Una delle cose che mi piaceva tanto quando andavo a scuola era scegliere tutti i quaderni nuovi, le penne e magari, se era l’anno giusto, anche l’astuccio o la cartella.
Quello che non mi piaceva invece era che la maestra sceglieva per noi le copertine: rosso per matematica e blu per italiano. Ebbene, per me le cose che hanno a che fare con la matematica vanno ancora nella cartellina rossa, e cioè la contabilità.
La cosa che però ho cambiato è la struttura e la tipologia della cartellina. E questo te lo racconto perché spesso quando mi occupo di riordinare gli spazi di lavoro e gli archivi, vedo che tendenzialmente si utilizzano le cose più per abitudine che per scelta.
Mi spiego: le cartelline grandi vanno benissimo, ma non esistono solo quelle, ci sono misure e formati diversi, con gli anelli o senza. Esistono scatole, portadocumenti, raccoglitori, quaderni… insomma, c’è l’imbarazzo della scelta, ma quando si sceglie di usarne uno, va scelto in base al suo contenuto e non perché è il più semplice da prendere.
Quindi quando hai poche cose non prevedere subito una cartellina enorme, magari però pensa che, quando quella che hai scelto sarà piena, dovrai avere posto per una seconda.
Così quando hai tante cose non pensare di stipare tutto spingendo un po’ di più, è ora di prendere un contenitore più grande o di affiancarne uno nuovo.
Quello che voglio farti capire è che gli strumenti che usiamo per archiviare e trasportare le nostre informazioni, soprattutto i documenti cartacei, non sono di un tipo solo e non è necessario adattarsi. Scegli il contenitore in base al contenuto e mantieni un po’ di elasticità nella gestione degli spazi, così sarà tutto più funzionale! Già un archivio che funziona è un archivio utile, altrimenti.. è come non averlo!
Questo vale per l’archivio, ma anche per le tue note personali. Il formato dei quaderni delle note, dell’agenda e del calendario dipende solo da ciò che vuoi far stare dentro e da come lo scrivi tu.
Quindi non prendere il quaderno A4 solo perché è più semplice, se preferisci qualcosa di più piccolo, va bene lo stesso. Idem, non occorre avere sempre quaderni, se preferisci spostare i fogli, prendi i blocchi o gli anelli. Questo piccolo sforzo in più nella scelta renderà poi le tue note molto più ordinate e funzionali. Anche lo strumento ha la sua importanza!
Pensaci, il tuo formato qual è?
p.s. oggi ti racconto una cosa in più sul titolo del post. Mi è venuto spontaneo, un po’ per gioco e poi ho capito che è successo perché è uno dei miei hashtag (#adognunoilsuospazio) su Instagram. Già perché mi piace vedere come la natura trova il suo spazio e di come ogni forma di vita abbia il suo spazio! Se ti va, vieni a curiosare.
Quante volte ti viene in mente qualcosa di importante e poi sei alla ricerca sfrenata di pezzetto di carta dove annotarlo per non dimenticare nessun dettaglio?
Ma, dimmi la verità, una volta fatta quella nota… dove finisce?
Eh.. già perché i problemi sono due: dove annotare un pensiero e come annotarlo. Mi spiego un po’ meglio: il come dipende molto dalla tua inclinazione personale, può essere un quaderno o comunque qualcosa fatto di carta, ma può essere anche una nota digitale, un’immagine, un testo o un file audio.
Il dove però vuol dire il tipo di archivio che hai scelto: il quaderno delle idee, il quaderno delle note, le liste “forse un giorno”. Non c’è che l’imbarazzo della scelta! E in effetti sono io la prima a dire che il quaderno delle idee va sempre tenuto a portata di mano per poter scrivere ciò che abbiamo in testa e scaricare la mente.
Ma il punto è: quella nota… poi che fine fa? La rileggerai
mai?
Il motivo per il qualche spesso sentiamo di perdere le idee per strada è non sono state collocate subito nel posto giusto e quindi non le rileggiamo più dimenticandole. Come può succedere? Perché non pensiamo fin da subito dove metterle per non dimenticarle o perché abbiamo troppi posti dove conservare le note.
Ecco quindi che vale la pena valutare dove scrivere qualcosa quando ci viene in mente. Il più delle volte, seguendo il principio “fai una cosa fino in fondo” la soluzione è più semplice del previsto: quando ti viene in mente una cosa tanto vale scriverla direttamente nel posto giusto e non a casaccio per poi trascriverla in un secondo momento o, peggio, dimenticala.
