Importante per chi?

Importante per chi?

Se è urgente è da fare e basta, sì è un dato di fatto.

Ma sei davvero certo che tutte le cose della tua to do list siano proprio della tua lista di cose da fare?

Dove voglio arrivare? Ancora una volta mi rifaccio ai criteri della matrice di Eisenhower e ancora una volta ti faccio riflettere sulla voce che tra le due dipende da te: l’importanza.

Le cose che sono in lista sono per te importanti?

Sei coinvolto nel farle? C’è un motivo per il quale sono nella tua lista?

Leggendo tutte queste domande, ti sarà sorto un po’ il dubbio sulla questione che voglio far emergere un po’ alla volta.

E se quei punti non fossero sulla tua lista, ma su quella di qualche d’un altro?

Magari ora stai facendo un sospiro di sollievo… eh già!

Perché questo è il cuore della questione, a volte nella to do list ci sono cose sì urgenti, sì da fare, ma il perché non l’hai scelto tu, ma qualcun altro.

Sono cose che ti sono state date da fare, magari dal tuo capo, magari dal resto della famiglia, magari da un senso del dovere molto forte… e qui ti chiedo di fermarti e riflettere.

Se queste cose sono effettivamente parte del tuo lavoro, perché sta nelle tue mansioni lavorative, o perché è parte del carico famigliare che svolgi tu, ok, va bene lasciale e agisci come abbiamo visto la scorsa settimana.

Ma se non sono parte del tuo onere lavorativo, casalingo, se per te non sono davvero importanti… Allora è meglio agire in maniera differente.

Questo, infatti, è il riquadro delle deleghe e dei no.

Se per te una cosa non è importante può essere molto utile delegarla ad altri.

La delega è una forma di lavoro e per funzionare davvero e non tornare sulle tue spalle deve essere ben gestita: va scelto un buon delegato che sia in grado di svolgere la questione, vanno date delle buone direttive e deve esserci una condivisione delle scadenze di lavoro.

Se poi una cosa non è di tua competenza, non farla, impara da subito a dire di no e a non farla entrare proprio in lista.

Compito difficile? Sì, certo, ma un buon no equivale a dire “se lo facessi, lo farei male e con dei pessimi risultati” e non vuol dire “non mi importa”, tutto dipende da come lo si dice e dalle motivazioni a supporto della tua scelta.

Per imparare a gestire bene il proprio tempo, bisogna lavorare bene sulle proprie priorità, che significa quindi fare molta attenzione al criterio dell’importanza.

Se rifletti bene su ciò che per te è davvero importante e ciò che non lo è proprio, sai anche ciò che puoi eliminare dalla tua lista di cose da fare e cosa puoi delegare. L’organizzazione ti viene in aiuto sul come gestire queste due tecniche, come ti ho accennato brevemente prima.

Quello che vorrei che facessi è che sperimentassi a lungo questo quadrante e che interiorizzassi sempre più tue le tue tecniche di saper “dire di no” e di “delegare”.

Non per non lavorare, o per lavarsi le mani da qualcosa, si intende, ma per farti carico di ciò che effettivamente ti spetta.

Molto spesso i problemi di gestione del tempo dipendono dal fatto di avere troppe cose da fare, e questo “troppo” dipende dal farsi carico di ciò che non ci spetta o che non ci interessa.

Quindi, ancora una volta, chiediti: “è importante per me?” Se la risposta è sì, perché sai che è importante e che rientra nelle tue mansioni, allora, via, fallo!

Altrimenti, delega e la prossima volta, impara a dire subito di no!

 

 

Photo by Evie Fjord – Unsplash

 

Importante e urgente

Importante e urgente

Come è andata la scorsa settimana? Hai fatto i compiti a casa? Se te li fossi persi, ti consiglio di andare qui e recuperare.

Oggi iniziamo con le cose importanti e urgenti.

“Cioè tutte” dirai.

Eh, eh, e invece qui viene il bello. Le cose importanti e urgenti sono le cose che maggiormente riempiono le agende e le to do list, proprio perché ci interessano e non sono più rimandabili, quindi vanno fatte.

Ma in lista di solito non ci sono solo queste, ma anche quelle urgenti e meno importanti, che comunque dobbiamo fare perché appunto in scadenza. Queste per il momento le lasciamo da parte, per ora pensiamo al primo riquadro della Matrice di Eisenhower, quello in alto a destra.

Come ti dicevo la scorsa settimana urgenza e importanza sono criteri tra loro molto differenti, uno è oggettivo, l’urgenza, e uno soggettivo, l’importanza.

