Hai presente quando senti un cigolio e non ci fai caso e poi… passato un po’ di tempo, la porta si apre a fatica?
Ecco, proprio di questo volevo parlarti e non tanto per la tua casa, ma per quello che riguarda il tuo lavoro.
Faccio però una piccola premessa, a tutti capita di non ascoltare i nostri cigolii, ma tutti poi fanno i conti con le porte rotte, quindi tanto vale cercare di evitarli il meno possibile.
Ora cosa vuol dire ascoltare i cigolii?
Ascoltare i segnali che per primi sono avvisaglia di
qualcosa di più grande.
Quante volte noti un’imperfezione in un lavoro fatto e pensi che la prossima volta la correggerai e poi, passa un po’ di tempo, e il tuo occhio ritrova il tuo stesso errore? Ti capita di valutare che è tempo di cambiare un fornitore per un prodotto e poi, ci ripensi all’ultimo momento, e non hai più i tempi tecnici per questa modifica e lasci stare. O ancora, dici di sì per una riunione e poi fai i conti con il fatto che la tua energia è arrivata a zero?
Questo è ciò che capita quando senti il segnale, ma non lo ascolti.
I segnali servono proprio a farti lavorare un po’ di più nel presente ed evitarti di lavorare molto dopo. Evitano quindi che quella gocciolina d’acqua continui a battere e a scavare un vero e proprio cratere.
Impara dunque ad ascoltare i segnali e ad agire appena li
senti, non a caso sono seganali!
Come?
- Un’ottima cosa è seguire la regola dei due minuti: se qualcosa ti richiede meno di due minuti per farlo, bene, agisci e chiudi la faccenda!
- Un’altra idea è avere dei momenti di revisione periodica delle tue procedure. Ad esempio, potresti una volta l’anno mettere mano ai tuoi format e valutare che siano a posto e che non ci sia nulla da modificare.
- Una terza soluzione che ti propongo è ammorbidire i tempi: spesso, il fatto di arrivare troppo sotto data o essere nell’urgenza non ti consente di avere la possibilità di fare diversamente. Come ti racconto qui, la pianificazione è utile proprio a questo.
Ecco dunque l’importanza di ascoltare i segnali e trovare il momento giusto per agire. Sul perché farlo… direi che lo hai capito: meglio mettere via due o tre documenti a settimana, che una pila di mille a fine anno, non credi?
Il fatto di agire all’ascolto di un segnale ti permette non solo di migliorare, ma anche di rendere il tutto più affrontabile.
E tu, quale segnale ascolterai da domani? Raccontamelo nei
commenti!
Un anno fa a di quest’epoca ero appena rientrata dal Perù,
un bellissimo viaggio che porto con me in ogni suo dettaglio per i suoi colori,
la vastità dei paesaggi e i sorrisi della gente. Diciassette giorni di viaggio
con un bagaglio a mano.
Quando le persone sentono questo a volte si chiedono come sia possibile. Ho deciso di condividere con te questo ricordo perché penso che in molte situazioni un approccio leggero sia di grande aiuto.
Il viaggiare leggero, il non avere ingombro, mi ha permesso di muovermi con meno fatica, di perdere meno tempo nel fare e disfare i bagagli, di non avere troppo pensiero nell’occuparmi delle mie cose e mi ha concesso di concentrarmi sul viaggio in sé. Non mi è mancato nulla, ma solo perché non era un bagaglio improvvisato, quanto più pianificato. E questo lo aggiungo perché essere leggeri non vuol dire essere sprovveduti, e cioè non avere quella cosa in più o, tanto per dire, le medicine giuste.
L’esempio pratico è per spiegarti quello che io chiamo “approccio foglia”, che è stato il mio leitmotiv quando ho deciso di iniziare questo lavoro. Te ne parlo in questo post perché credo caschi a pennello con tutto ciò che ha a che fare di con gli imprevisti e i piani B, tema di questo mese.
