Archivio mentale: svuota, attendi, ispira

Archivio mentale: svuota, attendi, ispira

Ti ho parlato di archivio per tutto il mese, ma non potevo lasciarti senza la ciliegina sulla torta: la tua mente. Ci hai mai pensato, si tratta di un archivio immenso: ricordi, idee, nozioni, pensieri sparsi, odori, suoni e colori.

Tante cose che trovano spazio e che pensiamo siano confuse e dimenticate e invece ecco che la tua mente ti stupisce e ricorda anche cose che non pensavi fossero lì.

Ma proprio perché la nostra mente è importante, vale la pena prendersene cura e gestirla al meglio.

Come? Con le tre parole chiave: svuota, attendi, ispira.

Svuota

Puoi svuotare la mente? Certo, non puoi svuotarla da tutti i ricordi che non vuoi portare con te. Ma sicuramente la puoi svuotare da tutto ciò che è superfluo e che la fa lavorare male. Di cosa si tratta? Di tutte le informazioni fine a se stesse che devi ricordare. Come la puoi svuotare? Con le liste e con il quaderno delle idee. Non finirò mai di ripeterlo, ma le liste sono un importantissimo strumento di lavoro e di aiuto per la tua mente. Servono proprio a liberarla e ad alleggerirla. Quindi… libera la tua mente e annota ciò che è importante ricordare e non tenere a mente!

Attendi

Se fai i lavori di casa e riordini impieghi un certo tempo. Bene, anche la tua mente impiega un certo tempo a risistemare tutte le cose, a rielaborarle, a incasellarle. Quindi dalle modo di fare anche questo processo, altrimenti non potrà lavorare al meglio. In cosa consiste in pratica? La sera prima di un evento importante, riposa. Quando scrivi e poi rileggi, fai passare un po’ di tempo. Se hai fatto un brainstorming per un progetto, poi dai tempo alla mente di riordinare le idee e di farne venire fuori di nuove.

Ispira

Se hai svuotato la mente e l’hai fatta riposare avrai una mente energetica e attiva, pronta per agire! Ma come puoi tenerla attiva? Ispirandola. Con cosa? E qui sta il trucco… tutto spira, tutto può farti venire in mente un’idea o può rielaborarne un’altra, ma solo se la tua mente è libera per poterlo fare! Se non ha grilli per la testa e se non è stanca. Perché nel primo caso sarà impegnata in altro e nel secondo potrà pensare solo alle cose urgenti.

Lasciati ispirare e annota tutte le nuove idee!

Archivio a fine lavoro

Archivio a fine lavoro

Quando finisce un lavoro?

Un aspetto che spesso è sottovalutato è la chiusura del lavoro. A volte perché si è troppo stanchi, a volte perché si mette già la testa sul prossimo lavoro, a volte perché è semplicemente ora di andare a casa.

E invece è davvero importante.

Cosa? Il riordino! Un lavoro si compone di tre fasi: la creazione, la lavorazione e la chiusura. E tutte e tre sono importantissime! Non puoi lavorare bene su un progetto se non l’hai dettagliato nelle sue parti e non puoi considerarlo chiuso se non l’hai archiviato.

Cosa intendo per archiviato? Eliminate le versioni non utili, copiati i dati utili nei database archiviati, riordinati le carte e i documenti. Si tratta di fare pulizia, ordine e archiviazione.

La cosa più semplice e assolutamente importante è fare tutto questo appena si conclude un progetto per una ragione molto semplice. Hai ancora la mente fresca e ricordi tutto. Ti sfido a ricordare quale sia la versione definitiva di un file anche solo due mesi dopo la chiusura di un progetto. E invece, appena hai finito di lavorarci, è tutto ovvio. Quindi fai uno sforzo in più e riordina i file e archivia il necessario.