E’ molto probabile che istintivamente tu collochi qui la maggior parte delle tue attività.

Se così ti è capitato, devo dire che non è una brutta situazione, perché, oltre a essere cose urgenti, sono anche importanti, e quindi di tuo interesse e ci tieni a farle, forse però sono tante, troppe.

Come mai? Perché sono diventate tutte urgenti!

 

Ecco che questo è il riquadro della pianificazione, questo è il segreto per lavorare meglio e non sotto scadenza.

Qui si apre un mondo, perché come sai la pianificazione non è una cosa da sottovalutare, ma senza andare nel cuore delle tecniche di pianificazione e di gestione del tempo, ecco qualche consiglio veloce:

  • Rifletti sulle tue reali priorità e fai ciò che è davvero importante.
  • Anticipa le scadenze quando le fissi per te.
  • Non rimandare, prima si inizia, prima si finisce.
  • Non perdere tempo con i fiocchetti, e cioè la ricerca della perfezione: come correggere all’infinito un testo, ripetere un milione di volte la stessa presentazione, ricontrollare allo stremo un lavoro.
  • Utilizza metodi consolidati ed efficaci, sarai più veloce e farai meno errori.
  • Utilizza la tecnica di batching, fai cioè cose simili insieme, ridurrai i tempi di preparazione e anche di attivazione della tua concentrazione.
  • Fai una cosa alla volta, anche se le cose da fare sono tante, ridurrai gli errori e diminuirai la possibilità di sbagliare.
  • Fai chiarezza nella distribuzione dei compiti e dei ruoli, non occorre sia tu a fare tutto.
  • Considera attività adatte ai luoghi dove stai lavorando e al momento della giornata, non sei sempre al massimo delle tue energie.
  • Di tanto in tanto prendi una pausa.

 

Questo è anche il quadrante degli imprevisti e delle urgenze.

Per gestire questi due fattori è molto importante seguire questi passi:

  • Fai tua regola dei ¾, pianifica cioè solo i ¾ del tempo, così hai ¼ per l’imprevisto e l’urgenza.
  • Flessibilità deve essere la tua parola d’ordine, crea attività a moduli, così da poter modificare l’ordine delle cose fa fare, mantenendo però il risultato finale.
  • Per ciò che è davvero importante, tieni pronto il piano B, cioè pensaci in anticipo, così da non farti trovare impreparato in caso di bisogno.

 

E se capita, o meglio quando capita, perché gli imprevisti succedono, non puntare alla perfezione ricorda «fatto è meglio di perfetto» e gestisci l’imprevisto «una cosa alla volta», come ti raccontavo qui.

Come vedi questo è un quadrante davvero importante, un po’ il cuore del lavoro, ma non il vero cuore… per questo ti chiedo un po’ di pazienza, ma vedrai che ci arriviamo presto.

Quello che ti chiedo ora è di imparare a ascoltarti per gestire il tuo tempo come desideri.

Inizia a soppesare bene i criteri di importanza e urgenza e prova a mettere in pratica anche uno solo dei consigli che ti ho appuntato prima.

Fammi sapere come va, e se poi vuoi capire come gestire al meglio il tuo tempo e creare una pianificazione ad hoc… cosa aspetti a chiamarmi? Eh, già, inutile rimandare 😉

 

 

Photo by Mitchell Luo – Unsplash

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

È sempre tutto importante e urgente

È sempre tutto importante e urgente

Questo è un mese importante per me e ti voglio presentare un importante strumento di gestione del tempo.

Forse lo conosci e forse lo avrai sentito descrivere più volte, ma prima di dirti di cosa parlo, vorrei farti capire un primo importante concetto.

Non è uno strumento di pianificazione, ma uno strumento di consapevolezza.

Nel concreto vuol dire che non ti serve per pianificare la tua giornata o la tua agenda, ma che è prezioso per farti lavorare sulle priorità d’azione.

Per usarlo al meglio è importante riflettere sui due criteri che lo costruiscono: l’importanza e l’urgenza.

Anche qui, una precisazione fondamentale. Le due voci sono tra loro molto diverse per natura. Nello specifico una è indipendente dalla tua volontà, l’altra è fortemente connessa a ciò che desideri.

Ci hai mai pensato?

L’urgenza è un criterio temporale, quindi fa capire cosa sta per succedere e cosa no. Se una bolletta scade venerdì, ti può piacere o no, può essere importante o no, ma la bolletta scade comunque.

Quindi il fatto di doverla pagare è indipendente dalla tua volontà, tu puoi agire sulla tua voglia di fare e pagarla in anticipo non facendola diventare una cosa urgente, o procrastinare fino all’ultimo e andare poi a pagarla con urgenza.

