Nei corsi sulla pianificazione arrivo a proporre una struttura ideale della settimana, con una generica suddivisione delle attività e credo che sia molto importante, oggi ti racconto perché.
Se ti chiedo qual è il prossimo posto dove vuoi andare in vacanza, probabilmente, se è un po’ che ci pensi o hai delle preferenze definite, mi risponderai subito, ma se non ci hai mai pensato, potresti metterci un po’ per rispondermi, potresti poi darmi diverse opzioni e alla fine fare la tua scelta.
Pianificare è un po’ così, all’inizio c’è un foglio bianco
con un mese, un anno, una settimana e sta a te decidere cosa va dove.
Questo è un momento speciale, pieno di infinite potenzialità, con tante possibilità!
Talmente tante che all’inizio è difficile scegliere come iniziare, cosa metterete come primo punto fisso. Perché da quello poi andranno a cascata tutti gli altri.
Quindi scegliere di occupare un giorno con appuntamenti e non con il tempo dalla tua formazione, ad esempio, ti impediscono poi di partecipare a un corso in quella giornata e viceversa.
Per questa ragione credo che essere consapevoli degli impegni che abbiamo in modo ricorrente nella settimana, delle scadenze imminenti, e soprattutto delle diverse tipologie di lavoro che affrontiamo sia indispensabile per capire come pianificare meglio il nostro tempo.
Quanto tempo ti serve per il lavoro di back office nella tua settimana? E cioè quanto tempo devi dedicare ad esempio alla segreteria, alla fatturazione, all’esecuzione di tutte le faccende pratiche che stanno dietro al tuo lavoro? Questo è quello che chiamo “back office”.
Quanto è il tempo che dedichi al tuo lavoro di concetto o
creativo? E cioè al tempo che è del “vero lavoro” di creazione di contenuti,
prodotti e via dicendo?
Se hai idea di quanto tempo dedicare alle varie attività e crei una settimana tipo, un mese tipo, poi sarà più semplice pianificare la settimana reale partendo da dei capisaldi che ti aiuteranno.
Allo stesso tempo ti permetterà di essere flessibile, modificando l’ordine delle giornate, ma non la somma e quindi il risultato.
Quindi nella tua agenda ideale saprai che ad esempio dovrai dedicare almeno tre giornate al mese alla pianificazione social, poi in quella reale deciderai se saranno i primi tre giorni del mese o un giorno a settimana. Così potrai stabilire come alternare le giornate di appuntamenti e quelle dedicate al lavoro di scrittura, o al tuo tempo libero!
Vuoi provarci anche tu? Ecco il corso che fa per te! Vai a curiosare 😉
Photo by Annie Spratt – Unsplash
“Oddio, la scadenza è fra tre giorni, dovrò lavorare notte e giorno per arrivare in tempo!”
Ti è mai successo qualcosa di simile? Come mai succede?
Diciamo che è molto frequente pianificare il tempo nell’immediato, a livello di settima o di mese con il tempo contato, quando sarebbe meglio imbrogliarci un po’.
Cosa intendo per imbroglio? Intendo il fatto di lavorare d’anticipo e soprattutto, pianificare a gambero.
Ora ti spiego cosa intendo e lo faccio attraverso tre semplici, quanto importanti, regole.
anticipa la scadenza
Non occorre esagerare e anticipare tutto di un mese, ma di qualche giorno sì. Può sempre capitare che non funzioni il server dove caricare il progetto europeo, non poter firmare in digitale il documento da consegnare, avere un imprevisto e non poter portare un prodotto.
Quindi, regolati di conseguenza, e anticipa un po’ la scadenza. Dormirai sonni più tranquilli.
considera le parti e vai all’indietro
Di solito quando si pensa che si deve fare una cosa fra tre mesi, la considerazione che segue è “manca un sacco di tempo, quindi non occorre pensarci oggi” e invece quello che vorrei facessi è l’esatto contrario e cioè che pensassi a pianificare gli step che sono necessari per raggiungere l’obiettivo e calcolare i tempi a ritroso, così saprai quando dovrai iniziare a pensarci.
