Ti capita di chiederti un sacco di volte “Mi sono ricordato tutto?” “Ma quel documento l’ho preso?” Partire per una trasferta può essere fonte di ansia e stress e spesso ci si riduce all’ultimo per preparare tutti i documenti necessari, proprio quando la mente si svuota, e diventa assai facile dimenticare qualcosa.
Il mio consiglio, come sempre, è quello di pensarci prima e ti suggerisco di utilizzare un file come questo e adattarlo alle tue esigenze. Si tratta di una check list che potrai modificare secondo le tue esigenze.
Una prima sezione è quella dedicata alla parte diciamo più di “rappresentanza”, cioè tutte quelle cose che è bene avere sempre con sé: le brochure informative dell’azienda o del progetto in questione, i biglietti da visita e via dicendo. Se poi devi presentare qualcosa in una fiera, in un convegno allora in questa categoria rientreranno anche le presentazioni (power point o pdf ) standard dell’azienda, i video (portane una copia con te, non affidarti al canale youtube, potrebbe mancare internet), i poster e così via.
Poi ci sono i materiali dei progetti sui quali stai lavorando, quindi per ogni progetto fai una lista dei file che devi avere con te. Non dimenticare le liste di riferimento, come quella dei contatti, dei clienti, dei partecipanti, dei campioni.. insomma tutto ciò che ti può servire.
Infine ci sono i materiali che appartengono alla logistica che è bene avere sempre con sé: pc, proiettore, cavi per le connessioni, carta, penne e se devi fare workshop o simili non scordare pennarelli, post-it, gomma stick e fogli per lavorare.
Crea dunque la check list specifica per te, poi spunta una ad una tutte le voci raccogliendo i materiali tutti nello stesso posto, sia si tratti di file, quindi tutti nella stessa cartella temporanea sul desktop, sia materialmente, mettendo tutte le cose vicine nello stesso posto: su un tavolo o su un ripiano, così sarà più semplice controllare anche visivamente di non aver scordato nulla.
Fai un controllo finale della tua check list e accertati di aver depennato tutti i punti, crea una copia dei file anche nella pennetta che avrai con te e magari nel Cloud ed impacchetta, imballa e metti nelle borse i vari materiali. Ora sei pronto per partire!
La check list può essere utile anche per controllare, una volta finito l’incontro, la riunione, la fiera.. di non scordare nulla lì. Quante volte la pennetta usb rimane attaccata al pc della sala conferenze?
Ormai le mail si leggono ovunque siamo e anche un po’ troppo di frequente. Regola fondamentale per una corretta gestione della posta elettronica è invece di quella essersene padroni, cioè di scegliere il momento nel quale ci colleghiamo al nostro account e non essere schiavi di un trillo o di una brutta abitudine, come ad esempio quella di controllare senza sosta il nostro telefono, “sai mai ci sia qualche novità”.
A meno che tu non lavori in un servizio di pronto intervento, puoi permetterti di controllare la mail ogni mezz’ora e non ogni cinque minuti. Se poi stai andando ad un colloquio o una riunione, ricorda di abbassare la suoneria, non è bello per nessuno essere interrotti da un trillo.. e soprattutto dare tutta la tua attenzione a chi ti ascolta ti ripagherà sicuramente.
Come semplificarci dunque la vita e tenere sotto controllo le mail mentre siamo fuori dal nostro ufficio? Una cosa utile, sia in ufficio, sia fuori, è quella di avere un unico punto di raccolta per tutte le mail, così da non fare confusione e controllarle tutte insieme.
Se scegli questa soluzione, presta attenzione all’account dal quale invii i messaggi, cioè il nome che poi il destinatario vedrà come riferimento. Sono piccole cose, ma se sulla stesso inbox hai sincronizzato iltuonome.cognome@dominio.it e raggiodisole@dominio.it non è il caso che il cliente con il quale inizi a lavorare veda il tuo indirizzo privato.
Altra cosa che aiuta molto la tua immagine e che è davvero un piccolo trucco organizzativo, è quello di impostare la firma della propria mail in tutti i sistemi che utilizziamo per mandare mail. Cioè non solo dal programma di posta del pc, ma anche nel cellulare, nel tablet e anche nel sistema di posta on line, nella webmail per intendersi. E’ infatti molto utile, oltre che professionale, che ogni mail contenga i conttatti di riferimento, così se qualcuno dovrà chiamarci non avrà più scuse per trovare il nostro numero!
