso, dritto al punto!
- Quando devi comunicare qualcosa di complesso e scrivere richiederebbe troppo tempo e magari anche troppa energia. A volte il modo in cui qualcosa viene detto è parte integrante del contenuto, non credi? In tal caso scriverlo o dirlo, non è la stessa cosa.
- Quando racconti qualcosa a qualcuno e hai piacere di far sentire la tua voce. Ad esempio, se sei in viaggio e hai piacere di farti sentire un po’ più vicino, un audio messaggio può essere un po’ di più di un messaggino e il fatto di lasciarlo lì permette, a chi lo riceve, di ascoltarlo nel momento migliore, e se lo desidera… di riascoltarlo.
Audio messaggi no
- Quando sai che la persona che li riceverà non li può ascoltare. Ci hai mai pensato? Se mandi un messaggio audio a qualcuno che è in ufficio potrebbe non ascoltarlo fino a che non esce, perché non sa quanto è lungo, perché teme di far sentire l’audio e via dicendo.
- Quando basta una risposta sintetica che può essere scritta. Anche qui… dritto al punto!
- Quando vale la pena fare proprio una telefonata e scambiare due chicchere piuttosto che fare uno scambio di registrazioni vocali.
E tu che ne pensi? Ti piacciono i messaggi audio? Li usi? Raccontamelo nei commenti!
Ti ho parlato di archivio per tutto il mese, ma non potevo lasciarti senza la ciliegina sulla torta: la tua mente. Ci hai mai pensato, si tratta di un archivio immenso: ricordi, idee, nozioni, pensieri sparsi, odori, suoni e colori.
Tante cose che trovano spazio e che pensiamo siano confuse e dimenticate e invece ecco che la tua mente ti stupisce e ricorda anche cose che non pensavi fossero lì.
Ma proprio perché la nostra mente è importante, vale la pena prendersene cura e gestirla al meglio.
Come? Con le tre parole chiave: svuota, attendi, ispira.
Svuota
Puoi svuotare la mente? Certo, non puoi svuotarla da tutti i ricordi che non vuoi portare con te. Ma sicuramente la puoi svuotare da tutto ciò che è superfluo e che la fa lavorare male. Di cosa si tratta? Di tutte le informazioni fine a se stesse che devi ricordare. Come la puoi svuotare? Con le liste e con il quaderno delle idee. Non finirò mai di ripeterlo, ma le liste sono un importantissimo strumento di lavoro e di aiuto per la tua mente. Servono proprio a liberarla e ad alleggerirla. Quindi… libera la tua mente e annota ciò che è importante ricordare e non tenere a mente!
Attendi
Se fai i lavori di casa e riordini impieghi un certo tempo. Bene, anche la tua mente impiega un certo tempo a risistemare tutte le cose, a rielaborarle, a incasellarle. Quindi dalle modo di fare anche questo processo, altrimenti non potrà lavorare al meglio. In cosa consiste in pratica? La sera prima di un evento importante, riposa. Quando scrivi e poi rileggi, fai passare un po’ di tempo. Se hai fatto un brainstorming per un progetto, poi dai tempo alla mente di riordinare le idee e di farne venire fuori di nuove.
Ispira
Se hai svuotato la mente e l’hai fatta riposare avrai una mente energetica e attiva, pronta per agire! Ma come puoi tenerla attiva? Ispirandola. Con cosa? E qui sta il trucco… tutto spira, tutto può farti venire in mente un’idea o può rielaborarne un’altra, ma solo se la tua mente è libera per poterlo fare! Se non ha grilli per la testa e se non è stanca. Perché nel primo caso sarà impegnata in altro e nel secondo potrà pensare solo alle cose urgenti.
Lasciati ispirare e annota tutte le nuove idee!
Mentre lavoro creo spesso una cartella che chiamo “old”. Sai perché?
Mentre sto creando un nuovo file che nel tempo cambia, ad esempio un’agenda di un corso, una raccolta di dati, un’elaborazione di un progetto, capita di lavorarci per molto tempo e di fare svariate modifiche.
Capita anche che si tratti di un file condiviso in un gruppo di lavoro e che quindi segua dei “botta e risposta” via mail.
A volte si fanno modifiche minime, a volte, invece, ci sono delle modifiche importanti che segnano delle vere e proprie svolte nel progetto. In base al tipo di modiche cambia il metodo di lavoro.
Se le modifiche sono minime, non vale la pena creare una nuova versione, è sufficiente salvarle. Se, invece, i cambiamenti sono importanti, finché non si è arrivati alla versione finale del file, vale la pensa tenere traccia delle modifiche, così da poter ripercorrere l’evoluzione del documento.
Sarà quindi più efficace creare una nuova versione, magari salvandola con lo stesso nome e semplicemente aggiungendo a seguire la data della modifica. La versione aggiornata, quella sulla quale si continua a lavorare, è giusto che sia in evidenzia, cioè visibile nella cartella di raccolta dei documenti.
E, proprio per evitare di fare confusione con tutte le altre, è più semplice spostare quelle vecchie e superate nella cartella “old”. Se dovesse essere necessario ripescare una parte modificata, allora basterà riprendere la versione archiviata in “old”.
