Ti capita di chiederti un sacco di volte “Mi sono ricordato tutto?” “Ma quel documento l’ho preso?” Partire per una trasferta può essere fonte di ansia e stress e spesso ci si riduce all’ultimo per preparare tutti i documenti necessari, proprio quando la mente si svuota, e diventa assai facile dimenticare qualcosa.
Il mio consiglio, come sempre, è quello di pensarci prima e ti suggerisco di utilizzare un file come questo e adattarlo alle tue esigenze. Si tratta di una check list che potrai modificare secondo le tue esigenze.
Una prima sezione è quella dedicata alla parte diciamo più di “rappresentanza”, cioè tutte quelle cose che è bene avere sempre con sé: le brochure informative dell’azienda o del progetto in questione, i biglietti da visita e via dicendo. Se poi devi presentare qualcosa in una fiera, in un convegno allora in questa categoria rientreranno anche le presentazioni (power point o pdf ) standard dell’azienda, i video (portane una copia con te, non affidarti al canale youtube, potrebbe mancare internet), i poster e così via.
Poi ci sono i materiali dei progetti sui quali stai lavorando, quindi per ogni progetto fai una lista dei file che devi avere con te. Non dimenticare le liste di riferimento, come quella dei contatti, dei clienti, dei partecipanti, dei campioni.. insomma tutto ciò che ti può servire.
Infine ci sono i materiali che appartengono alla logistica che è bene avere sempre con sé: pc, proiettore, cavi per le connessioni, carta, penne e se devi fare workshop o simili non scordare pennarelli, post-it, gomma stick e fogli per lavorare.
Crea dunque la check list specifica per te, poi spunta una ad una tutte le voci raccogliendo i materiali tutti nello stesso posto, sia si tratti di file, quindi tutti nella stessa cartella temporanea sul desktop, sia materialmente, mettendo tutte le cose vicine nello stesso posto: su un tavolo o su un ripiano, così sarà più semplice controllare anche visivamente di non aver scordato nulla.
Fai un controllo finale della tua check list e accertati di aver depennato tutti i punti, crea una copia dei file anche nella pennetta che avrai con te e magari nel Cloud ed impacchetta, imballa e metti nelle borse i vari materiali. Ora sei pronto per partire!
La check list può essere utile anche per controllare, una volta finito l’incontro, la riunione, la fiera.. di non scordare nulla lì. Quante volte la pennetta usb rimane attaccata al pc della sala conferenze?
Ormai le mail si leggono ovunque siamo e anche un po’ troppo di frequente. Regola fondamentale per una corretta gestione della posta elettronica è invece di quella essersene padroni, cioè di scegliere il momento nel quale ci colleghiamo al nostro account e non essere schiavi di un trillo o di una brutta abitudine, come ad esempio quella di controllare senza sosta il nostro telefono, “sai mai ci sia qualche novità”.
A meno che tu non lavori in un servizio di pronto intervento, puoi permetterti di controllare la mail ogni mezz’ora e non ogni cinque minuti. Se poi stai andando ad un colloquio o una riunione, ricorda di abbassare la suoneria, non è bello per nessuno essere interrotti da un trillo.. e soprattutto dare tutta la tua attenzione a chi ti ascolta ti ripagherà sicuramente.
Come semplificarci dunque la vita e tenere sotto controllo le mail mentre siamo fuori dal nostro ufficio? Una cosa utile, sia in ufficio, sia fuori, è quella di avere un unico punto di raccolta per tutte le mail, così da non fare confusione e controllarle tutte insieme.
Se scegli questa soluzione, presta attenzione all’account dal quale invii i messaggi, cioè il nome che poi il destinatario vedrà come riferimento. Sono piccole cose, ma se sulla stesso inbox hai sincronizzato iltuonome.cognome@dominio.it e raggiodisole@dominio.it non è il caso che il cliente con il quale inizi a lavorare veda il tuo indirizzo privato.