Ecco quindi che ti suggerisco i posti dove finiscono le mie note.
Liste personali
Io uso Wunderlist, perché una volta era l’unica che condivideva le liste tra Android ed Apple, così storicamente è nata lì perchè avevo bisogno di condividere con altri le mie liste e poi è rimasta. In Wunderlist ho le liste dei libri da leggere, dei miei desiderata, dei regali che voglio fare, dei posti che voglio vedere. Qui c’è anche la lisa della spesa e delle commissioni, le liste condivise per l’appunto.
Liste di lavoro
Mi piace molto Trello, perché è semplice e pulito. Qui raccolgo tutte le mie idee per i post, dei lavori che sto facendo e dei progetti che ho per la testa. C’è tutta la mia pianificazione di lavoro.
Appunti e avvisi
Le mie commissioni veloci che si devono esaurire in giornata e che voglio collegare agli allarmi stanno su Google Keep. La visualizzazione per colori mi permette di dividere per genere e allo stesso tempo di vedere il tutto velocemente. A volte faccio anche delle note vocali, se sono in macchina, o a mano, se è una cosa veloce.
E la carta? Ho comunque il mio quadernino delle idee, ma si
tratta di un punto di scarico di qualcosa che merita più di una nota, qualcosa
che poi verrà elaborato e troverà posto in un contenitore cartaceo di tutte le
cose che mi frullano per la testa. Si lo ammetto, così ho due punti di raccolta
di idee da sviluppare, ma spesso ho bisogno di scrivere a mano, di visualizzare
e schematizzare e sono più veloce sulla carta, ecco quindi che ho il mio
raccoglitore. Mentre se devo tenere a mente un link di un progetto o un post è
molto più semplice la raccolta su Trello.
Sempre in formato cartaceo ho altri tre quaderni per gli appunti: uno per la formazione mia personale, uno per gli appunti di lavoro (riunioni e progetti specifici) e uno per i clienti.
E con questo ho raccolto tutte le note, le idee e le cose che voglio ricordate. In tutto sono 7 raccolte di note, i miei 7 magici aiutanti, che mi fanno scaricare la mente e lavorare meglio. Sì perché creando delle buone raccolte di note poi è più semplice ritrovarle!
Perché non provi anche tu a diversificare le note in questo
modo? E da quale vuoi cominciare?
Organizzazione e tempo, come farli andare a braccetto se non con un timer? Ma è davvero utile?
Oggi ti racconto tre occasioni nelle quali è utile imparare il settaggio dei tuoi allarmi, magari con una musica soft e dedicata, eliminando bip bip e vibrazioni 😉
Per focalizzare la mente
Non vuoi proprio dimenticare di chiamare qualcuno ad un’ora precisa? Vuoi non scordare una commissione? Hai il timore di dimenticare una ricorrenza?
Aiuta la tua mente a porre l’attenzione su ciò che è importante nel momento nel quale lo diventa: imposta un timer o un promemoria quando vuoi eseguire il tuo compito importante.
Così facendo sarai libero di pensare ad altro finché non suona e non avrai lo stress di tenere tutto a mente.
Per sollevare la mente
Tutte le volte che non vuoi pensare a quanto tempo hai ancora a disposizione, ma vuoi pensare solo a ciò che stai facendo, ecco che un timer torna in aiuto.
È sicuramente lo strumento principale per la tecnica del Pomodoro, che aiuta a mantenere focalizzata la nostra attenzione per ben 25 minuti, per poi regalarci 5 minuti di pausa.
A me però piace declinarlo anche in altre circostanze, ad esempio nella mia routine mattutina quando faccio un po’ di esercizi. Per potermi dedicare mente e corpo allo stretching faccio partire il timer, così ci pensa lui a farmi sapere quando il mio tempo è finito. È un modo per rilassarmi che mi permette di non continuare a controllare se c’è ancora spazio per un altro esercizio o meno.
Per risvegliare la mente
Gira e rigira comunque la sveglia è un timer.. che controlla per noi il tempo del sonno.
E gira e rigira per non essere sempre all’ultimo minuto non resta che alzarsi prima.
Quindi non devi fare altro che anticipare la tua sveglia mattutina. Non dico di dormire ore o mezz’ore in meno, ma già dieci o quindici minuti possono fare la differenza. Puoi, ad esempio, alzarti con più calma e non uscire di corsa.
Se vuoi più tempo, inizia prima 😉
E tu, per cosa userai il tuo timer?
Se vedessi la mia scrivania in questo momento, forse penseresti che l’ordine è molto lontano da me, ebbene… non è una contraddizione in termini, anzi!
