Quando andavo a scuola ce l’avevano con le mele e le pere, come a dire che una cosa si poteva sommare solo con qualcosa di simile… e fin qui pareva semplice, poi il concetto diventava sempre più complesso con l’arrivo dell’algebra e della geometria… Il punto è che al contrario nessuno me l’aveva fatto mai notare, eppure, caspita è un principio che è davvero un portento!
Credimi, funziona talmente bene che dopo che ti sei abituato, non puoi farne a meno. Ed è una cosa così semplice e intuitiva, che quando la fai ti pare di aver scoperto l’acqua calda eppure… lo fanno in pochi.
Di cosa sto parlando?
Mi è capitato di riordinare scrivanie e trovare penne in tanti cassetti. Di gestire cartelle e archivi e ritrovare gli stessi file in luoghi diversi. E molto spesso di vedere persone che leggevano una mail per volta al suono di una notifica. Bene, questi sono tutti esempi del contrario del motto da P.O. che ti sto insegnando oggi: simile con simile.
Hai presente quando vai a correre e ti pare di dover scalare l’Everest e poi, al terzo allenamento, ti chiedi come avevi fatto a fare tanta fatica le prime volte? Beh, la risposta è che hai vinto l’inerzia iniziale, e…
Una volta che hai fatto questo grande sforzo… tanto vale continuare, il resto è davvero in discesa.
Nell’organizzazione del lavoro vuol dire che una volta che hai messo mente e corpo su un compito, farne di simili costa meno energia e rende il lavoro più veloce e produttivo.
Quindi quando in agenda metti il compito di telefonare, fai
tutte le telefonate che hai in mente di fare. Se vuoi rispondere a delle mail,
fallo per tutte le mail, una dopo l’altra, per un tempo ben preciso.
Questo semplice grande principio vale per il tempo, ma anche per lo spazio. Quando riordini le cose (sia in un archivio digitale, sia in uno fisico), le cose simili vanno vicine tra loro e, per il principio “semplifica” nella loro versione finale e in un unico posto.
Simile con simile è un principio tanto semplice quanto utile. Puoi applicarlo davvero in tantissime occasioni e vedrai che in tutte ti porterà un risparmio di tempo e di energia che non pensavi fosse possibile.
E tu per cosa lo vuoi applicare? Raccontamelo nei commenti!
Molte volte i ladri nel nostro tempo siamo noi stessi, in
maniera inconsapevole, certo, però la realtà di fatti è che ci rubiamo tempo.
E questo è un bel problema, perché se non capisci come rubi tempo alle cose importanti, poi pensi anche di non poterlo mai più guadagnare, hai la percezione che sia proprio perso.
Come si può dunque essere ladri di tempo?
Hai presente la canzone che si cantava da bambini sugli
elefanti che si dondolavano sul filo di una ragnatela? Ecco un po’ così.
Spesso si va avanti a spron battuto, aggiungendo parti, cose e impegni, senza andare a vedere se per caso non ci sia piuttosto qualcosa da togliere e da semplificare.
E invece, al contrario, molte volte la soluzione è
semplificare i passi, alleggerire ciò che facciamo delle perdite di tempo e dai
passi inutili.
Non ti nego che se hai sempre fatto qualcosa in un modo è un po’ difficile farlo diversamente e anche capire dive sono gli sprechi di tempo (per questo esistono i P.O. che vedono le cose con occhi diversi), ma questo non vuol dire che non si possa puntare alla semplicità.
Quindi molto spesso il modo più veloce e produttivo per fare qualcosa è anche quello più semplice.
Da qui il motto P.O. che vorrei che portassi con te: “semplifica!”
Vuoi riordinare le carte del tuo tavolo e archiviarle e non sai come fare? Pensa al modo più semplice per dare loro una categoria. Pensa a te stesso in versione stupida che deve ritrovarle, quindi semplifica il tuo archivio.
Dimentichi sempre qualcosa quando esci di casa? Semplifica l’uscita di casa e prevedi vicino alla porta di uscita uno spazio per raccogliere tutte le cose che vuoi portare con te.
Hai sempre la mente impegnata da mille impegni e questo ti fa sentire carico di lavoro? Semplifica la tua organizzazione e scrivi tutti gli appuntamenti nel tuo calendario. Alleggerisci e semplifica la mente.
Potrei continuare a lungo, ma sono certa tu abbia capito…
dunque il prossimo passo è?
La scorsa settimana ti ho parlato di formazione, di quanto sia importante e quanto vada pianificata, ma ci sono altri momenti che vanno inseriti nella nostra pianificazione e che ci fanno crescere come persone e, soprattutto, ci tengono la mente aperta.
Si tratta comunque di formazione, ma sicuramente meno tradizionale. Forse in apparenza penserai che non serva a nulla e che non è poi così importante, ma… è proprio al contrario.
Quello che ti chiedo di fare è di mettere in agenda, una
tantum, un tempo di ispirazione.
L’ideale è una giornata al mese, ma puoi sempre scegliere di fare il tuo giorno magico a settimana o due tre giorni per te due tre volte l’anno. A me piace che i momenti siano frequenti, quindi cerco di ricavare la mia giornata al mese, ma su questo fai come funziona meglio per te.
Cosa puoi fare in questa giornata?
Molte cose, ma in particolare solo cose che ti piacciono e che ti ispirano… e funzionano meglio se sono nuove!