Il fatto di voler avere sempre tante cose con sé spesso dipende dal fatto di pensare di non poterne fare a meno in tante occasioni, come se fossero gli oggetti e le cose che ci circondano a renderci capaci di affrontare ciò che succede. Il punto è che c’è un
magico equilibrio, diverso per ognuno di noi, in cui ciò che abbiamo è solo ciò che serve
il resto non è certo con noi come oggetto, ma dentro di noi, come capacità e giusto approccio.
L’”approccio foglia” ti porta a considerare ciò che per te è importante, ciò su cui tu hai voglia di investire, ti fa planare sulle cose della vita, dando valore alle tue capacità e al tuo lavoro, perché questo è ciò che conta.
Così come in viaggio non ha importanza se ho una maglietta blu o verde, ma di fatto conta solo che io abbia una maglietta pulita, beh, anche nel nostro lavoro importa come lavoriamo, come raggiungiamo gli obiettivi, il resto è, di fatto, una questione in più.
Quindi, soprattutto in un momento di difficoltà, di imprevisto, di cambiamento, sentiti come una foglia e plana sulle cose, ti aiuterà a essere leggero e sentire il tuo vento che ti sostiene, saranno le tue capacità che non ti faranno rovinare a terra e ti permetteranno di compiere il tuo viaggio.
Fai tuo questo approccio, cerca le giuste risorse e lascia andare il resto. Non hai idea di quanto
una mente leggera e fresca sia in grado di trovare nuove soluzioni, nuove idee
che ti permetteranno di raggiungere i tuoi obiettivi in quel magico equilibrio di momenti difficili e momenti fortunati che accadono quotidianamente.
Pronto a planare?
Photo by Zhen Hu – Unsplash
Non amo arrivare in ritardo, ma, lo ammetto, succede anche a me. Mi succede perché riempio troppo il tempo di cose da fare. Questa a dire il vero è un’altra faccenda, ma parto da questo per dirti che capita a tutti di essere organizzati, precisi, attenti e vedere che poi le cose vanno diversamente e oggi vorrei riflettere un po’ con te sul come affrontare questi imprevisti che, c’è poco da dire, capitano.
La prima regola è: non farti trovare impreparato
Per tutto ciò che per te è davvero importante, per tutte quelle che cose che al solo pensiero che non vadano come devono andare inizi già a sentire il mal di pancia, per tutte queste occasioni fai in modo di avere piano B pronto in tutti i dettagli.
Cosa vuol dire un piano B? Vuol dire una soluzione alternativa, pronta per essere messa in atto nel caso in cui la prima strategia fallisca, un po’ come le mutande di scorta insomma.
Il piano B è importante perché il fatto di averci già pensato e averlo pianificato ti permette di risparmiare tempo ed energie nel momento in cui dovrai metterlo in atto e quindi sarai più efficiente ed efficace.
Serve, come detto, per le cose davvero importanti: un cambio in più in valigia per un viaggio di lavoro, aver valutato i tempi per prendere la macchina quando pensi di andare in treno e sai c’è uno sciopero nell’aria, avere con sé una copia in pdf della propria presentazione e non solo aver mandato il ppt via mail… ho reso l’idea?
Non serve per tutto il resto: una seconda agenda, due file dove salvi gli stessi dati, avere sempre con sé l’ombrello… E lo sottolineo perché creare il piano B richiede comunque tempo ed energia e, come sai, queste sono risorse finite, quindi non vanno sprecate, vanno messe in campo solo se serve.
Perciò pensa al piano B solo per le cose davvero cruciali per importanza o perché sono momenti chiave della riuscita del tuo progetto. Per tutto il resto ricorda che la leggerezza è un’ottima compagna di vita e che ci vuole anche un po’ di fiducia nel futuro e nelle tue capacità, non va sempre tutto storto e molto probabilmente te la saprai cavare anche se non fila tutto alla perfezione.
Questo credo sia un vero e proprio approccio salvavita. Te ne parlo quando chiacchiero di decluttering. Spesso ci circondiamo di piani B, nella speranza che questi ci possano tornare d’aiuto nel momento del bisogno e invece, molto spesso, sono talmente tanti che non troviamo quello utile quando ci serve o, ancora meglio, proprio in quell’occasione, scopriamo di poterne fare a meno.