E come mai? Perché sto lavorando su un progetto del prossimo anno e ho bisogno di pensare, di creare, di liberare la mia fantasia, quindi… ho lasciato carta bianca al mio cervello e sto raccogliendo idee, spunti. Già, è un momento creativo che non può portare con sé ordine e razionalità, proprio come ti raccontavo la scorsa settimana per le liste.
Poi, quando avrò finito, sta sera, allora sì dovrò riordinare il tutto e dovrò trovare un posto per ogni cosa e mettere ogni cosa al suo posto 😊
Riordinare mi aiuterà a fare ordine anche nelle mie idee: ho finito tutto? Cosa devo tenere e cosa posso buttare? Dove vanno tutti i miei strumenti? Come posso archiviare al meglio ciò che ho creato oggi?
Come vedi ordine e organizzazione non sono sinonimi e essere produttivi non significa essere ordinati, o meglio… non sempre!
Ogni momento vuole il suo ordine!
Sì mi piacciono un sacco le liste, lo sai e lo ammetto candidamente… sotto Natale poi!
Come non pensare alla lista dei regali? E la lista della spesa per il cenone? Ok, va bene, non voglio cadere nella sindrome prenatalizia e finire per canticchiare dolci canzoncine sperando che nevichi… ma in breve voglio darti tre buone ragioni per prendere carta e penna e appuntare quello che pensi.
E non solo per scriverlo, ma per fare proprio una lista.
- Farla ti obbliga a categorizzare. Se stai facendo la lista di cui sopra e ti viene in mente che devi fissare un appuntamento con il tuo commercialista… non è una buona cosa inserirlo tra i regali da fare o nel cenone, quando piuttosto è utile segnarlo nella “to do list” di lavoro. Categorizzare ti aiuta a liberare la mente dando la giusta collocazione alle idee: lavorative, personali, sogni nel cassetto.. e poi in base al momento non resta che prendere la lista giusta e passare all’azione!
- Scrivere una lista, ricordati, non significa necessariamente fare un elenco puntato. Una lista infatti è un insieme di cose simili che ti aiuta a tenere in ordine le cose. L’insieme dei vestiti sul letto pronti per la valigia delle vacanze altro non è che la traduzione visiva di un insieme, di una lista per l’appunto.
- Delineare gli elementi di una lista ti serve anche a prendere coscienza di tutti i punti necessari. Sempre pensando alla lista per il tuo superbo pranzetto natalizio, mentre penserai ai punti dell’elenco, ti focalizzerai su ciò che vuoi fare per cena, cioè metterai attenzione su questo aspetto e pian piano faciliterai la mente a pensare a tutto ciò che è necessario per completare la tua ricetta preferita.
Ma le liste non sono adatte a tutto. Dì la verità, stai facendo un sospiro di sollievo, eh?
Ebbene sì, ecco anche tre ragioni per non farle:
- Quando della lista hai solo un punto. Hai fissato tre obiettivi, ok, super! Però per lavorare bene devi focalizzarti solo su un obiettivo per volta, quindi, niente lista. Una è la cosa alla quale devi puntare, quella è il titolo del tuo progetto, la bussola del tuo lavoro, una e basta.
- Quando non puoi dare etichette e quindi quando devi dare libertà al tuo pensiero. Il brainstorming è uno strumento potentissimo per la nostra mente, se ben utilizzato. Tutte le volte che vuoi creare qualcosa: un nuovo progetto, risolvere un problema, andare a fondo di qualcosa, non puoi che lasciare libero il tuo cervello di pensare, ideare, creare. Per questo niente liste e soprattutto… niente giudizio: lascia fluire i tuoi pensieri. Poi, una volta finito, riattacca la spina e riordina quando fatto… magari in una lisa 😉
- Quando ormai senti che la lista frena la tua evoluzione. Cosa voglio dire? Hai presente quando stai facendo una ricetta e poi… hai un colpo di genio e aggiungi un ingrediente che mai avevi pensato prima e che invece crea una novità inaspettata e buonissima? Ecco, a volte uscire dagli schemi, dalle liste per l’appunto, vuol dire evoluzione, cambiamento, miglioramento. Quindi, prendi coscienza anche di quando è necessario fare il salto e andare oltre alla lista!
E tu ami o odi le liste? Decidi per cosa fanno al caso tuo e per cosa è meglio non prenderle in considerazione… e già che manca poco… nella lista dei regali di Natale… c’è anche qualcosa per te? Come no?! Aggiungilo subito subito!
