Capita a tutti di non avere voglia di fare qualcosa, ti rimandare un compito, o di bighellonare un po’. Ma un conto è se capita ogni tanto, un conto se è un metodo di lavoro.
Detto ciò, come possiamo fare in modo che non diventi uno stile di vita?
Come sempre prima bisogna capire se è una cosa che non ci piace fare e che comunque dobbiamo fare, o se è una cosa che rimandiamo perché in fin dei conti non ci interessa o non la riteniamo importante.
Se ricade nel secondo caso, forse vale la pena eliminarlo e basta, ma se sei nel primo caso ecco qualche suggerimento che ti può tornare utile.
Ricordarti perché lo stai facendo e che vantaggi avrai ad
averlo fatto.
A me ad esempio non piace fare le fatture, ma proprio perché sono necessarie, dedico dei momenti specifici in agenda per questo compito e quando sento che non ho voglia mi ricordo perché lo sto facendo.
Avere chiaro il focus è molto importante per indirizzare al meglio le nostre energie: pensa a quando vai in palestra o quando dedichi tempo a studiare una cosa nuova.
Inizia con un piccolo passo, ma inizia.
L’idea di affrontare un compio che non piace fa sempre venire voglia di rimandare perché la questione si ingigantisce, quindi è meglio minimizzare: pensa ad una piccola azione concreta che ti faccia iniziare il compito e metti quella in agenda. Questo ti aiuterà a ridimensionare la cosa.
E dopo? In questo caso lascia in agenda dei tempi più lunghi de necessario, perché sarà facile trovare una scusa e infilare qualcos’altro da fare, ma così facendo ti rimarrà comunque tempo a sufficienza per iniziare il primo passo per portare a termine il tuo compito.
Pensa a che succede se non lo fai.
E se prendere un appuntamento con te stesso non funziona e nemmeno ricordarti perché lo fai, ricordati cosa succede se non lo fai. Questa è una tecnica decisamente poco efficace dal punto di vista energetico e che ricorda un po’ la maestra, ma a volte torna comunque utile.
Il punto è che lavorare procrastinando i compiti rendere poi impossibile il recupero di un imprevisto o, cosa che è ancor più un peccato, di migliorare noi stessi.
Mi spiego un po’ meglio. Lavorare sotto data richiede un lavoro veloce e possibilmente consolidato, perché aggiungere dei passaggi nuovi, sperimentare nuove tecniche, fare delle revisioni importanti sono tutti elementi molto rischiosi, perché portano ad una possibile perdita di tempo e questo può vuol dire non concludere i compiti, e quindi automaticamente non si fa.
Non avere il tempo e l’atteggiamento mentale rilassato non permette di valutare se ci sia qualcosa da migliorare, un passaggio da rivedere per risparmiare tempo, in sintesi, non c’è tempo ed energia per sperimentare e migliorare il nostro lavoro.
Infine, ultimo passo, una volta fatto il lavoro, veloce e sul filo della scadenza, non c’è più la voglia di riprendere in mano la cosa e questo vuol dire che spesso salta anche la fase di archiviazione e revisione lavoro.
Ti ho dato abbastanza motivi per rivedere il tuo punto di vista?
Scegli uno di questi tre approcci e fallo tuo e ricorda che quando ci si da un ordine ci si da anche un premio. Sì, perché dopo un momento che richiede uno sforzo, mentale o fisico, vale la pena mettere qualcosa che lo dà: cioè un premio. Cosa significa? Un momento di pausa e di gratificazione. E anche pensare che questo arriverà dopo… aiuta!
E tu hai qualche altra tecnica da suggerire per passare dal
dire al fare?
Ti capita mai di essere con le mani in pasta, letteralmente
intendo, ad amalgamare farina uova e tutti gli ingredienti perfetti della torta
preferita e realizzare che hai dimenticato il lievito e che ora per prenderlo o
dovrai fermarti, staccare l’impasto dalle mani e lavarle o sporcherai tutto nel
tentativo di aprire lo stipetto e prendere il barattolo giusto?
Beh… capita a tutti, ma sicuramente la prossima volta
tirerai fuori il lievito per tempo e sarà tutto disposto alla perfezione sul
piano di lavoro.
Questo è quello che capita quando non pianifichiamo bene la sequenza degli eventi e lungo la via ci accorgiamo che dovevamo fare prima qualcosa che non abbiamo ancora fatto e questo è un bell’inconveniente, perché porta a sprecare tempo ed energie.
Ho deciso di scrivere questo post perché molto spesso quando lavoro con i progetti dei miei clienti mi accorgo che non hanno prestato la giusta attenzione all’ordine temporale, a ciò che viene prima e ciò che viene dopo. E spesso questo è causa di ritardi e di incomprensioni.
Ancora una volta un po’ di pianificazione aiuta.
Il problema non è solo nell’ordine temporale delle cose, ma anche nella loro durata: una buona pianificazione tiene conto anche del criterio temporale sia nel senso di prima e dopo, sia nel tempo di attesa necessario per compiere alcuni passaggi. Ad esempio, alla richiesta di leggere un documento devo lasciare il tempo al destinatario di leggerlo. Ci pensi dopo il click di invio di una mail?