Non fare il viceversa e cioè se la scadenza è fra tre mesi, dire “beh, posso iniziare a pensarci il prossimo mese”. Pensa piuttosto “partendo dalla scadenza, quanto tempo ci metto a fare tutti i passi che mi porteranno dive voglio arrivare?” Quella sarà la data per cominciare a pensarci.
tieniti largo con i tempi
Soprattutto se è la prima volta, pensa a quanto tempo ti serve per fare le cose… e abbonda. Poi man mano che conosci le cose la stima sarà migliore e la tua pianificazione più realistica.
Ora sai come pianificare a gambero, ma come mai non è altrettanto utile pianificare in avanti? Perché se lo fai in avanti, è facile che le cose slittino oltre la scadenza o, se parti troppo in anticipo. E’ altrettanto facile che tu scelga di dedicare oggi del tempo ad attività che non sono così urgenti e importanti, quindi che non vale la pena fare ora.
Anche questo è un po’ uno spreco di tempo ed è un aspetto che non si considera moltissimo: c’è un tempo per ogni cosa e non è detto che quello più corretto sia ora. Nel senso che lavorare in prossimità della scadenza (e non sotto scadenza mi raccomando) fa sì che poi la mente sia più fresca quando poi dovrai fare delle correzioni, delle revisioni e via dicendo. Se ci hai lavorato troppo tempo prima, è facile che per fare una piccola modifica o riprendere in mano la cosa ti ci voglia molto più tempo e quindi anche molta energia.
Quindi ok, in sintesi:
“a ritroso, ma non troppo”
Questa è un’ulteriore ragione per provare la pianificazione a gambero. E tu, vuoi provarci? Raccontami come va!
Photo by Helle Gade – Unsplah
La pianificazione serve per avere una maggiore flessibilità. Ti pare un controsenso vero? Ora cerco di farti capire ciò che intendo.
Se ti chiedessi se puoi permetterti un giorno di ferie o no, sapresti rispondermi? Probabilmente di getto mi diresti no. E, infatti, uscire dalla routine della giornata di lavoro “classica” è più difficile di quello che sembra.
Spesso siamo rassicurati dal fatto di avere davanti un tempo di lavoro definito e chiaro, magari anche lungo, tipo otto ore, nel quale possiamo portare a termine una serie di compiti di lavoro senza necessariamente organizzarli. Non pensiamo, infatti, che quello è un tempo che possiamo gestire a monte e riorganizzare anche in base anche alle esigenze dell’ultimo minuto.
Se capitasse che un caro amico venisse a trovarti e ti chiedesse passare il pomeriggio con lui, saresti in grado di dirgli di sì, senza però pensare “oddio, poi sarò indietro con tutte le cose che devo fare entro domani”?
Bene, la pianificazione ti serve proprio a questo.
Perché se è correttamente pensata a monte, può definire un numero corretto di momenti necessari a portare a termine quel compito, e quindi ti permette di spostarli, rivederli, riorganizzarli, portando comunque a casa il risultato.
Per questo è importante che nella tua pianificazione ci siano tutte le parti che portano a creare un progetto e non solo una voce generica.
Mi spiego meglio, facciamo l’esempio che tu debba preparare un intervento per un convegno. Per fare questo ci saranno tante cose da fare: pensare alla struttura, fare le ricerche del caso, preparare il discorso, fare le slide, rivederle, provare l’intervento e via dicendo.
Se nella tua agenda non hai chiaramente indicato tutte queste attività, ma solo il generico “convegno” è molto probabile che, quando ti metti a lavorare, tu non sappia cosa fare di preciso in quel momento e che ogni volta tu ti chieda a che punto eri arrivato e che cosa c’è da fare.
Inoltre, se le tue attività non sono anche definite nel tempo necessario a farle, se cioè non hai pensato a quanto tempo ci metti per farle, è altrettanto facile che rimangano a metà o vengano procrastinate perché ti ritrovi ad affrontarle quando non hai sufficiente tempo per farle dall’inizio alla fine.