Quindi una visita in una città nuova, o una parte meno nota della tua città, una mostra, un corso di un tema che non conosci, una conferenza di un argomento nuovo.
Può essere qualcosa che ti incuriosisce e che pensi ti piaccia o può essere qualcosa che apparentemente non centra nulla con il tuo lavoro, ma che ti incuriosisce ugualmente.
In questo è un momento diverso dalla formazione: non cerchi
di approfondire qualcosa che conosci, o di accrescere le tue skills, quanto
piuttosto cerchi… ispirazione!
Perché ritengo sia altrettanto importante? Perché sei una persona viva e in evoluzione e hai bisogno di avere un approccio positivo e aperto alle novità, quindi… un tempo di questo tipo è quello che “fa bene” a livello di energia e di crescita.
Quindi… oltre al tempo di formazione, metti in agenda il tempo di ispirazione… e raccontami come intendi usarlo!
Quando ero bambina e finiva le scuole mi piaceva molto
andare subito a comprare i libri per le vacanze.
Non mi piaceva fare i compiti, ma l’idea di avere un libro nuovo da disegnare, colorare, mi piaceva un sacco. C’è da dire che spesso i libri delle vacanze erano più belli del sussidiario, più colorati, più divertenti e quindi mi piacevano di più e mi alleggerivano il “duro” compito delle lezioni in vacanza.
Ti parlo di questo perché anche adesso che sei “grande” vale
la pena fare lo stesso sforzo e darsi i compiti per le vacanze.
Non è necessario siano veri compiti, quando il fatto che tu decida cosa vuoi fare e che lo porti a termine.
Spesso l’estate è un momento nel quale l’energia va un po’ a
zero, allora il compito per le vacanze sarà: riposarsi.
Se invece lavori in questo periodo, allora il mio consiglio
è scegli il lavoro da fare in base a dove sei.
Non ci si pensa sufficientemente, ma non è che per lavorare si debba per forza essere in ufficio. Se sei un libero professionista puoi anche valutare ambienti diversi in base ai lavori che devi fare.
Quindi, se hai bisogno di documenti e di silenzio, di sicuro l’ufficio è di scuro il posto ideale. Ma se devi studiare, leggere, creare allora puoi valutare anche altri luoghi, così da rendere produttivi anche momenti che altrimenti non lo sarebbero.
Ad esempio… perché non stare seduti in terrazza all’ombra a leggere?
Oppure andare in un bosco per fare un po’ di braistorming?
Quello che voglio dire è che questo è un momento dell’anno nel quale si può stare più facilmente all’aria aperta, vale la pena approfittarne e considerare come svolgere in maniera alternativa le cose di sempre.
Cambiare aria e cambiare luogo può fare bene, dare nuova
energia, quindi provaci.
Certo, se non sei un amante della natura o se sei facile alle distrazioni, questi esempi non fanno per te. Ma in caso ci sono le biblioteche, i caffè letterari… o anche solo i caffè.
Il compito è proprio questo: pensa in maniera diversa e cerca di aprire la mente. Datti dei compiti precisi e dei luoghi precisi dove svolgerli.
Mi raccomando pensa a cose concrete e fattibili e poi, fammi sapere come è andata!
Ti capita mai di lavorare tutto il giorno e alla fine, guardando la tua lista di cose da fare, ti rendo conto che non sei arrivato nemmeno alla metà? Pensi: “ma com’è possibile, eppure ho lavorato senza sosta tutto il giorno!” E qui… ti abbatti.
Beh, capita spesso… soprattutto quando fai cose nuove o quando non ti accorgi che capitano molte interruzioni.
Il punto è che spesso quando lavoriamo diamo per scontato il
tempo necessario a fare qualcosa, e invece, spesso il tempo reale non
corrisponde a quello che abbiamo pensato.
Questa errata percezione è una questione da considerare già in fase di pianificazione del lavoro e diventa un problema se non è fatta al meglio perché rende la pianificazione stessa inutile.
Sì perché allocare male il tempo è proprio il primo passo per creare stress e frustrazione.
Se sottostimi il tempo poi non finirai le cose da fare e tutto il resto della pianificazione andrà a monte.
Allo stesso modo se pianifichi tempi esageratamente lunghi poi dovrai posticipare troppo i lavori e non sarai in grado di essere correttamente produttivo.
Come vedi, si tratta ancora una volta di consapevolezza. Consapevolezza del tempo necessario a compiere un compito. Che però non è sempre lo stesso.
Dipende infatti:
- Dalla nostra energia. Dopo periodi intensi tutto diventerà più lento, proprio perché l’energia a disposizione non è al top. Pensa a quello che stai facendo ora e quello che fai di inverno.
- Dalla nostra esperienza. Più conosci qualcosa più lo fai velocemente, senza errore. Se fai qualcosa di nuovo, sarà necessario più tempo per il controllo e per capire il lavoro.
Ma come si può stimare al meglio il tempo?
Prendendo nota del tempo necessario le prime volte che si fa qualcosa e basandosi sul quel tempo per la pianificazione.
E qui arriva il trucco, aggiungi un terzo del tempo. Quindi se ci metti 45 minuti a fare un’attività, in agenda, metti 1 ora.
Se sarai lento, non salterà la pianificazione, se sarai
veloce recuperai un po’ di tempo che potrai dedicare ad un’urgenza veloce
dell’ultimo momento!