L’archiviazione di un lavoro comprende anche la registrazione delle informazioni utili nei relativi database. Cosa intendo? Hai presente quando cerchi tra le mail mandate l’indirizzo di quella persona che aveva fatto il tal progetto, ma del quale non ricordi il nome e nemmeno quando gli hai scritto… eppure mentre facevi la riunione finale era tutto chiarissimo…

Bene, raccogli e archivia tutte le informazioni utili sarà ben più semplice ritrovare tutto la prossima volta che ti servirà!

Idem: ci hai messo tanto a creare quel file che ora riutilizzerai per fare tutte le cose simili, perché non creare un form che la prossima volta di dimezzerà il lavoro?

Ecco dunque che un lavoro non è concluso finché non avrai:

  • fatto pulizia: eliminando versioni vecchie, bozze e file di lavoro non più utili;
  • riordinato: creando i form e dando i nomi giusti ai vari file;
  • archiviato: sistemando i documenti nelle cartelle adatte (fisiche ed elettroniche) e i dati nei relativi database.

Provaci e raccontami come chiudi un lavoro!

La mia cartella “old”

La mia cartella “old”

Mentre lavoro creo spesso una cartella che chiamo “old”. Sai perché?

Mentre sto creando un nuovo file che nel tempo cambia, ad esempio un’agenda di un corso, una raccolta di dati, un’elaborazione di un progetto, capita di lavorarci per molto tempo e di fare svariate modifiche.

Capita anche che si tratti di un file condiviso in un gruppo di lavoro e che quindi segua dei “botta e risposta” via mail.

A volte si fanno modifiche minime, a volte, invece, ci sono delle modifiche importanti che segnano delle vere e proprie svolte nel progetto. In base al tipo di modiche cambia il metodo di lavoro. 

Se le modifiche sono minime, non vale la pena creare una nuova versione, è sufficiente salvarle. Se, invece, i cambiamenti sono importanti, finché non si è arrivati alla versione finale del file, vale la pensa tenere traccia delle modifiche, così da poter ripercorrere l’evoluzione del documento.

Sarà quindi più efficace creare una nuova versione, magari salvandola con lo stesso nome e semplicemente aggiungendo a seguire la data della modifica. La versione aggiornata, quella sulla quale si continua a lavorare, è giusto che sia in evidenzia, cioè visibile nella cartella di raccolta dei documenti.

E, proprio per evitare di fare confusione con tutte le altre, è più semplice spostare quelle vecchie e superate nella cartella “old”. Se dovesse essere necessario ripescare una parte modificata, allora basterà riprendere la versione archiviata in “old”.

Questa cartella di fatto è un archivio temporaneo e, a progetto concluso, andrà cancellata, tenendo solo la versione finale del file in questione.

Perché lasciarne fuori solo una? Perché tutti lavoriamo velocemente e non averne tante a vista aiuta a limitare l’errore e a ritrovare ciò che serve in modo più veloce e produttivo.

Come vedi a volte basta anche un piccolo trucco e tutto diventa più semplice! 

Archivio, dove lo metto

Archivio, dove lo metto

Quando lavoro in ufficio o in azienda spesso mi capita di capire che uno dei problemi è quello di avere un buon archivio, non solo come metodo, ma anche come luogo dedicato all’archiviazione di pratiche, documenti e tutto ciò che serve tenere per lavoro.

Identificare la posizione migliore non è sempre semplice e vorrei farti pensare ad alcuni punti chiave per definire dove creare un archivio.

Un aspetto molto importante ad esempio è che deve essere in un posto raggiungibile da tutte le persone che ne fanno uso e raggiungibile comodamente. Mi è capitato di trovare archivi nella stanza del capo perché era la meno usata, o archivi in una piccola stanza ad un piano diverso rispetto a quello di lavoro. L’archivio non è un magazzino ed è uno strumento di lavoro, quindi, nessuna di queste idee funziona.

