E se… pianificare vuol dire anche pensare cosa succede se
non va tutto come deve andare.
E la verità è molto semplice… a volte capita a tutti di dimenticare qualcosa, di arrivare in ritardo o di essere proprio in una brutta giornata nella quale le cose non vanno come devono andare.
Il punto è che questa deve essere l’eccezione, non la regola.
La pianificazione serve a ridurre al minimo le volte nelle quali dici “e se…” Serve a farti dedicare ai dettagli che rendono speciali e completi gli eventi, serve a farti stare più sereno nell’affrontare le cose.
Ma per quanto cerchiamo di tenere tutto sotto controllo, capita che le cose sfuggano tra le mani. Le ragioni sono tante… e su due voglio farti riflettere.
Capita che abbiamo pianificato tutto troppo e quindi un minimo intoppo manda a monte l’intero programma e non siamo in grado di reagire e di rimettere mano al piano generale.
Succede anche che non sia destino che le cose vadano come le abbiamo pensate. Hai presente quando pensi che stiano succedendo tutte a te e credi di non arrivare a fine giornata? Ecco, quel caso intendo.
Ebbene, in entrambi i casi… stay flex!
Punto numero uno: capita a tutti.
Punto numero due: a volta bisogna ascoltare il destino.
E se sei nel primo caso, hai pianificato troppo, impara dai tuoi errori, e cerca di fare meglio la prossima volta e pianifica solo i 3/4 del tempo non tutto.
Se sei nel secondo caso, beh, qui la regola d’oro è.. punta ad arrivare a fine giornata e soprattutto mantieni un approccio più positivo possibile. Se sta succedendo forse vuol dire che è era proprio ora di cambiare.
Non è detto che sia sempre tutto negativo, come si suol dire “non tutto il male viene per nuocere”! Non è sempre un disastro, a volte è proprio destino e le cose più inaspettate sono anche fortune, sta a noi coglierne il lato bello!
Una montagna si scala in piccoli passi. Quante volte l’hai
sentito dire? Forse troppe, però questa massima nasconde degli spunti
interessanti e fastidiosamente veri.
La prima cosa sono i passi. E sottolineo passi, non balzi. Questo vuol cose tangibili concrete, che tengano stabili al suolo, che non ti facciano perdere l’equilibrio. E questo è un grande segreto della pianificazione.
Molto in sintesi… Pianifica azioni, non idee.
Passi, non balzi.
Il segreto dunque è definire delle azioni concrete, semplici, tangibili, realizzabili. Solo così i tuoi passi ti terranno saldo al tuo progetto e ti porteranno alla tua meta. Solo così non perderai di vista l’obiettivo e passo dopo passo lo raggiungerai.
Pare una cosa piccola e banale, ma spesso i progetti che
falliscono dipendono proprio dal non tradurre i passi in singole azioni
concrete.
Ad esempio, se penso a prendere in mano un progetto di un viaggio, sì, posso pensare a tutti i posti che desidero vedere e le cose che amo fare, ma la prima azione da fare sarà concretamente prendere le ferie e decidere dove voglio andare. Questa dovrà essere messa nella to do list e non un generico “vacanze”.
Se hai deciso che il tuo prossimo progetto è studiare chitarra
il primo step sarà concretamente “cercare i corsi di chitarra in città”, e
questo dovrai mettere in agenda, non “imparare a suonare la chitarra” perché questo
secondo modo di scrivere le cose non è concreto, tangibile, non ti porta a
mettere in atto l’azione vera e propria di cosa c’è realmente da fare.
È come se uno sportivo mettesse in agenda “vincere le olimpiadi”. La vittoria è la cima della montagna, ma ogni giorno ci sarà in agenda allenamento e, nel dettaglio, tutti gli esercizi dell’allenamento, con tutte le serie e i recuperi.
Il secondo aspetto che voglio sottolineare è l’aggettivo “piccoli”.
Cosa intendo? Che è molto bello e costruttivo pensare in grande ma la verità è che:
se vogliamo far diventare un piano concreto e realizzabile dobbiamo dividerlo in parti più piccole.
Solo così sarà affrontabile e solo così potremmo poi dedicarci a realizzarne tutte le parti.
Quindi se devo riordinare casa, è meglio iniziare da una singola stanza, se penso al mio ufficio, meglio partire dalla scrivania. Questo vale anche per i grandi progetti: se penso di voler imparare una nuova lingua, prima imparerò le costruzioni verbali semplici. Sarebbe inutile iniziare a leggere un libro di un autore madrelingua cercando tutti i vocaboli, non credi?