Altra cosa che aiuta molto la tua immagine e che è davvero un piccolo trucco organizzativo, è quello di impostare la firma della propria mail in tutti i sistemi che utilizziamo per mandare mail. Cioè non solo dal programma di posta del pc, ma anche nel cellulare, nel tablet e anche nel sistema di posta on line, nella webmail per intendersi. E’ infatti molto utile, oltre che professionale, che ogni mail contenga i conttatti di riferimento, così se qualcuno dovrà chiamarci non avrà più scuse per trovare il nostro numero!
Io ti consiglio anche di utilizzare sistemi che sincronizzino le informazioni di mail lette, cartelle e via dicendo tra pc, tablet e cellulare. Ormai lo fanno tutte le app, ma evita di avere programmi che si limitino a farti leggere le mail senza poi poterle archiviare nelle tue cartelle o che poi ripropongano le mail come non lette quando apri il pc. Che tu le legga dal cellulare, o dal pc, deve essere un unico inbox con le stesse caratteristiche. Così facendo limiti la confusione ed il doppio lavoro.
Attenzione poi anche agli allegati, fai in modo di poterli leggere anche dal cellulare. Lo so, non è una lettura efficiente e scaricarli significa usare traffico dati, ma se si tratta di una pagina pdf, non dovrebbero esserci problemi. Se è un file più pesante, diamo per scontato che ti serva un tempo maggiore per leggerlo e quindi non è una cosa che richiede solo cinque minuti e che potrai fare al telefono.
Già perché il punto al quale volevo arrivare è proprio questo: quando guardi le mail cerca di eseguire la prima analisi di screening: scarta ciò che non serve: pubblicità, spam e mail che non ti interessano. Se ne hai nel tuo inbox, eliminali al momento. Magari, in un momento di calma potresti programmare un decluttering informatico e cancellarti da tutte le newsletter e simili che non ti interessano, così da risolvere il problema a monte. 🙂
Tornando alla lettura di screening, procedi poi con le cose che richiedono meno di due minuti. Rispondi alle mail che hanno domande puntuali e rapide, magari spendendo un po’ di attenzione in più anche se rispondi dal cellulare. Non piace a nessuno ricevere una riga sgrammaticata con sotto “inviato da..”, quindi spendi il tempo giusto con un po’ di netiquette.
Per tutto ciò che è più lungo e richiede tempo, utilizza l’etichetta “da fare” e archivia nella cartella tutti questi messaggi. Così facendo il tuo inbox sarà leggero ed efficace. Poi quando avrai una mezzora per lavorare o sarai tornato in ufficio, basterà riprendere l’etichetta “da fare” e avrai la tua “to do list”.
Basta un po’ di abitudine e sarai tu a decidere quando e come leggere le mail, non saranno più loro a fare da padrone al tuo tempo. Che ne dici, non ne vale la pena?
Una delle cose piu’ difficili è lavorare in gruppo sugli stessi file, soprattutto a distanza. Come ricordare quale e’ l’ultima versione? Come segnare dei commenti? Come essere sicuri di non perdere nessuna delle modifiche fatte? Ma soprattutto: come avere tutto a portata di mano?
Per poter avere sempre a disposizione i dati, ovunque ci troviamo, non c’è soluzione migliore dei cloud. Soprattutto oggi che è possibile lavorare direttamente sui file in rete, senza doverli scaricare e ricaricare. Quindi sfruttiamo al meglio le potenzialità di questi sistemi senza dimenticare alcune accortezze.
Una cosa da tenere a mente, ad esempio, è che le modifiche che facciamo nei file saranno automaticamente salvate. Se utilizziamo quindi Dropobox, Google Drive o OneDrive, ricordiamo che in caso volessimo tenere traccia delle versioni precedenti è più semplice fare una copia, rinominarla, e lavorare su questa. E’ comunque possibile risalire alle versioni precedenti, ma semplifichiamo l lavoro e troviamo un metodo semplice e veloce che ci consenta di avere un file unico ed aggiornato.
Come non fare poi confusione tra le varie versioni dei file? Io trovo molto utile mettere le date nel nome del file: xxx.24 marzo17 oppure xxx.v1. Perché funzionino i nomi dei file devono essere significativi, brevi e con la data.