La pianificazione aiuta anche nel verso contrario e cioè a capire quando due cose possono essere fatte insieme e quindi a non sprecare tempo facendole una dopo l’altra. Non avevi forse acceso il forno mentre impastavi così, ora che è tutto pronto, puoi informare lo stampo senza aspettare che arrivi alla giusta temperatura?
Lo so, è un concetto apparentemente molto semplice, ma che nella gestione del tempo si traduce in tanti piccoli inghippi. “Sono bloccato, finché non mi manda la versione finale non posso andare avanti”, “sto perdendo tempo, perché ha fatto un sacco di modifiche e ora mi tocca riprendere tutto da capo” Ti suona famigliare? Ecco cosa vuol dire non aver correttamente considerato tempi e durate.
La soluzione è sempre una buona pianificazione, che richiede un momento di analisi del prima del dopo e del tempo necessario in fase di elaborazione del progetto.
Anche questo tipo di ordine serve e renderà i tuoi progetti efficaci e precisi.
Non sai come fare questo passo? Parti dal passato. Vai a vedere un progetto passato, e valuta se hai considerato l’ordine di questi fattori o se al contrario non ci siano stati momenti di ritardo dovuti a una pianificazione imprecisa. C’è qualcosa che poteva essere fatto prima di qualcos’altro e che ha bloccato il progetto? Si poteva risparmiare tempo facendo insieme delle parti? Hai valutato male delle parti che poi si sono rivelate molto più lunghe?
Questo tipo di analisi è molto importante, aumenta la consapevolezza e la capacità di pianificazione, così facendo, il prossimo progetto sarà migliore del precedente e le cose fileranno molto più lisce.
Perché non provi anche tu? Fai l’analisi di un progetto e
condividi con me i tuoi risultati, troveremmo insieme l’inghippo!
Ti capita mai di cercare un biglietto da visita e di averli
tutti insieme, raccolti senza criterio e perdi un sacco di tempo spulciandoli e
cercando di ricordarti chi sono quei nomi e quei loghi?
Oggi voglio parlarti proprio di questo, come fare chiarezza sulle informazioni, quando sono tante.
Raccogliere le idee è fondamentale, e non mi stuferò mai di
dirti che le liste sono utilissime per questo. Ma se si tratta di dati, è
opportuno non solo raccoglierli, ma farli anche in un certo ordine. Ecco quindi
che può esserti davvero utile creare un database.
La definizione vuol dire: “insieme di grandi quantità di informazioni tra loro omogenee, organizzato in modo da permettere una rapida ricerca al suo interno.”
Di fatto sono un insieme di informazioni ordinate e suddivise con criteri precisi. Ovviamente se ho solo due o tre elementi casca il palco, ma allo stesso tempo sarà facile ritrovare le informazioni in questo caso. Non lo sarà quando i dati sono tanti, pensa ai numeri di telefono giusto per fare un esempio semplice e veloce.
Ma quali sono i criteri utili per creare un database?
I database funzionano se sono:
Chiari
Non devi avere dubbi su cosa inserire nei vari campi e possibilmente devi scriverli tutti nello stesso modo (es. numeri di telefono con o senza spazi) così da facilitare le ricerche e il ritrovamento dei dati che ti interessano.
Facili da usare
Mi capita di vedere raccolte di dati su fogli di scrittura che rendono il tutto illeggibile e poco adattabile. Ogni cosa vuole il suo strumento e se stai facendo una raccolta di idee vanno benissimo le lista, ma se stai facendo una raccolta di dati, meglio una tabella. Anche l’ordine grafico aiuta la lettura e la ricerca dei dati!
Più completi possibile
Come sempre all’inizio non dettagliare tutto al massimo, e non appena arriva l’esigenza di aggiungere un dato importante, mettilo da parte, potrebbe tornare utile. E qui sta il segreto dei database, più sono completi, più li potrai usare anche per scopi differenti da quelli per i quali sono nati. Se ad esempio nel tuo database clienti hai aggiunto la voce di quanti incontri hai fatto per ogni cliente, poi potrai fare dei calcoli di quanti incontri ti servono in media per svolgere quel servizio.
Queste sono tre delle tante caratteristiche che devono avere i database, ma per che tipo di raccolte possono esserti utili? Beh tantissime!
- Clienti
- Ristoranti, alberghi e simili
- Newsletter e post del tuo blog
- Ricette
- Persone interessanti che vuoi contattare per
sviluppare nuovi progetti
- Luoghi dove puoi fare un evento
Devo andare avanti? Ce ne sono davvero tantissimi!
E tu per cosa inizierai il tuo nuovo database?
Ordine e organizzazione non sono la stessa cosa, te lo
racconto spesso.
Ma proprio per questo i nostri spazi di lavoro non devono essere necessariamente ordinati, ma sicuramente devono essere organizzati. Cioè deve esserci tutto ciò che ci serve per il tuo lavoro.