Quindi usa questa tecnica, ma con parsimonia, spesso il piano B è proprio dentro di te e dipende solo da come affronti l’imprevisto.
La seconda regola è: un passo alla volta
Quando capita l’imprevisto si reagisce spesso aumentando ritmo e carico di cose da fare unendo i due aspetti. Ma proprio quando siamo più a rischio errore, quando siamo più sotto pressione dobbiamo “metterci la testa” e rimanere concentrati. Sono quelli i momenti nei quali, per fare le cose per bene, è utile ricordare che il multitasking non esiste: meglio mettere in fila le cose da fare e farle una alla volta, fino in fondo.
Sono questi i momenti nei quali vengono fuori i nostri punti deboli e anche le nostre piccole grandi disorganizzazioni. Come ti dicevo, quando sono un po’ in difficoltà, molto probabilmente cercherò di mettere mille cose nella giornata, perché è un po’ il mio vizio di fondo. E anche qui, un passo alla volta, partendo dal primo: la consapevolezza. Se ti conosci e hai affrontato le tue difficoltà organizzative, sai anche in che errore scivoli più facilmente. E proprio il fatto di conoscerlo fa sì che tu lo possa evitare.
In breve, sai come comportarti, e, se avrai fatto una buona pianificazione, saprai subito cosa è importante e cosa no, potrai quindi eliminare ciò che è secondario e dedicarti al resto con ordine e pazienza.
Terza regola? Ammettere che succede
Sì è proprio vero “fatto è meglio di perfetto” e soprattutto in caso di imprevisto, metti in atto il piano B, procedi con ordine, un passo alla volta, ma ricordati che capita a tutti e quindi tanto vale accettare che non sempre le cose vanno come hai desiderato o pianificato, ma ora, che sarai più preparato e organizzato, risparmierai tempo, energie e sicuramente un po’ di fastidio. Non è forse un’ottima cosa?
Ora, racconta, su cosa investirai tempo ed energia per mettere in campo il tuo piano B?
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Una delle cose che mi piace di questo lavoro è quello di poter lavorare dove voglio, letteralmente.
Rispetto molto il principio che ogni luogo di lavoro ha il suo lavoro, ma devo dire che la questione che mi preme molto è avere con me tutte le cose che mi servono. Ti parlo spesso di liste e check list per questo, ma oggi voglio andare un po’ sul pratico e parlarti di back up.
Sì, perché è vero che è bene con sé le cose che servono, ma è ancora meglio essere sicuri di non perderle!
Ecco dunque qualche dritta per il tuo back up:
Il tuo archivio deve essere unico
Il posto dove archivi i dati deve essere uno solo, non importa se è una cartella in Drive, in Dropbox, nel disco fisso o in un hard disk… fai in modo che le cose non siano sparse, ma al contrario raccolte in un unico posto.
Tante volte mi è capitato di vedere pezzi sparsi nei diversi pc che si usano o anche in cartelle diverse dello stesso pc. Semplificati la vita e decidi un posto, poi mantieni quello.
La parola d’ordine è ordine
Sì purtroppo quando si parla di archivi è necessario fare in modo che siano ordinati, c’è poco da fare.
Questo significa che anche i file dovranno essere nominati in modo chiaro, semplice e univoco e archiviati in un altrettanto semplice e flessibile sistema di cartelle. Questo è un argomento molto importante e che merita spazio, te ne ho parlato nel blog (cerca i post con il tag “archivio”) qui e non voglio rubarti troppa attenzione a riguardo, quindi passo oltre, ricordandoti solo il concetto di ordine.
3 copie, 2 sistemi diversi, 1 sempre al sicuro
Fai in modo che del tuo sistema di lavoro siano sempre 3 copie attive:
- una copia è quella in uso, ad esempio sul disco del pc o in cloud;
- due sono i back up di tutti i tuoi dati fatti però su sistemi diversi, ad esempio una in cloud e una su un disco fisso esterno;
- le copie sono tre e non sono tante. Nella numero uno infatti non è detto che tu debba avere sempre tutto il tuo archivio. Ad esempio il tuo archivio di lavoro corrente potrebbe non avere un progetto fatto e finito di cinque anni fa. La copia numero uno deve essere leggera e facilmente consultabile, al contrario le copie due e tre devono essere complete e uguali. Il punto centrale è che una delle due copie di archivio (la due o la tre) non deve mai uscire dall’ufficio (o da casa, se lavori da casa), quindi essere sempre “al sicuro” e non collegata a internet.