Ancora una volta e’ meglio condividere il metodo che si intende utilizzare con il gruppo di lavoro prima di iniziare il progetto e possibilmente definirlo insieme. Definisci quindi come nominare i file, le cartelle e anche chi fa che cosa, così sarà più semplice per tutti seguire un unico sistema di archiviazione e sapere a chi si dovrà fare riferimento per le diverse attivita’.
E’ importante ricordare anche che ci sono tre fasi del lavoro:
- La prima nella quale si decide come procedere, si preparano le cartelle condivise e si imposta la struttura delle cartelle interne.
- La seconda nella quale si lavora e si producono i diversi file. In questa fase io suggerisco anche di creare una cartella “old” o “versioni precedenti” e spostare lì tutte le versioni non più in uso e lasciare fuori dalle cartelle un unico file, il più aggiornato.
- La terza, a lavoro concluso, nella quale di eliminano le vecchie versioni (le cartelle “old” o “vecchie versioni”), si tiene solo la versione definitiva e si archivia quest’ultimo file. Non considerare questa parte meno importante, perché a distanza di mesi, non ricorderai più il significato dei vari nomi dei file e sarà difficile ritrovarsi nel marasma di cartelle.
Una cosa importante da valutare per i lavori condivisi è di tenere le cartelle dei cloud sempre aggiornate e leggere. Evita di farle diventare degli archivi. Sono dei mezzi di lavoro e devono essere facilmente e velocemente consultabili. Quindi non salvare le cose dicendo “poi le sistemo”, mantieni sempre i file in ordine e con metodo.
- Dividi i file per progetti e tipologie.
- All’interno delle cartelle raccogli quelli non in uso in una cartella “old” o “vecchie versioni”.
- Crea una cartella di “utili” e porta sempre con te tutte quelle cose che potrebbero sempre servire, diciamo le cose un po’ più di rappresentanza: la brochure aziendale, il pdf del calendario degli eventi e così via. Quando poi torni in ufficio ricordati di aggiornare anche questa cartella con le ultime novità.
- Se utilizzi i cloud per le cose di lavoro e anche quelle personali, separa i file a monte, cioè con due cartelle “lavoro” e “personale”. Non è bello aprire il pc per prendere il file del budget davanti a clienti importanti e vedere le foto dell’ultima vacanza al mare.
Se questi consigli ti sono piaciuti puoi fare uno step in più e utilizzare l’account Team su Dropbox, così condividi solo i file di lavoro con chi vuoi tu e vedi a che punto è il lavoro.
Spero che questi consigli possano esserti di aiuto e se hai qualche esigenza particolare, come sempre, io sono qui a tua disposizione!
Come sai il tema del mese sono le liste e oggi voglio unirle a quello del lavoro. Come non riconoscerne l’importanza? Sì, proprio cosi’, perché’, se ogni giorni ci definiamo una lista delle cose da fare, la famigerata “to do list” sarà tutto più’ semplice. Questo, a patto che nel farla tu abbia tenuto conto anche del tempo che hai a disposizione, della tua energia, e del luogo dove ti trovi a lavorare. Inutile fare una “to do list” di telefonate se stiamo prendendo l’aereo o segnare attività di una giornata intera, quando a pranzo dobbiamo smettere di lavorare. C’e’ poco da fare, le liste funzionano se sono fatte consapevolmente e se poi ne esegui tutti i punti, uno per uno, fino in fondo. Ma oggi non voglio parlarti di questo, ma di una lista particolare e cioè’ della lista delle deleghe.
Cosa sarebbe? Beh, non tutto il lavoro che facciamo è realmente nelle nostre mani, molti dei nostri compiti ad esempio, si interrompono perché’ non dipendono da noi, ma da altri, siano questi nostri superiori, colleghi o persone esterne.
Quante volte capita di mandare una mail e di attendere una risposta? Spesso aspettiamo input per concludere una relazione, un rapporto o anche solo una conferma che pero’ ci blocca e ci lascia in sospeso un compito. Quindi per non scordarlo ecco che lasciamo la mail che ne parla nell’in box, facciamo una nota nella nostra lista delle cose da fare, ci facciamo un appunto su foglietto volante.. Tutti sistemi poco efficienti e soprattutto che ci obbligano a riconsiderare il cerchio aperto ogni qual volta ci capita sott’occhio la mail, la nota o l’appunto.