Quindi, una volta che hai identificato le parti del tuo progetto, pianificale quanto più realisticamente possibile, in termini di tempo e momento del giorno ottimale, ricordi vero che le cose più difficili vanno messe quando hai più energia? 😉
E in più puoi definire cosa puoi fare prima e dopo in base al tempo che avanza, e, nel caso ti venga a trovare un amico o capiti un’urgenza, sarai in grado di adattare la tua pianificazione più facilmente, perché è sposterai in blocco la tua pianificazione.
Questa è quella che io chiamo la pianificazione a blocchi,
che, molto in sintesi, ti consente di spostare come dei mattoncini lego, la
struttura della tua costruzione.
Ti permette quindi di ottenere lo stesso risultato, spostando le parti, quindi ti consente di essere flessibile.
Ti permette di avere il quadro della situazione più chiaro ed essere consapevole di cosa hai da fare e di come vada disposto nel tuo tempo, e, quindi, ti permette di spostarlo e affrontarlo con più elasticità.
Non è forse meglio dedicare a un caro amico un pomeriggio rilassante senza distrarsi pensando a cosa c’è da fare in ufficio, non credi?
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Quante cancellature ha la tua agenda?
Lo ammetto, io ho diverse settimane nelle quali ce ne sono parecchie… sono quelle nelle quali mi sento Wonder Woman o forse sono un po’ super Pippo e cioè un po’ distratta.
In ogni caso, la radice del problema è sempre la stessa… e cioè significa:
pianificare senza fare i conti con il tempo.
Sembra un gioco di parole, ma questa è la pura e semplice
verità.
Nell’arco della giornata vuol dire non considerare che c’è un tempo dell’imprevisto, di una telefonata in più, di un momento in cui non hai proprio voglia di fare ciò che devi fare.
Oppure potresti scordare i tempi necessari a iniziare e finire qualcosa, ad esempio quelli necessari a preparare una riunione, quando in agenda hai fissato solo quello della riunione stessa. Questo vuol dire fare il Super Pippo della questione.
Infine, in piena sindrome da supereroe, Superman o Wonder Woman che sia, pensi di riuscire a fare tutto in metà del tempo che normalmente impieghi a fare quella cosa.
Come vedi per distrazione o per aver perso i super poteri… poi fai i conti con la brutta sensazione di non essere stato in grado di fare ciò che desideravi e magari pensi anche di non aver fatto nulla, quando hai solo fatto un errore di strategia!
Quello che vorrei farti capire è che se succede un giorno
ogni tanto, beh, pazienza… siamo tutti umani, ma se succede a livello di
pianificazione annuale o mensile… beh, questo è un bel problema!
Cosa intendo? Che se fai le dovute proporzioni significa
pianificare pensando di avere sempre il 100% del tempo libero.
E non è così.
Una buona pianificazione toglie:
- il tempo del riposo (vacanze e simili, perché le hai segnate in calendario, vero?)
- il tempo dell’imprevisto (quello di cui ti ho raccontato prima)
- il tempo della routine
Cosa intendo con quest’ultima voce? Che l’errore che vedo fare più di frequente è proprio questo: pianificare il mese o l’anno come se si potesse partire a mille, da subito, senza considerare che comunque ci sono una serie di attività che vanno avanti, come i progetti già in corso ad esempio, o che fai abitualmente, e cioè tutte le attività di routine che comunque potano via tempo ed energie.
Quindi quando pensi ai tuoi grandi progetti
prima di tutto considera cosa stai già facendo e quanto tempo “ti avanza”
per ogni giorno, settimana o mese che sia e sul quel tempo stila la reale pianificazione del tuo progetto. Solo così facendo potrai di fatto rendere la tua pianificazione a medio e lungo termine (cioè mensile e annuale) realistica e fattibile.
Altrimenti penserai… “Eh questo progetto lo dovevo finire un anno fa!”
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