Ti è mai capitato di essere preoccupato al solo pensiero di affrontare una giornata pensante? Di temere di non riuscire a fare tutto e di arrivare all’ultimo con l’acqua alla gola?
Oggi voglio parlarti proprio di questo, di come gestire meglio una giornata pensate al lavoro. Ecco dei consigli pratici che ti aiuteranno a gestire meglio il tuo tempo e la tua energia… e per farlo, si parte dai giorni prima.
Fai in modo di preparare tutto ciò che ti serve, tutto il materiale di lavoro utile, il giorno prima, non pensare lo farò all’ultimo domani, perché domani avrai sicuramente un’altra cosa dell’ultimo minuto da fare.
Se pensi che ci siano dei punti particolarmente critici, cerca di pensare già da ora come potresti risolvere un possibile imprevisto. Non fasciarti la testa a pensare tutti i mille possibili imprevisti che potrebbero succedere, ma prevedi comunque qualche scappatoia. Ad esempio, se stai per presentare un progetto, pensa alle possibili domande che potrebbero farti e prepara un po’ di materiale in più. Se devi discutere un progetto, pensa a come valutare le possibili obiezioni. Se devi fare un viaggio, prenditi in anticipo, così anche un imprevisto nel traffico non sarà un problema. In breve, pianifica i tempi e i contenuti valutando anche gli imprevisti.
Se hai delle cose personali in sospeso che devi finire in quel giorno di lavoro cerca di anticiparle e se non possibile, scrivile. Così la tua mente non dovrà pensarci durante la giornata di lavoro impegnativa e non appena sarà finita, le avrai di nuovo tutte sottomano.
Prevedi anche nella giornata pesante e impegnativa dei momenti di pausa, non saltare la pausa pranzo e non farcirla di cose che puoi pianificare in altri momenti. Meglio meno cose, ma fatte bene, che tante e fatte male.
Dedica un po’ di tempo a te stesso la sera prima, questo ti aiuterà a ritrovare un po’ di energia e di concentrazione.
Vai a letto presto, la mente riposata e fresca aiuta a vedere tutto con la giusta luce e il giusto peso!
In breve, gioca d’anticipo e fai un carico di energie!
E se non sai da che parte prendere… chiamami, gestione del tempo e dell’energia, sono pane per i miei denti!
Quando parlo di lavoro e di gestione del tempo con i miei clienti uno dei problemi che emerge spesso sono le mail. In particolare, i problemi sono relativi alle troppe mail e al fatto che spesso i messaggi si perdono, uno sotto l’altro in un mare di comunicazioni utili e non utili e, volenti o nolenti, cadono nel dimenticatoio.
Per il problema delle tante mail, ti faccio curiosare qui in un post recente nel quale ne parlavo. Oggi vorrei infatti soffermarmi sull’altro aspetto del problema e cioè quello di perdersi un messaggio di una mail, dimenticarne cioè il contenuto.
Come mai, che succede?
Spesso e volentieri capita di leggere una mail e pensare “la leggo e me ne occupo dopo”. Spesso però a quella mail ne seguono altre cinque o sei e quindi va in fondo alla lista e.. “occhio non vede, cuore non duole“, non ci si pensa più e ci si dimentica anche del contenuto.
Altro problema è quello di leggere le mail dal cellulare, non cancellarle o archiviarle e poi ritrovare il caos quando si leggono le mail del pc o ancora peggio dover ricominciare daccapo in un mare di messaggi non letti.
Ultimo caso che mi capita spesso di sentire è quello di leggere le mail in un momento di pausa, magari da un device fuori dall’ufficio e poi, tornati in ufficio, o al lavoro, essere presi da un’emergenza e dimenticare la mail.
Ti è mai capitato?
Non ti preoccupare, la soluzione c’è e non è poi così’ complessa.
Prima cosa: utilizza un programma per leggere la posta che sincronizzi tutti i device, così non dovrai di volta in volta rifare il lavoro.
Pare una soluzione semplice, ma a volte non ci si pensa. Molti hanno diverse mail, tanti account e tanti programmi per leggere le mail. Se vuoi alleggerirti un po’ la mente e semplificarti la vita, usa un unico inbox che sia sincronizzato ovunque.
Seconda cosa: impara a prendere una decisione.
Non limitarti a leggere una mail, leggila e decidi subito cosa fare: ti interessa? La tieni o la elimini? Se la tieni va solo archiviata o devi fare qualcosa? Se devi fare qualcosa, ci metti poco a farlo? Fallo subito. Ci metti tanto? Mettilo nella tua lista di cose da fare! Impara un metodo di lavoro con le mail, come ti racconto qui.
Terza cosa: ricorda che le mail sono uno strumento di lavoro e non sono loro a creare il tuo lavoro.
Quindi utilizzale come tali e dedica alla gestione delle mail un tempo di lavoro specifico, non necessariamente il primo del mattino, ma un momento di batching.
Prova anche tu a seguire questi tre consigli e poi dimmi come è andata!
Le interruzioni al lavoro sono una cosa molto fastidiosa e soprattutto possono essere molto frequenti e gestirle non è sempre semplice. Ma lavorare in modo spezzettato e discontinuo, può essere davvero un’impresa ardua e soprattutto può portare a non concludere nulla di buono.
Se questo è anche un tuo problema, ecco tre cose sulle quali puoi riflettere.