Io ti consiglio anche di utilizzare sistemi che sincronizzino le informazioni di mail lette, cartelle e via dicendo tra pc, tablet e cellulare. Ormai lo fanno tutte le app, ma evita di avere programmi che si limitino a farti leggere le mail senza poi poterle archiviare nelle tue cartelle o che poi ripropongano le mail come non lette quando apri il pc. Che tu le legga dal cellulare, o dal pc, deve essere un unico inbox con le stesse caratteristiche. Così facendo limiti la confusione ed il doppio lavoro.
Attenzione poi anche agli allegati, fai in modo di poterli leggere anche dal cellulare. Lo so, non è una lettura efficiente e scaricarli significa usare traffico dati, ma se si tratta di una pagina pdf, non dovrebbero esserci problemi. Se è un file più pesante, diamo per scontato che ti serva un tempo maggiore per leggerlo e quindi non è una cosa che richiede solo cinque minuti e che potrai fare al telefono.
Già perché il punto al quale volevo arrivare è proprio questo: quando guardi le mail cerca di eseguire la prima analisi di screening: scarta ciò che non serve: pubblicità, spam e mail che non ti interessano. Se ne hai nel tuo inbox, eliminali al momento. Magari, in un momento di calma potresti programmare un decluttering informatico e cancellarti da tutte le newsletter e simili che non ti interessano, così da risolvere il problema a monte. 🙂
Tornando alla lettura di screening, procedi poi con le cose che richiedono meno di due minuti. Rispondi alle mail che hanno domande puntuali e rapide, magari spendendo un po’ di attenzione in più anche se rispondi dal cellulare. Non piace a nessuno ricevere una riga sgrammaticata con sotto “inviato da..”, quindi spendi il tempo giusto con un po’ di netiquette.
Per tutto ciò che è più lungo e richiede tempo, utilizza l’etichetta “da fare” e archivia nella cartella tutti questi messaggi. Così facendo il tuo inbox sarà leggero ed efficace. Poi quando avrai una mezzora per lavorare o sarai tornato in ufficio, basterà riprendere l’etichetta “da fare” e avrai la tua “to do list”.
Basta un po’ di abitudine e sarai tu a decidere quando e come leggere le mail, non saranno più loro a fare da padrone al tuo tempo. Che ne dici, non ne vale la pena?
Uno dei problemi quando non si è in ufficio è quello di non perdere i contatti con i colleghi. Spesso dobbiamo essere informati o informare gli altri di ciò che ci succede in modo che la squadra di lavoro sia sempre aggiornata e possa lavorare al meglio. Come fare?
Innanzitutto una buona soluzione è quella di definire un metodo di lavoro prima di iniziare la trasferta. Cioè a tavolino, con i tuoi colleghi, scegli come operare e condividi il metodo. Decidi quindi quali mezzi di comunicazione usare e come. Così facendo poi sarà più semplice perché sarà già tutto condiviso nel team.
Ecco tre idee da tenere a mente.
La prima è il calendario condiviso che è davvero una cosa tanto semplice, quanto utile perché annotando gli impegni e le trasferte si fa in odo che tutti siano al corrente di quando le persone non sono in ufficio e magari non raggiungibili al cellulare, perché ad esempio sono in riunione o in aereo.
Una seconda cosa molto utile è quella di programmare delle brevi riunioni di aggiornamento. Quindi, definire data e ora per una chiamata telefonica, una chiamata skype o hanghouts.
Perché questi incontri siano funzionali è bene che:
- le persone coinvolte siano quelle che effettivamente che lavorano nel progetto. Inutile chiamare qualcuno in più solo per farlo ascoltare, sarà più semplice stilare delle minute e salvarle in una cartella in rete e condivisa da tutti.
- Quando si avvisano le persone dell’incontro, definisci anche la durata. Puntualità e brevità sono fondamentali, il tempo è importante per tutti, sia chi è in ufficio, sia chi è in trasferta.
- Una volta terminata la chiamata è importante fare in modo che ci siano delle brevi, ma puntuali minute.
Ti suggerisco delle brevi riunioni di aggiornamento, piuttosto che delle singole chiamate perché così non dovrai ripetere le stesse cose a più persone. E meglio poter comunicare a tutti in una volta sola, a patto però che la chiamata sia puntuale ed efficace, così da non bloccare il lavoro altrui.
I messaggi via chat possono essere molto utili, ma fai in modo che siano a loro volta sintetici e soprattutto chiari. Spesso se si è fuori ufficio si è anche in movimento, quindi i messaggi chat non saranno utili come potrebbero essere altre occasioni, potrebbe infatti essere più semplice un messaggio vocale.