Questa cartella di fatto è un archivio temporaneo e, a progetto concluso, andrà cancellata, tenendo solo la versione finale del file in questione.
Perché lasciarne fuori solo una? Perché tutti lavoriamo velocemente e non averne tante a vista aiuta a limitare l’errore e a ritrovare ciò che serve in modo più veloce e produttivo.
Come vedi a volte basta anche un piccolo trucco e tutto diventa più semplice!
Quando lavoro in ufficio o in azienda spesso mi capita di capire che uno dei problemi è quello di avere un buon archivio, non solo come metodo, ma anche come luogo dedicato all’archiviazione di pratiche, documenti e tutto ciò che serve tenere per lavoro.
Identificare la posizione migliore non è sempre semplice e vorrei farti pensare ad alcuni punti chiave per definire dove creare un archivio.
Un aspetto molto importante ad esempio è che deve essere in un posto raggiungibile da tutte le persone che ne fanno uso e raggiungibile comodamente. Mi è capitato di trovare archivi nella stanza del capo perché era la meno usata, o archivi in una piccola stanza ad un piano diverso rispetto a quello di lavoro. L’archivio non è un magazzino ed è uno strumento di lavoro, quindi, nessuna di queste idee funziona.
Il ragionamento è analogo per gli archivi on line, spesso non si controlla che tutte le persone che lavorano su determinati file abbiano accesso alle cartelle. Questo fa sì che il lavoro sia automaticamente delegato e rischia di non essere fatto.
L’altro aspetto che va considerato è l’ordine delle cose. Sempre per problemi di spazio, capita che si inizi in uno scaffale e poi, non essendoci modo di continuare, si continua su un altro, non sequenzialmente. Gli archivi sono molto più vivi e dinamici di quello che si pensa. E anche gestire lo spazio dedicato è importante, quindi se serve… si spostano, non vale ricominciare e basta. Lo dico un po’ per gioco, ma è importante rispettare l’ordine e la sequenza, perché per essere usato bene, l’archivio deve facilitare il compito di ritrovare i documenti, non rendere le cose difficili e soprattutto, da ricordare a memoria: “dalla a alla d nello scaffale di destra” “dalla e alla h in quello a sinistra”. Mettiamo tutte le cose simili vicino e in sequenza.
Privacy, l’incubo di molti. Anche qui… attenzione alle etichette! Non è bello vedere i nomi dei clienti sulle cartelline a vista, dà molta più professionalità un archivio ordinato e magari un nome parziale, soprattutto quando l’archivio è in un posto di passaggio. Per definire l’archivio si possono usare tante cose: faldoni di tipologia diversa, etichette di colori diversi, luoghi diversi per cose diverse.
Tutto dipende dallo spazio a tua disposizione, dal materiale che archivi, sia dalla tipologia sia dalla quantità, e non ultimo da chi e come lo usa.
Ci avevi mai pensato? E se ancora non ti ritrovi, perché non ne parliamo insieme? Contattami!
Ti capita di leggere un articolo interessante in internet e poi volerlo ricordare? O non aver tempo di leggerlo al momento e volerlo tenere da parte per un momento di pausa?
Io lo faccio spessissimo, perché appunto dedico alla lettura degli articoli dei momenti specifici della giornata, magari mentre sono in treno o a fine giornata per rilassarmi un po’.
Quello che da PO ti sconsiglio di fare è segnarti il sito o il link tra i preferiti del browser e men che meno mandartelo via mail.
La mia idea è che fatta la fatica di tenerlo da parte, tanto vale farla bene e metterlo già al suo posto.
Ma perché non vanno bene i segnalibri e le mail?
I segnalibri non vanno bene perché rischi di avere tantissimi link confusi e di non ritrovare né gli articoli che cerchi e tanto meno i siti che ti interessano tra i preferiti. Come dice il nome “preferiti” quella dev’essere la raccolta di siti che ti servono (o che ti interessano) per navigare e non gli articoli da ricordare.
Se poi ti spedisci una mail con l’articolo ti crei lavoro in più quando apri l’in-box e soprattutto rischi di aprire la mail e lasciarla lì perché comunque non hai tempo di leggere l’articolo o ancora peggio di aprire la posta per leggere l’articolo, scoprire un’ultima mail di lavoro, e rimetterti a lavorare, dimenticando l’articolo.
Quindi… troviamo una soluzione ad hoc, e sfruttiamo le App!
Io scelgo App che vadano bene sia per i pc che per gli smartphone, così da non avere problemi di sincronizzazione. Eccone due: Pocket e Instapaper. Uno più colorato ed uno più essenziale, si tratta solo di gusti.
La comodità è che puoi vedere titolo e anteprima di ogni articolo, così riconoscerli più facilmente, li potrai etichettare e leggere con calma in un secondo momento. E soprattutto, mentre leggerai quelli, non farai altro, e non appesantirai mail e segnalibri.
Ad ogni cosa il suo posto!
Anche per i nostri articoli dedichiamo uno spazio preciso ed un tempo preciso! E se vuoi condividere App o esperienze simili, scrivilo nei commenti!