Le notifiche
Quante volte fai interrompere il tuo lavoro dal suono di WhatsApp o di una mail? La curiosità è sempre tanta e non è facile riuscire a non farsi distrarre. Il mio consiglio spassionato è quello che se stai facendo un lavoro, lavora su quello e togli le notifiche. Poi toccherà il momento delle mail e dei messaggi. Ma sai perché ti dico questo? Perché anche se non te ne rendi conto passare dal leggere un documento al leggere una mail e poi tornare di nuovo al documento ti porta a consumare molta energia e tempo perché devi rifare il punto, rimetterci la testa. Quindi… non sprecare tempo ed energia, fai una cosa alla volta.
Chiudi la porta
Aprire la porta del tuo ufficio quando puoi essere interrotto e chiuderla quando devi lavorare può essere un buon modo per dare un segnale a chi lavora con te di quando puoi o non puoi rispondere. Soprattutto se quest’idea è condivisa anche con gli altri, così da non sembrare maleducata. Del resto stare concentrati è l’unico modo per lavorare bene, quindi non si tratta di escludere qualcuno, quanto piuttosto di darsi una regola.
Aree per i messaggi
Se hai ascoltato i due punti precedenti avrai anche capito che può succedere che quando tu stai lavorando e hai la porta chiusa e hai silenziato le notifiche, non vuoi essere disturbato. Allo stesso modo, quando ne avrai bisogno tu, magari i tuoi colleghi non saranno disponibili e non dovrai creare a tua volta le stesse interruzioni, quindi… come fare?
È sufficiente trovare un modo per comunicare lasciando dei messaggi. Ci sono tanti programmi di messaggistica istantanea o delle applicazioni per i gestionali che permettono di lasciare dei messaggi. Così non appena una persona sarà disponibile potrà controllarli e rispondere, senza interrompere sé e nemmeno gli altri.
Un’ultima interruzione della quale ti vorrei parlare è il famoso pensiero “è finito il latte, devo metterlo sulla lista della spesa”. Ebbene, la nostra mente è fantastica e ricorda molte cose, non sempre però le ricorda nei momenti migliori… ed è per questo che ci crea delle interruzioni anche quando siamo concentrati e stiamo lavorando e si tratta pur sempre di un’interruzione. Come uscire dall’inghippo? E’ semplice: annotandolo.
Quindi, scarica la mente e fai in modo che sia libera di lavorare, senza interruzioni e senza pesi!
E se vuoi qualche altro consiglio… scrivimi, sono qui per te!
Ti è mai capitato di iniziare un lavoro e avere il terrore di dimenticare qualcosa e passare un sacco di tempo a controllare e ricontrollare se avevi fatto tutto e se era tutto giusto?
Questo è un vero cruccio e può creare molto stress oltre a far perdere un sacco di tempo.
Ma non ti preoccupare, c’è una soluzione! Tanto semplice quanto utile: si tratta di una lista. Sai quanto ci tengo alle liste e quanto penso siano importanti per scaricare la mente.
Ma questa è una lista speciale, è una check list!
Cos’ha di tanto diverso? Ti aiuta in tutto ciò che è ripetitivo: ogni lavoro ha dei compiti che si ripetono e per questi ci sono delle sequenze precise. Ma ti aiuta anche quando cominci a fare qualcosa di nuovo, a farlo pezzetto per pezzetto, sempre al meglio e senza perdere il controllo.
Ci hai mai pensato, quando inizi un lavoro nuovo sembra tutto più difficile. Una volta che ci hai preso mano, tutto diventa più fluido, quasi automatico e spesso anche più veloce.
Al contrario, all’inizio anche solo ricordare dove sono i file o in che staffale sono archiviati certi faldoni e qual è la sequenza esatta delle cose da fare può essere complesso. Ecco quindi che una check list ben fatta ti aiuta a non perdere i pezzi e a non fare lavoro inutile.
Vediamo quindi come si fa.
A mente fredda cerca di guardare il compito che devi fare con occhi esterni, come se lo dovesse fare qualcun altro e annota tutti i punti da svolgere. Poi mettili in sequenza temporale, stabilisci cosa viene prima e cosa dopo. Così capirai se hai scordato qualche passaggio. Poi specifica ogni punto in maniera chiara e dettagliata. È un po’ come se dovessi scrivere le istruzioni per l’uso di qualcosa.
Ora prevedi a fianco alle tue voci una spunta, così ogni volta che avrai fatto qualcosa, potrai segnarlo e sarai certo di averlo fatto e di poter andare oltre, senza di fatto andare a ricontrollare. Ultima accortezza, la prima volta che la usi, vedi se funziona: se è meglio dividere alcune voci, o accorparne altre.
Vedrai che le tue giornate diventeranno più fluide, ogni giorno avrai la tua check list per svolgere i compiti assegnati, avrai quindi la tua tabella di marcia e potrai tenere traccia del punto della situazione. Senza accorgertene via via inizierai a memorizzare i vari passaggi. Nel tempo, infatti, per alcuni compiti la check list non sarà più necessaria, i vari passaggi saranno già nella tua mente.
Ma per altri, invece, sarà un utilissimo modo per ricordare tutto. Ad esempio, per preparare il materiale per una trasferta, ecco qui un esempio. Questo metodo di lavoro ti tornerà utile in tutti i casi in cui un compito si ripete. Facile no?
Ora non ti resta che creare la tua! E poi raccontami come è andata!