Terzo e ultimo consiglio, ma certo non meno importante, è quello di usare un app per condividere i progetti. Magari un app che consenta di definire per ogni singolo progetto l’insieme di cose da fare, assegnando alle singole persone le cose fa fare. Di opzioni ce ne sono tantissime, io ti consiglio “Trello”.
Con questa app puoi assegnare ad ogni progetto una bacheca e al suo interno organizzare le cose da fare con i relativi referenti. Inoltre è possibile monitorare lo stato del progetto spostando i singoli task nel lato “da fare”, “in corso”, “fatto”. Ogni nota poi può essere arricchita di immagini e commenti.
Inutile dire che le app sono utilissime anche per fare la famosa lista dei to do e delle deleghe, così ancora una volta sarà tutto sotto controllo e aggiornato! Proprio come si diceva nell’ultimo post.
Ho voluto darti qualche idea, ma se ti capita di fronteggiare altri aspetti difficili del lavoro a distanza, condividili! Sarà un piacere trovare una soluzione insieme.
Una delle cose piu’ difficili è lavorare in gruppo sugli stessi file, soprattutto a distanza. Come ricordare quale e’ l’ultima versione? Come segnare dei commenti? Come essere sicuri di non perdere nessuna delle modifiche fatte? Ma soprattutto: come avere tutto a portata di mano?
Per poter avere sempre a disposizione i dati, ovunque ci troviamo, non c’è soluzione migliore dei cloud. Soprattutto oggi che è possibile lavorare direttamente sui file in rete, senza doverli scaricare e ricaricare. Quindi sfruttiamo al meglio le potenzialità di questi sistemi senza dimenticare alcune accortezze.
Una cosa da tenere a mente, ad esempio, è che le modifiche che facciamo nei file saranno automaticamente salvate. Se utilizziamo quindi Dropobox, Google Drive o OneDrive, ricordiamo che in caso volessimo tenere traccia delle versioni precedenti è più semplice fare una copia, rinominarla, e lavorare su questa. E’ comunque possibile risalire alle versioni precedenti, ma semplifichiamo l lavoro e troviamo un metodo semplice e veloce che ci consenta di avere un file unico ed aggiornato.
Come non fare poi confusione tra le varie versioni dei file? Io trovo molto utile mettere le date nel nome del file: xxx.24 marzo17 oppure xxx.v1. Perché funzionino i nomi dei file devono essere significativi, brevi e con la data.
Ancora una volta e’ meglio condividere il metodo che si intende utilizzare con il gruppo di lavoro prima di iniziare il progetto e possibilmente definirlo insieme. Definisci quindi come nominare i file, le cartelle e anche chi fa che cosa, così sarà più semplice per tutti seguire un unico sistema di archiviazione e sapere a chi si dovrà fare riferimento per le diverse attivita’.
E’ importante ricordare anche che ci sono tre fasi del lavoro:
- La prima nella quale si decide come procedere, si preparano le cartelle condivise e si imposta la struttura delle cartelle interne.
- La seconda nella quale si lavora e si producono i diversi file. In questa fase io suggerisco anche di creare una cartella “old” o “versioni precedenti” e spostare lì tutte le versioni non più in uso e lasciare fuori dalle cartelle un unico file, il più aggiornato.
- La terza, a lavoro concluso, nella quale di eliminano le vecchie versioni (le cartelle “old” o “vecchie versioni”), si tiene solo la versione definitiva e si archivia quest’ultimo file. Non considerare questa parte meno importante, perché a distanza di mesi, non ricorderai più il significato dei vari nomi dei file e sarà difficile ritrovarsi nel marasma di cartelle.
Una cosa importante da valutare per i lavori condivisi è di tenere le cartelle dei cloud sempre aggiornate e leggere. Evita di farle diventare degli archivi. Sono dei mezzi di lavoro e devono essere facilmente e velocemente consultabili. Quindi non salvare le cose dicendo “poi le sistemo”, mantieni sempre i file in ordine e con metodo.
- Dividi i file per progetti e tipologie.
- All’interno delle cartelle raccogli quelli non in uso in una cartella “old” o “vecchie versioni”.
- Crea una cartella di “utili” e porta sempre con te tutte quelle cose che potrebbero sempre servire, diciamo le cose un po’ più di rappresentanza: la brochure aziendale, il pdf del calendario degli eventi e così via. Quando poi torni in ufficio ricordati di aggiornare anche questa cartella con le ultime novità.
- Se utilizzi i cloud per le cose di lavoro e anche quelle personali, separa i file a monte, cioè con due cartelle “lavoro” e “personale”. Non è bello aprire il pc per prendere il file del budget davanti a clienti importanti e vedere le foto dell’ultima vacanza al mare.