Il ragionamento è analogo per gli archivi on line, spesso non si controlla che tutte le persone che lavorano su determinati file abbiano accesso alle cartelle. Questo fa sì che il lavoro sia automaticamente delegato e rischia di non essere fatto.

L’altro aspetto che va considerato è l’ordine delle cose. Sempre per problemi di spazio, capita che si inizi in uno scaffale e poi, non essendoci modo di continuare, si continua su un altro, non sequenzialmente. Gli archivi sono molto più vivi e dinamici di quello che si pensa. E anche gestire lo spazio dedicato è importante, quindi se serve… si spostano, non vale ricominciare e basta. Lo dico un po’ per gioco, ma è importante rispettare l’ordine e la sequenza, perché per essere usato bene, l’archivio deve facilitare il compito di ritrovare i documenti, non rendere le cose difficili e soprattutto, da ricordare a memoria: “dalla a alla d nello scaffale di destra” “dalla e alla h in quello a sinistra”. Mettiamo tutte le cose simili vicino e in sequenza.

Privacy, l’incubo di molti. Anche qui… attenzione alle etichette! Non è bello vedere i nomi dei clienti sulle cartelline a vista, dà molta più professionalità un archivio ordinato e magari un nome parziale, soprattutto quando l’archivio è in un posto di passaggio. Per definire l’archivio si possono usare tante cose: faldoni di tipologia diversa, etichette di colori diversi, luoghi diversi per cose diverse.

Tutto dipende dallo spazio a tua disposizione, dal materiale che archivi, sia dalla tipologia sia dalla quantità, e non ultimo da chi e come lo usa.

Ci avevi mai pensato? E se ancora non ti ritrovi, perché non ne parliamo insieme? Contattami!

Interessante, lo leggo dopo

Interessante, lo leggo dopo

Ti capita di leggere un articolo interessante in internet e poi volerlo ricordare? O non aver tempo di leggerlo al momento e volerlo tenere da parte per un momento di pausa?

Io lo faccio spessissimo, perché appunto dedico alla lettura degli articoli dei momenti specifici della giornata, magari mentre sono in treno o a fine giornata per rilassarmi un po’.

Quello che da PO ti sconsiglio di fare è segnarti il sito o il link tra i preferiti del browser e men che meno mandartelo via mail.

La mia idea è che fatta la fatica di tenerlo da parte, tanto vale farla bene e metterlo già al suo posto.

Ma perché non vanno bene i segnalibri e le mail?

I segnalibri non vanno bene perché rischi di avere tantissimi link confusi e di non ritrovare né gli articoli che cerchi e tanto meno i siti che ti interessano tra i preferiti. Come dice il nome “preferiti” quella dev’essere la raccolta di siti che ti servono (o che ti interessano) per navigare e non gli articoli da ricordare.

Se poi ti spedisci una mail con l’articolo ti crei lavoro in più quando apri l’in-box e soprattutto rischi di aprire la mail e lasciarla lì perché comunque non hai tempo di leggere l’articolo o ancora peggio di aprire la posta per leggere l’articolo, scoprire un’ultima mail di lavoro, e rimetterti a lavorare, dimenticando l’articolo.

Quindi… troviamo una soluzione ad hoc, e sfruttiamo le App!

Io scelgo App che vadano bene sia per i pc che per gli smartphone, così da non avere problemi di sincronizzazione. Eccone due: Pocket e Instapaper. Uno più colorato ed uno più essenziale, si tratta solo di gusti.

La comodità è che puoi vedere titolo e anteprima di ogni articolo, così riconoscerli più facilmente, li potrai etichettare e leggere con calma in un secondo momento. E soprattutto, mentre leggerai quelli, non farai altro, e non appesantirai mail e segnalibri.

Ad ogni cosa il suo posto!

Anche per i nostri articoli dedichiamo uno spazio preciso ed un tempo preciso! E se vuoi condividere App o esperienze simili, scrivilo nei commenti!