Non usi quasi mai la stampante nel tuo lavoro? Quindi non è indispensabile averla proprio sulla scrivania.
Scrivi le note sul pc? Allora avere cinque blocchi alla tua destra non è molto funzionale.
Ogni volta che hai bisogno di una busta trasparente ti alzi e la prendi nella stanza affianco? Perché non metterle nel primo cassetto della scrivania?
Bene… al di là di questi veloci spunti, non ti nego che un pizzico di ordine, anche sulla scrivania, aiuta. Ed ecco tre ragioni per farlo:
Serenità
Trovare il proprio posto di lavoro pulito e in ordine ti fa affrontare la giornata in modo più sereno e costruttivo, è proprio come avere tutta la giornata davanti. Unica eccezione che ti concedo è lasciare sulla scrivania la to do list, o l’agenda per il giorno successivo, così da non dimenticare la tua pianificazione lavorativa.
Velocità
Se nel tuo spazio di lavoro ci sono solo le cose che usi e ognuna ha il suo posto, trovarle è più semplice e veloce, così facendo sarai più efficiente al lavoro. Stai pensando alle buste di plastica, eh?
Allo stesso modo avere degli spazi sgombri da tutto ti aiuterà quando dovrai fare dei lavori manuali o semplicemente spostare pesanti fascicoli.
Creatività
Più non perderai tempo a cercare ciò che ti serve e più la tua scrivania sarà sgombra dal lavoro del passato, più sarai libero di pensare a nuove idee e nuovi progetti. Sembra un controsenso, ma è proprio così e, credimi, funziona.
Certo non vale spostare tutto nel cassetto o nel piano a fianco, ma dare regolarità e sistematicità al riordino e al lavoro permette anche di non preoccuparsi di scadenze e urgenze. Così facendo sarai più sereno e la tua mente sarà aperta alle novità.
Se stai ancora pensando che una scrivania ordinata sia un miraggio, beh, voglio rincuorarti, come ti raccontavo qui, non deve essere sempre ordinata, ma nemmeno sempre disordinata.
Quindi a fine progetto, a fine lavoro, a fine giornata, impiega cinque minuti del tuo tempo a mettere in ordine e vedrai che le tre ragioni che ti ho appena raccontato diventeranno realtà!
E se non sai da dove cominciare, perché non mi mandi una
foto della tua scrivania?
La mia maestra era un’appassionata dell’ordine della pagina, ci faceva fare delle righe a destra e sinistra perché non andassimo sul bordo della pagina. E quando la parola era scritta sbagliata si poteva cancellare, ma solo con un’unica riga benfatta, così il foglio non diventava troppo pasticciato.
Devo dire che trovavo tutto questo piuttosto noioso… ma poi
nel tempo ho apprezzato anche quest’insegnamento.
Quando?
Beh, ad esempio quando ho preso un appunto troppo in fretta e poi non capivo bene se era una enne o una u, o quando era come non aver ascoltato una lezione all’università per via degli appunti illeggibili.
Nel tempo ho capito che anche l’organizzazione del foglio ha il suo perché e in questo senso ti consiglio un paio di idee che possono tornarti utili:
Non pensare sia tempo sprecato
Oggi giorno scriviamo praticamente sempre a computer e questo fa sì che la nostra grafia sia sempre più illeggibile e che ci pare di perdere un sacco di tempo scrivendo a mano. Bene, prenditi il tuo tempo per scrivere, scrivi con calma e soprattutto, usa tutte le parole necessarie a capire ciò a cui ti stai riferendo. Al momento sembra tutto molto chiaro… ma poi la memoria vacilla. Ultima postilla, anche la data ha il suo perché.
Il vuoto ha la sua ragione d’essere
Non riempire tutto il foglio di parole, da destra e sinistra, quadretto per quadretto… elenchi, frecce e simboli servono proprio a questo, ti aiutano a gestire meglio le informazioni nel foglio, quindi usa il pieno e il vuoto, dando una struttura ordinata.
Ordinato non vuol dire bello
Non pensare che perché la tua grafia non è bella non valga la pena fare questo sforzo. Scrivere aiuta a concettualizzare, a puntualizzare, a mettere nero su bianco chiarisce idee, propositi, allontana brutti pensieri e soprattutto di porta dal pensare al fare. Quindi, sfrutta questo semplice strumento, e sfruttalo a tuo vantaggio. Non occorre dunque fare esercizio di bella grafia, ma sicuramente di ordine sì, della scelta della parole, della loro quantità e non ultimo, di ordine nel foglio!
Spaventato? No, non ci credo, basta panico da foglio bianco, dall’errore nella scrittura, usa la scrittura per quello che è, un utilissimo e potentissimo strumento per aiutare il tuo lavoro, le tue idee. E più userai del foglio come uno strumento ordinato e funzionale, più vantaggi avrai.
Quindi… è ora di cominciare! Da dove? Perché non dalla lista
di cose da fare?