Ovviamente in base alle caratteristiche dei tuoi dati e della tua storia potremmo dire tante altre cose e scendere nel dettaglio. E qui sta l’aiuto di un professionista che ti può aiutare a decidere come meglio gestire i tuoi dati di uso quotidiano… ma in senso assoluto possiamo dire che: un archivio per essere utile è:
unico, ordinato e resiliente!
E il tuo com’è? Raccontamelo nei commenti!
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Quando ero bambina
li sapevo tutti e mi divertiva molto ripeterli e ricordarli. Mi piaceva poi far
girare la rotella del telefono grigio fino in fondo, in particolare quando c’erano
gli otto e i nove.
Di cosa sto parlando? Dei numeri di telefono!
Sono cresciuta a Belluno e i numeri avevano davvero poche cifre, quindi non era una cosa così difficile e in breve tutta la rubrica era nella mente.
Poi c’è stato un cambio importante, ai numeri è stato aggiunto il prefisso e quindi i numeri sono diventati più lunghi, ma sempre ordinati da una semplice regola: i primi quattro numeri facevano riferimento al luogo.
La memoria poi è stata messa a dura prova con l’avvento del cellulare. Inizialmente anche qui sapendo l’operatore era più semplice ricordare le prime cifre, ma poi… tutto si è complicato ed è diventato casuale.
Ti faccio
quindi un test: quanti numeri sai ora a memoria?
Cosa succede
se si scarica il telefono e devi chiamare?
Come fare per non diventare completamente non reperibile?
Prima regola: sincronizza la tua rubrica
Fai in modo che la rubrica del telefono non sia l’unico luogo di raccolta dei dati. Il sistema più semplice è utilizzare i sistemi di Cloud o dell’operatore del telefono o di Google. Io sono una fan dei sistemi Google, perché sono semplici e soprattutto è semplice ritrovare i dati. Infatti, accedendo da un qualsiasi browser collegato a Internet hai modo di recuperare tutti i numeri di telefono e, se sei bravo e ogni tanto la sistemi, anche ad altri dati come le mail e gli indirizzi. Quindi, che sia un Foglio Excel, un Could del telefono, Google… sincronizza la tua rubrica.
Seconda
regola: ama la vecchia carta
Una volta si usava la rubrica telefonica cartacea formato A7 per averla sempre con sé. Non ti sto consigliando di avere una rubrica cartacea, ma di scrivere su un pezzettino di carta i tre o quattro numeri che chiami più spesso sì. Poi mettilo in qualcosa che avrai sempre con te, magari il portafoglio o l’interno della custodia del cellulare. E’ davvero una cosa da poco, ma credimi, ti può tornare davvero utile!
Terza
regola: non sottovalutare l’ICE
Cos’è l’ICE? È un acronimo che sta per “In Case of Emergency” e cioè il numero da chiamare se ci fosse necessità. È un codice internazionale che vuole fare in modo di lasciare una reperibilità nota a tutti.
Perché serve ancora oggi? Io credo che serva soprattutto oggi. Un tempo i cellulari erano facilmente accessibili e scorrendo la rubrica si potevano trovare i contatti più adatti: mamma, papà, amore…
Ma pensaci, ora ci sono i riconoscimenti facciali, le impronte, i codici… come si può accedere alla rubrica? Ci ho pensato dopo aver testato sul campo il problema: è capitato fossi presente ad un incidente e purtroppo non era possibile avvisare nessuna delle persone care, il telefono era bloccato.
Ecco dunque che ho scelto di mettere il mio numero ICE proprio sullo schermo. Spero non servirà mai, ma in caso, voglio farmi trovare pronta, e tu?
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