Se questi consigli ti sono piaciuti puoi fare uno step in più e utilizzare l’account Team su Dropbox, così condividi solo i file di lavoro con chi vuoi tu e vedi a che punto è il lavoro.
Spero che questi consigli possano esserti di aiuto e se hai qualche esigenza particolare, come sempre, io sono qui a tua disposizione!
Come fare per ricordare tutto ciò che c’è da fare anche quando non siamo in ufficio? Gli strumenti sono tanti e ne parleremo nei post di questo mese. Iniziamo da una cosa che non può mancare: il calendario. Siccome parliamo di lavoro condiviso e a distanza non può che trattarsi di un calendario elettronico.
Ne puoi utilizzare moltissimi, spesso sono già presenti nei client di posta, altri sono scaricabili gratuitamente come app ed ne esistono di specifici anche a pagamento. Oggi vorrei però focalizzarmi su uno dei più noti per capirne le potenzialità e per capire come il calendario condiviso sia davvero uno strumento utile, direi indispensabile. Prenderò quindi ad esempio Google Calendar.
Ad ogni utente google puoi associare diversi calendari e per ognuno puoi decidere con chi condividerlo. Puoi inoltre scegliere se questo calendario può essere solo visualizzabile o anche modificabile dalle altre persone.
Per ogni impegno che aggiungi, puoi scegliere da subito il calendario di appartenenza, definire una ripetibilità (ad esempio un corso che si svolge tutti i mercoledì) e soprattutto mettere un reminder (con allarme pop up o via mail). Ogni calendario ha gli appuntamenti di un colore differente, così sarà più semplice riconoscerli visivamente. Inoltre di volta in volta, potrai scegliere se visualizzare o meno gli impegni di quel calendario.
A seconda della lunghezza temporale dell’impegno, google calendar ti segnerà uno slot più o meno grande nella tua agenda giornaliera. Questo aiuta a visualizzare l’importanza, in termini di tempo, delle varie attività della giornata. Se poi alcune si sovrappongono potrai visualizzarlo immediatamente.
Infine, se imposti i tuoi impegni in google calendar e poi scegli di usare un’altra app per gestire il calendario nei tuoi devices, nessun problema, potrai sincronizzare tutto.
Se non sei ancora convinto e ti stai ancora chiedendo perchè utilizzare un calendario condiviso.. ecco un po’ di validi motivi.
- Perché se lo sincronizzi su tutti i dispositivi: cellulare, tablet e pc avrai tutti i dati aggiornati e disponibili.
- Perché se non lavori da solo, altri possono vedere i tuoi impegni e sapere quando cercarti e quando sei impegnato. E’ un’ottima soluzione per non sentirsi dire “sono in riunione”.
- Perché se il tuo lavoro è condiviso con altri, tutti saranno aggiornati sulle modifiche degli impegni e delle scadenze programmate dal resto del gruppo di lavoro.
- Perché se vuoi vedere solo i tuoi impegni (del calendario personale si intende), puoi non visualizzare i restanti calendari. Allo stesso modo se sei con un cliente, puoi visualizzare solo gli impegni del lavoro e non far vedere quando sei dal dentista.
- Infine.. essendo un cloud, nello sciagurato caso in cui tu perda il cellulare o se volessi cambiare tablet o volessi usare il pc non di tua proprietà.. i dati saranno sempre disponibili nella forma nella quale li hai inseriti e con la stessa visualizzazione di insieme. Sarà più semplice ed immediato ritrovarsi.
Se poi ci prendi gusto.. ti segalo anche che l’uso di questo tipo di calendari potrebbe essere molto utile anche al tuo marketing: è infatti possibile condividere eventi speciali con clienti o mostrare quando sei disponibile pubblicandolo nel calendario grazie a pochi semplici passaggi. Con le versioni avanzate sarà poi possibile verificare se le sale riunioni o le risorse condivise sono disponibili e prenotabili.
Come sempre non ci sono solo lati positivi.. quindi sappi che per quanto sia semplice potresti incorrere in alcuni errori, ad esempio segnare gli appuntamenti nei calendari sbagliati o affidarsi troppo alle impostazioni di defoult. Quindi separa gli impegni, ma senza esagerare nel numero di calendari, e presta un po’ di attenzione quando registri i nuovi impegni.
Vedrai con l’abitudine sarà tutto molto semplice e comodo.
Se poi gli impegni sono sempre tanti e organizzare i flussi di lavoro è un problema, sono a tua disposizione!