Spezzettare i progetti in piccole azioni è molto utile per
suddividere il carico di energia: ogni singolo passo sarà ben più affrontabile
dell’intero progetto. E una volta concluso questo la motivazione rimarrà alta, perché
comunque qualcosa è stato portato a termine dall’inizio alla fine.
Suddividere un grande progetto in piccoli passi è molto utile anche perché ci permette di gratificarci ad ogni passo fatto. Certo, non dovranno essere gratificazioni immense, quelle arriveranno una volta raggiunta la cima della montagna, ma di certo un piccolo riconoscimento ci sta.
Quindi ricorda, la cima si raggiunge, ma un passo alla
volta, piccolo e concreto.
E il tuo progetto qual è? Se non sai come rendere la tua idea realtà tangibile, chiamami, sono la persona giusta per aiutarti a pianificarlo!
Se ti dicessi che pianificare non significa avere tutto ordinato
e in una perfetta sequenza, mi prenderesti per matta?
E invece è proprio così, creare un piano di lavoro non
significa solo avere tutto in ordine e perfetto, o almeno, non è questo il primo
passo.
Il primo passo è confusione, è libertà di idee, è saper
volare alto, è considerare tutti i punti di vista. Di fatto è brainstorming.
Un buon progetto funziona se è chiaro il tuo obiettivo, perché lo fai e cosa significa per te.
Se non hai chiaro tutto questo al primo momento di
incertezza cambierai strada, salterai una parte o metterai in dubbio il tuo
piano di azione.
Quindi il primo passo è definire l’obiettivo. E per
definirlo al meglio devi farti mille domande sul perché, su cosa significa e su
tutte le sue sfaccettature.
Si tratta per l’appunto di un brainstorming e di un’analisi
del proprio pensiero, senza giudizio e senza barriere.
E proprio perché si tratta di pensiero non è necessariamente
lineare, non è ordinato e soprattutto ha i suoi tempi.
Quindi la riflessione è: hai definito chiaramente il tuo obiettivo?
Hai dato modo alla tua mente di capirlo chiedendoti perché lo
vuoi raggiungere e cosa significa per te?
Hai dato alla tua mente il tempo di digerirlo e accettarlo?
Bene, se hai fatto questo, hai definito la tua stella polare e verso quella, e verso nessun’altra, dovrai puntare.
Una volta chiarito il tuo obiettivo, la tua stella polare, il
mio consiglio è di tenerlo sempre a portata di mano o a vista.
Puoi ad esempio scriverlo nero su bianco all’inizio del quaderno che userai per quel progetto, oppure appenderlo alla parete. Può anche essere molto utile raccogliere delle frasi che ti aiutino a riassumere il concetto e a motivarti.
Se invece sei una persona visiva puoi creare un insieme di immagini e visualizzarlo.
Non ha importanza come lo realizzi, l’importante è sia
sempre con te per portarti sulla retta via.
Punta alla tua stella polare!
Quante volte ti viene in mente qualcosa di importante e poi sei alla ricerca sfrenata di pezzetto di carta dove annotarlo per non dimenticare nessun dettaglio?
Ma, dimmi la verità, una volta fatta quella nota… dove finisce?
Eh.. già perché i problemi sono due: dove annotare un pensiero e come annotarlo. Mi spiego un po’ meglio: il come dipende molto dalla tua inclinazione personale, può essere un quaderno o comunque qualcosa fatto di carta, ma può essere anche una nota digitale, un’immagine, un testo o un file audio.
Il dove però vuol dire il tipo di archivio che hai scelto: il quaderno delle idee, il quaderno delle note, le liste “forse un giorno”. Non c’è che l’imbarazzo della scelta! E in effetti sono io la prima a dire che il quaderno delle idee va sempre tenuto a portata di mano per poter scrivere ciò che abbiamo in testa e scaricare la mente.
Ma il punto è: quella nota… poi che fine fa? La rileggerai
mai?
Il motivo per il qualche spesso sentiamo di perdere le idee per strada è non sono state collocate subito nel posto giusto e quindi non le rileggiamo più dimenticandole. Come può succedere? Perché non pensiamo fin da subito dove metterle per non dimenticarle o perché abbiamo troppi posti dove conservare le note.
Ecco quindi che vale la pena valutare dove scrivere qualcosa quando ci viene in mente. Il più delle volte, seguendo il principio “fai una cosa fino in fondo” la soluzione è più semplice del previsto: quando ti viene in mente una cosa tanto vale scriverla direttamente nel posto giusto e non a casaccio per poi trascriverla in un secondo momento o, peggio, dimenticala.
