Se ti dico estate cosa ti viene in mente? Caldo, sole, cicale… vero?
E come lavorare in questo periodo? In effetti il caldo rende tutto un po’ più complesso e spesso in ufficio ci si ritrova a tenere l’aria condizionata costante, ad abbassare le tende e a chiudersi dentro.
Ma proprio perché è un periodo dell’anno in cui è più facile essere stanchi e aver meno voglia di fare, vorrei farti riflettere su come puoi adattare la giornata nel periodo estivo, senza per forza doverti isolare in un ambiente ovattato.
Alzati prima la mattina e lavora nelle ore più fresche della giornata e compensa durante la pausa pranzo o finendo prima, così sarà come essere un po’ in vacanza: la sera potrai dedicare un po’ di tempo a te facendo due passi all’aria aperta o, se vivi al mare, con un bagno veloce.
Fai attenzione alla luce: essendoci più luce è facile avere luci forti in ufficio e in particolare riflessi sul monitor, fai in modo di evitarli, così da stancare meno i tuoi occhi e te stesso. Allo stesso tempo, approfitta dell’energia della luce, che abbassa il nostro livello di serotonina, e non rendere l’ufficio troppo buio. Di tanto in tanto, approfitta per un salto fuori e per un bagno di luce energizzante.
Rispetta comunque il tuo ciclo circadiano, ma rallenta un po’. Non pretendere di avere gli stessi ritmi di sempre, cerca piuttosto di organizzare meglio la giornata e lavorare anche meno ore, ma in modo più produttivo e cioè in modo concentrato e fruttuoso, vedrai che otterrai comunque ottimi risultati.
Estate vuol dire luce, caldo e spesso vacanza.
Impara a sfruttare questi elementi anche nel tuo lavoro: cambia le ore lavorative, lavora in modo più concentrato e concediti dei piccoli momenti di vacanza, vedrai che anche il tuo lavoro estivo darà i suoi frutti!
In ecologia la buffer zone è una zona cuscinetto, tra un’area protetta e un’area di sviluppo, una zona di passaggio nella quale le due realtà si mischiano. E così la mia mente ha pensato al parallelismo tra la il momento in cui lavoriamo e il momento nel quale siamo nella nostra vita privata. Tra le due c’è la nostra buffer zone.
Questo è uno spazio virtuale e fisico spesso non utilizzato consapevolmente che invece può tornare molto utile. Ma prima di capire come usarlo, cerchiamo di capire meglio cos’è.
E’ il tragitto che fai per andare a casa da lavoro e viceversa, è il momento in cui sistemi le cose del tuo ufficio in casa e ti dedichi alle tue cose personali, è il momento nel quale pianifichi un aperitivo con gli amici prima di tornare a casa.
Non è però il momento nel quale prendi i tuoi bimbi da scuola, o il momento nel quale sei in palestra, perché queste attività fanno già parte delle occupazioni del tuo tempo non lavorativo.
Vorrei farti capire bene cosa intendo perché, come ti dicevo, spesso è un tempo non sfruttato e non vissuto con consapevolezza.
E’, di fatto, lo spazio fisico e virtuale che separa il momento lavorato da quello personale e viceversa.
Perché è tanto importante?
Perché puoi usarlo per tante cose che ti sono utili sia nel tuo lavoro, sia nella tua vita personale:
- E’ un ottimo momento per fare mente locale. È il momento nel quale, chiusa la lista delle cose da fare in un ambito, si prende in mano quella dell’altro. Hai appena chiuso l’agenda con la programmazione per domani e riprendi in mano la lista delle commissioni di casa. Esci di casa e ricapitoli gli appuntamenti del giorno. È un momento quindi nel quale fai staccare la tua testa da un ambito e la metti nell’altro. Se lo fai con questa consapevolezza puoi chiudere molto meglio il tempo lavorato e dedicarti a quello personale e viceversa.
- Può essere un momento per svagarsi. Perché nel viaggio casa lavoro non ascolti un audio libro, non leggi o non senti un podcast? Può essere un buon momento per alleggerire la tua mente, fare una cosa che ti piace e caricarti un po’.
- Può essere un momento di riposo, nel quale non fai nulla, ma ancora una volta basta che tu sia consapevole di questo e cioè che stai usando la tua buffer zone per il tuo relax mentale.
- Può anche essere un momento organizzato, nel quale pianifichi le commissioni da fare e ciò che farai nel tempo successivo pensando al percorso migliore per compierne il maggior numero.