La soluzione e’ più semplice ed efficace è raccogliere tutte queste informazioni in una lista a se stante, cioè’ nella lista delle deleghe. Qui un esempio che puoi scaricare ed utilizzare.
Ora ti spiego come funziona. Innanzitutto segna la cosa che stai delegando, poi per ricordarti il perché’, segna il progetto di riferimento ed eventuali altre informazioni utili. Quindi segna la data in cui hai delegato il compito ed il modo (telefonando, via mail, a voce..). Segna poi la scadenza che hai dato per ricevere la riposta o il compito delegato. E’ infatti molto importante ricordare che quando si delega un compito e’ bene essere chiari nel farlo e anche nel definire una scadenza, cosi’ poi potrai avere un riferimento preciso per organizzare il tuo lavoro e ahime’ un giorno per fare un sollecito nel caso si tardi.
E ora.. Buon lavoro!
Oggi parliamo di liste per la casa e sappi da subito che nelle mura domestiche sono davvero utili. Come mai? Perché spesso il tempo che trascorriamo a casa non solo è poco, ma spesso è piuttosto frazionato, quindi è molto facile scordare ciò che c’è da fare. Per questa ragione io utilizzo molto le liste ed in tanti modi differenti, vediamone un po’.
La lista della spesa. Io mi ritrovo ad andare al supermercato di rientro dal lavoro, quindi avere un blocchetto appeso in cucina, per quanto mi piaccia moltissimo.. non mi è molto utile. Preferisco la sua versione elettronica. In più non sono sempre io a fare la spesa, quindi ho trovato molto utile fare una lista condivisa su una app. Ce ne sono tante che possono andar bene, a seconda se la vuoi condividere o meno con qualcuno, e a seconda del sistema operativo che utilizzi.
Se volessi optare per una app dedicata, non c’è che l’imbarazzo della scelta : “Remember The Milk”, “Out of Milk Shopping List”, “Bring!” che sono molto carine e dove si possono associare disegni, quantità e via dicendo.
Io preferisco delle app che mi consentono di condividere liste semplici, create da me, come “Wunderlis” e “Google Keep” perché oltre alla lista della spesa faccio anche una lista delle commissioni da fare… e magari metto anche un allarme per ricordarmene!
Sempre perché ho poco tempo, pianifico anche le pulizie in casa, quindi mi serve una lista nella quale mi scrivo tutto ciò che voglio fare. Poi lo suddivido nei tempi che ho a disposizione quel giorno o quella settimana e una volta fatto.. che soddisfazione poter cancellare tutto! Se vuoi un vero vademecum delle liste delle pulizie, ti consiglio vivamente di seguire i consigli della super PO Linda Rossi. I suoi stampabili inoltre sono davvero utilissimi.
In casa poi è molto importante avere una lista aggiornata e ordinata di tutti i contatti di operai, artigiani e delle varie assistenze. Puoi scriverli in un agenda ad hoc, oppure raccogliere i biglietti da vista in un raccoglitore dedicato. Se invece ti piace personalizzarli, ho creato per te questi biglietti che puoi stampare, ritagliare ed infilare nei raccoglitori. Li puoi anche bucare o pinzare e fare una piccola rubrica.
Ma visto che in casa non si lavora soltanto.. voglio lasciarti anche una lista per te e per il tuo tempo di riposo. Quante volte capita di essere a casa, voler guardare un film.. e chiedersi “cosa posso guardare”? Ecco quindi che mentre nella mente rotolano ciuffi di fieno, questa lista può essere utile. Segna i film che vuoi vedere, i libri che vuoi leggere, gli autori dei quali vuoi approfondire la discografia.. e al primo momento libero.. questa lista sarà utilissima! Compila anche l’ultima parte, scrivi le mostre ed i concerti ai quali vuoi andare. Annota titolo, luogo e date.. e poi, ultimo sforzo segnale anche in calendario 🙂