Non puoi quindi modificarne la scadenza, non puoi agire temporalmente, ma puoi agire per renderla più o meno urgente con una buona pianificazione, ma di questo ne parleremo più avanti, non mettiamo troppa carne al fuoco.

Torniamo ai criteri dello strumento, il secondo è l’importanza. Questo sì è tutto nelle tue mani, o meglio tutto sulle tue spalle. Eppure, su questo ci si riflette poco… e tu ci pensi?

Quando lavori, ti chiedi se stai facendo una cosa perché ti importa o solo perché va fatta?

Quante volte dici “eh, mi piacerebbe, ma non ho tempo”? Quel mi piacerebbe, quanto ti piacerebbe? Quello deve essere il fulcro del tuo ragionamento: il “mi piace” vuol dire, mi importa, per me è importante.

Certo nella vita non si possono fare solo cose che piacciono, ma avere la consapevolezza di ciò che è per te importante e cosa è in cima alle tue priorità è fondamentale per creare una buona agenda, bilanciata tra ciò che ti piace, ciò che è per te importante, e ciò che si deve fare, e che è urgente e basta.

Rifletti su queste due parole: importante e urgente.

Ricorda, la prima dipende da te, la seconda no, dipende dal tempo. La prima è soggettiva, la seconda è oggettiva.

Ecco ora che abbiamo chiarito questi importanti punti ti presento lo strumento, si chiama Matrice di Eisenhower, e se hai dubbi, sappi che un po’ di pianificazione questo generale l’ha fatta.

 

 

Forse non la usava per la sua agenda, ma non lo devi fare nemmeno tu.

La cosa però che puoi fare è pensare agli impegni di domani o della prossima settimana e vedere in quale dei quattro quadranti li metteresti, con grossa attenzione a ciò che dipende da te e ciò non puoi controllare, da ciò che ti importa e cosa no.

Nelle prossime settimane vedremo come affrontare ogni singolo quadrante, come sempre, passo passo ti porterò alla fine della questione, e allora sì che potrai pianificare l’agenda!

 

 

Photo by Jon Tyson – Unsplash
Agenda o agende?

Agenda o agende?

Nella newsletter del mese scorso raccontavo di quanto sia importante iniziare a pensare che in noi convivono tante cose: lavoro, aspetti personali, aspetti famigliari e di come tutte le parti debbano stare in equilibrio per gestire al meglio tempo ed energia, con qualche consiglio pratico e concreto.

– Non hai ricevuto Q.B., la newsletter o non sei iscritto? Rimedia subito! Ecco il link –

Appena dopo aver mandato la newsletter ho pensato che ciò che raccontavo meritasse un po’ di più spazio e ho deciso di cambiare la mia programmazione del blog per parlarti di un errore frequente, ma facilmente rimediabile che per molti diventa un pesante cruccio.

Quanti calendari o agende possiedi?

Mi capita spesso di lavorare con clienti che hanno molti telefoni, molti calendari e molte agende.

Ora sui “molti telefoni” non aggiungo nulla, non è di mia competenza, ma su agende e calendari vorrei farti fare una riflessione.

Questi sono strumenti di pianificazione del tempo. Come sai non occorre usali entrambi necessariamente, ma il punto è: pensi davvero sia necessario avere più agende? O più calendari?

La risposta che mi viene data più spesso è che è una copia è per gli impegni di lavoro e un’altra per quelli personali.

Ora, la cosa funziona se sei molto diligente con le tue aziende, lavoro e personale, e rispetti gli orari. Così quando chiudi una apri l’altra. Ma, mi permetto di aggiungere, questo è piuttosto raro, accade molto più frequentemente che l’una sconfini nell’altra in termini di impegni fuori orario: il dentista, l’aperitivo di lavoro, il colloquio a scuola.

In questi casi che succede? Che bisogna cambiare agenda, o, come capita molto più spesso, ed è una cosa davvero impegnativa per la tua mente, ricordare che tra i tuoi appuntamenti di lavoro non puoi prendere impegni giovedì prossimo alle 11, perché appunto c’è il dentista.

Finché l’impegno è uno puoi anche farcela, ma ti ricordo che venerdì, giorno in cui di solito ti trovi con gli amici, non puoi andare, perché un collega ti ha chiesto di vedersi una mezz’ora per un aperitivo.

E infine, lunedì prossimo, alle 8 devi essere a scuola per parlare con l’insegnante di matematica di tuo figlio.