Qualunque attività tu scelga nella tua buffer zone, fallo consapevolmente, sfrutta al meglio questo momento, avrai una marcia in più nell’attività che segue, al lavoro o nel tuo tempo personale, perché avrai avuto modo di fare mente locale, di riposarti, di ricaricarti o di alleggerirti di quale commissione.
E tu come usi la tua buffer zone?
Molto spesso le persone con le quali lavoro mi chiedono consigli su come organizzare il proprio archivio. Oggi voglio parlarti proprio di questo, perché prima delle vacanze è molto importante sistemare le ultime cose e archiviare il necessario.
Vorrei però essere un po’ più specifica e parlarti del tuo archivio fisico, cioè dove metti via le cose perché spesso mi capita di vedere due situazioni opposte:
- faldoni enormi contenenti solo poche pagine
- cartelline straripanti di mille informazioni
Le prime occupano molto posto, inutilmente, le seconde diventano difficili da gestire: non si chiudono bene, scappa qualche foglio, non è facile utilizzare il materiale all’interno perché non si riesce a sfogliare comodamente.
La risposta al perché si generano queste situazioni di solito è che si pensa l’archivio in modo statico e non dinamico.
L’archivio di lavoro è un’entità viva che deve crescere e cambiare secondo le nostre esigenze. Quindi se inizialmente si pensa a una soluzione, bisogna essere anche elastici, se necessario, a cambiarla.
Perché ti dico questo proprio ora?
Perché se non presti attenzione a quest’aspetto, ora che stai sistemando le cose prima delle vacanze, potresti incorrere in due errori frequenti: archiviare alla bene e meglio le cose nella prima cartellina che ti capita sotto mano, magari scoprire di non avere più posto sullo scaffale e decidere di metterla altrove; poi, al rientro delle vacanze, non ricordare più dove avevi deciso di archiviare i tuoi documenti.
La seconda cosa che capita spesso è cercare di far entrare qualcosa in una categoria già presente nell’archivio per la pigrizia di non aggiornare faldoni ed etichette e, ancora una volta, non ritrovarlo più dopo il sano black out delle vacanze.
E poiché un elemento archiviato male, è un elemento perso, fai in modo di alleggerire la tua mente.
Ecco tre semplici e utili idee:
- fai in modo che il tuo archivio sia flessibile: usa delle cartelline inizialmente piccole, ma a seconda delle esigenze, fai in modo di poterle sostituire con dei faldoni più grandi;
- crea delle etichette che possano essere modificate, aggiornate, in maniera chiara e ordinata;
- lascia dello spazio nei ripiani dove crei l’archivio, così sarà più semplice implementarlo in modo ordinato.
Se sei in chiusura estiva, approfitta, fai un passo in più e chiudi bene i tuoi lavori, archiviando il necessario in modo flessibile, logico e ordinato, poi avrai un pensiero in meno al rientro delle vacanze!
E se non sai da dove cominciare… perché non chiamarmi? Sono pronta ad aiutarti a trovare il tuo metodo!
In questo periodo dell’anno non è molto facile lavorare. La stanchezza inizia a farsi sentire, il caldo poi rende le cose più complesse, quindi cerchiamo di aiutarci, incominciando dal benvenuto.
Ti stai chiedendo cosa intendo?
Hai mai pensato di mettere sul tuo tavolo di lavoro o in entrata un cesto di frutta? Questa è una cosa molto hygge, ma che credo possa portare un po’ di leggerezza anche nel nostro lavoro.
Cosa vuol dire hygge? È un temine danese che vuole dare importanza alla semplicità, alla felicità delle piccole cose, al valore della compagnia e della condivisione. In realtà è molto di più, è una filosofia di vita, ma oggi vorrei solo farti sperimentare un piccolo momento hygge nella tua quotidianità lavorativa.
Perché quest’idea?
- Perché la frutta fa bene ed è un’ottima merenda
- Perché se la vedi, la mangi e così fai una pausa
- Perché può essere un buon modo per interrompere il lavoro e fare due chiacchere con i colleghi
Ovviamente non ne potrai avere tanta, altrimenti si guasterà, ma già due, tre frutti faranno il loro.
Allo stesso modo non scordare l’acqua, se per te c’è la tua bottiglia pronta sul tavolo, prevedi anche dell’acqua per i tuoi ospiti o per chi entra in ufficio, sarà sicuramente apprezzata.
Così facendo nel tuo ufficio ci sarà un’atmosfera più rilassata e piacevole e questo non potrà che farti lavorare meglio, anche se l’estate ormai ‘chiama vacanza’. Ma anche avere un po’ di relax in ufficio è una piccola vacanza, non credi?
E tu cosa ne pensi?