Ecco quindi che ti suggerisco i posti dove finiscono le mie note.
Liste personali
Io uso Wunderlist, perché una volta era l’unica che condivideva le liste tra Android ed Apple, così storicamente è nata lì perchè avevo bisogno di condividere con altri le mie liste e poi è rimasta. In Wunderlist ho le liste dei libri da leggere, dei miei desiderata, dei regali che voglio fare, dei posti che voglio vedere. Qui c’è anche la lisa della spesa e delle commissioni, le liste condivise per l’appunto.
Liste di lavoro
Mi piace molto Trello, perché è semplice e pulito. Qui raccolgo tutte le mie idee per i post, dei lavori che sto facendo e dei progetti che ho per la testa. C’è tutta la mia pianificazione di lavoro.
Appunti e avvisi
Le mie commissioni veloci che si devono esaurire in giornata e che voglio collegare agli allarmi stanno su Google Keep. La visualizzazione per colori mi permette di dividere per genere e allo stesso tempo di vedere il tutto velocemente. A volte faccio anche delle note vocali, se sono in macchina, o a mano, se è una cosa veloce.
E la carta? Ho comunque il mio quadernino delle idee, ma si
tratta di un punto di scarico di qualcosa che merita più di una nota, qualcosa
che poi verrà elaborato e troverà posto in un contenitore cartaceo di tutte le
cose che mi frullano per la testa. Si lo ammetto, così ho due punti di raccolta
di idee da sviluppare, ma spesso ho bisogno di scrivere a mano, di visualizzare
e schematizzare e sono più veloce sulla carta, ecco quindi che ho il mio
raccoglitore. Mentre se devo tenere a mente un link di un progetto o un post è
molto più semplice la raccolta su Trello.
Sempre in formato cartaceo ho altri tre quaderni per gli appunti: uno per la formazione mia personale, uno per gli appunti di lavoro (riunioni e progetti specifici) e uno per i clienti.
E con questo ho raccolto tutte le note, le idee e le cose che voglio ricordate. In tutto sono 7 raccolte di note, i miei 7 magici aiutanti, che mi fanno scaricare la mente e lavorare meglio. Sì perché creando delle buone raccolte di note poi è più semplice ritrovarle!
Perché non provi anche tu a diversificare le note in questo
modo? E da quale vuoi cominciare?
Organizzazione e tempo, come farli andare a braccetto se non con un timer? Ma è davvero utile?
Oggi ti racconto tre occasioni nelle quali è utile imparare il settaggio dei tuoi allarmi, magari con una musica soft e dedicata, eliminando bip bip e vibrazioni 😉
Per focalizzare la mente
Non vuoi proprio dimenticare di chiamare qualcuno ad un’ora precisa? Vuoi non scordare una commissione? Hai il timore di dimenticare una ricorrenza?
Aiuta la tua mente a porre l’attenzione su ciò che è importante nel momento nel quale lo diventa: imposta un timer o un promemoria quando vuoi eseguire il tuo compito importante.
Così facendo sarai libero di pensare ad altro finché non suona e non avrai lo stress di tenere tutto a mente.
Per sollevare la mente
Tutte le volte che non vuoi pensare a quanto tempo hai ancora a disposizione, ma vuoi pensare solo a ciò che stai facendo, ecco che un timer torna in aiuto.
È sicuramente lo strumento principale per la tecnica del Pomodoro, che aiuta a mantenere focalizzata la nostra attenzione per ben 25 minuti, per poi regalarci 5 minuti di pausa.
A me però piace declinarlo anche in altre circostanze, ad esempio nella mia routine mattutina quando faccio un po’ di esercizi. Per potermi dedicare mente e corpo allo stretching faccio partire il timer, così ci pensa lui a farmi sapere quando il mio tempo è finito. È un modo per rilassarmi che mi permette di non continuare a controllare se c’è ancora spazio per un altro esercizio o meno.
Per risvegliare la mente
Gira e rigira comunque la sveglia è un timer.. che controlla per noi il tempo del sonno.
E gira e rigira per non essere sempre all’ultimo minuto non resta che alzarsi prima.
Quindi non devi fare altro che anticipare la tua sveglia mattutina. Non dico di dormire ore o mezz’ore in meno, ma già dieci o quindici minuti possono fare la differenza. Puoi, ad esempio, alzarti con più calma e non uscire di corsa.
Se vuoi più tempo, inizia prima 😉
E tu, per cosa userai il tuo timer?