Non ti pare che alla fine del tuo calendario e della tua agenda tu te ne faccia proprio poco?

Se tutto poi deve stare nella tua mente, che senso ha usare altro?

Il senso di questi strumenti di pianificazione (agenda) e di gestione (calendario) del tempo sono proprio quello di sgravare la tua mente dal compito di ricordare tutto.

La chiave di tutto è che tu, di fatto, sei una persona unica!
Sì, hai più ruoli, ma il tempo è uno per la tua persona.

È quindi molto più semplice, e soprattutto, più efficace usare un unico strumento: un’agenda per la pianificazione delle tue attività e un calendario per tenere traccia dei tuoi appuntamenti.

Poi puoi usare degli accorgimenti per tenere divise le cose tra personale e lavoro:

  • colori diversi nell’agenda cartacea per i diversi appuntamenti;
  • calendari diversi, ma sovrapposti, con colori diversi nella versione digitale.

Ecco risolto il grande problema di tenere unito il tempo e i tuoi tanti ruoli, basta ricordare che sì sei tante cose, ma che il tempo è sempre uno e come tale va gestito, quindi con un unico strumento.

 

Piccole eccezioni sono i calendari tematici: quello dei compleanni, ad esempio, che può essere a sé stante.

Oppure un calendario particolare per vedere un lancio di un prodotto, o le scadenze di un progetto. Ma attenzione che se poi non integri le informazioni… rischi di dover tenere tutto a mente. Quindi, in caso, fai una copia che ti servirà solo per un brevissimo periodo, quando sei focalizzato sul lancio o sul valutare le scadenze.

L’eccezione per l’agenda? Beh, sai che l’agenda non è un obbligo, io la consiglio per pianificare il tempo, ma non è un “must” per tutti, quindi nessuna eccezione!

Ecco… ora che ti sei ripreso il tuo tempo, non mollarlo, organizzalo!

 

 

Photo by Syh – Unsplash
Il rovescio della medaglia

Il rovescio della medaglia

La pianificazione, lo ammetto, mi piace tantissimo. Non a caso è tra i miei servizi che propongo di più, ritengo, infatti, che un buon piano sia davvero l’arma segreta per tradurre i desideri in progetti e i progetti in fatti.

Credo sia fondamentale pianificare l’anno, la settimana i progetti. Ma, sì c’è un ma… è un’arma a doppio taglio e si chiama inerzia.

Hai presente quando devi spostare un pacco molto pesante e all’inizio pensi che non ce la farai mai e poi, pian piano, inizia a muoversi e riesci nel tuo intento?

Questa è la forza di inerzia, è un principio fisico che dice che per imprimere un movimento ci vuole una certa forza. È apparentemente una forza sprecata, non sembra essere utile allo scopo, al movimento, e invece… ecco che pian piano il corpo sembra alleggerirsi, inizia a muoversi e mantiene il suo movimento!

Vale per la fisica, ma vale anche per noi: quando inizi qualcosa di nuovo è sempre molto faticoso. Spesso la fatica blocca, e non si vuole proprio iniziare, l’inerzia è spesso una delle ragioni della procrastinazione, ma una volta superato questo step inziale… ci si trova bene a fare ciò che si sta facendo e non si vuole smettere.
Sembra un paradosso, ma tanto si fa fatica ad iniziare, quanto a cambiare e quindi a finire.

E se per certi lavori è chiaro capire quando le cose sono finite, per la pianificazione non lo è.

Perché si può continuare quanto si vuole, si può andare nel dettaglio e poi ancor più nel dettaglio.

Ed ecco l’arma a doppio taglio: l’iper-pianificazione.

Il fatto di voler definire tutto per filo e per segno, fare i fiocchetti e i contro fiocchetti.

Purtroppo, questo è un esercizio di puro stile, perché per sua natura la pianificazione deve essere flessibile.

Che si tratti di definire la settimana, l’anno o un progetto…

la pianificazione è una traccia che definisce obiettivi, confini e passi per arrivare alla meta, ma allo stesso tempo deve permetterti di adattare il programma a imprevisti, necessità dell’ultimo minuto.

Sembra paradossale, ma solo se hai ben pianificato un progetto hai in mano tutti gli strumenti per modificarlo senza perdere di vista l’obiettivo: sai i tempi di ogni passo, le priorità, i punti critici… e così puoi adattare tua la pianificazione.

Definire troppo orari, compiti della settimana non ti permette di rispondere alle urgenze inaspettate.

Quindi… sì alla pianificazione, ma fatta in modo flessibile e consapevole.

 

 

Photo by Chris Curry – Unsplash