Ti ho parlato di archivio per tutto il mese, ma non potevo lasciarti senza la ciliegina sulla torta: la tua mente. Ci hai mai pensato, si tratta di un archivio immenso: ricordi, idee, nozioni, pensieri sparsi, odori, suoni e colori.
Tante cose che trovano spazio e che pensiamo siano confuse e dimenticate e invece ecco che la tua mente ti stupisce e ricorda anche cose che non pensavi fossero lì.
Ma proprio perché la nostra mente è importante, vale la pena prendersene cura e gestirla al meglio.
Come? Con le tre parole chiave: svuota, attendi, ispira.
Svuota
Puoi svuotare la mente? Certo, non puoi svuotarla da tutti i ricordi che non vuoi portare con te. Ma sicuramente la puoi svuotare da tutto ciò che è superfluo e che la fa lavorare male. Di cosa si tratta? Di tutte le informazioni fine a se stesse che devi ricordare. Come la puoi svuotare? Con le liste e con il quaderno delle idee. Non finirò mai di ripeterlo, ma le liste sono un importantissimo strumento di lavoro e di aiuto per la tua mente. Servono proprio a liberarla e ad alleggerirla. Quindi… libera la tua mente e annota ciò che è importante ricordare e non tenere a mente!
Attendi
Se fai i lavori di casa e riordini impieghi un certo tempo. Bene, anche la tua mente impiega un certo tempo a risistemare tutte le cose, a rielaborarle, a incasellarle. Quindi dalle modo di fare anche questo processo, altrimenti non potrà lavorare al meglio. In cosa consiste in pratica? La sera prima di un evento importante, riposa. Quando scrivi e poi rileggi, fai passare un po’ di tempo. Se hai fatto un brainstorming per un progetto, poi dai tempo alla mente di riordinare le idee e di farne venire fuori di nuove.
Ispira
Se hai svuotato la mente e l’hai fatta riposare avrai una mente energetica e attiva, pronta per agire! Ma come puoi tenerla attiva? Ispirandola. Con cosa? E qui sta il trucco… tutto spira, tutto può farti venire in mente un’idea o può rielaborarne un’altra, ma solo se la tua mente è libera per poterlo fare! Se non ha grilli per la testa e se non è stanca. Perché nel primo caso sarà impegnata in altro e nel secondo potrà pensare solo alle cose urgenti.
Lasciati ispirare e annota tutte le nuove idee!
Ti è mai capitato di essere preoccupato al solo pensiero di affrontare una giornata pensante? Di temere di non riuscire a fare tutto e di arrivare all’ultimo con l’acqua alla gola?
Oggi voglio parlarti proprio di questo, di come gestire meglio una giornata pensate al lavoro. Ecco dei consigli pratici che ti aiuteranno a gestire meglio il tuo tempo e la tua energia… e per farlo, si parte dai giorni prima.
Fai in modo di preparare tutto ciò che ti serve, tutto il materiale di lavoro utile, il giorno prima, non pensare lo farò all’ultimo domani, perché domani avrai sicuramente un’altra cosa dell’ultimo minuto da fare.
Se pensi che ci siano dei punti particolarmente critici, cerca di pensare già da ora come potresti risolvere un possibile imprevisto. Non fasciarti la testa a pensare tutti i mille possibili imprevisti che potrebbero succedere, ma prevedi comunque qualche scappatoia. Ad esempio, se stai per presentare un progetto, pensa alle possibili domande che potrebbero farti e prepara un po’ di materiale in più. Se devi discutere un progetto, pensa a come valutare le possibili obiezioni. Se devi fare un viaggio, prenditi in anticipo, così anche un imprevisto nel traffico non sarà un problema. In breve, pianifica i tempi e i contenuti valutando anche gli imprevisti.
Se hai delle cose personali in sospeso che devi finire in quel giorno di lavoro cerca di anticiparle e se non possibile, scrivile. Così la tua mente non dovrà pensarci durante la giornata di lavoro impegnativa e non appena sarà finita, le avrai di nuovo tutte sottomano.
Prevedi anche nella giornata pesante e impegnativa dei momenti di pausa, non saltare la pausa pranzo e non farcirla di cose che puoi pianificare in altri momenti. Meglio meno cose, ma fatte bene, che tante e fatte male.
Dedica un po’ di tempo a te stesso la sera prima, questo ti aiuterà a ritrovare un po’ di energia e di concentrazione.
Vai a letto presto, la mente riposata e fresca aiuta a vedere tutto con la giusta luce e il giusto peso!
In breve, gioca d’anticipo e fai un carico di energie!
E se non sai da che parte prendere… chiamami, gestione del tempo e dell’energia, sono pane per i miei denti!
Le interruzioni al lavoro sono una cosa molto fastidiosa e soprattutto possono essere molto frequenti e gestirle non è sempre semplice. Ma lavorare in modo spezzettato e discontinuo, può essere davvero un’impresa ardua e soprattutto può portare a non concludere nulla di buono.
Se questo è anche un tuo problema, ecco tre cose sulle quali puoi riflettere.
Le notifiche
Quante volte fai interrompere il tuo lavoro dal suono di WhatsApp o di una mail? La curiosità è sempre tanta e non è facile riuscire a non farsi distrarre. Il mio consiglio spassionato è quello che se stai facendo un lavoro, lavora su quello e togli le notifiche. Poi toccherà il momento delle mail e dei messaggi. Ma sai perché ti dico questo? Perché anche se non te ne rendi conto passare dal leggere un documento al leggere una mail e poi tornare di nuovo al documento ti porta a consumare molta energia e tempo perché devi rifare il punto, rimetterci la testa. Quindi… non sprecare tempo ed energia, fai una cosa alla volta.
Chiudi la porta
Aprire la porta del tuo ufficio quando puoi essere interrotto e chiuderla quando devi lavorare può essere un buon modo per dare un segnale a chi lavora con te di quando puoi o non puoi rispondere. Soprattutto se quest’idea è condivisa anche con gli altri, così da non sembrare maleducata. Del resto stare concentrati è l’unico modo per lavorare bene, quindi non si tratta di escludere qualcuno, quanto piuttosto di darsi una regola.
Aree per i messaggi
Se hai ascoltato i due punti precedenti avrai anche capito che può succedere che quando tu stai lavorando e hai la porta chiusa e hai silenziato le notifiche, non vuoi essere disturbato. Allo stesso modo, quando ne avrai bisogno tu, magari i tuoi colleghi non saranno disponibili e non dovrai creare a tua volta le stesse interruzioni, quindi… come fare?
È sufficiente trovare un modo per comunicare lasciando dei messaggi. Ci sono tanti programmi di messaggistica istantanea o delle applicazioni per i gestionali che permettono di lasciare dei messaggi. Così non appena una persona sarà disponibile potrà controllarli e rispondere, senza interrompere sé e nemmeno gli altri.
Un’ultima interruzione della quale ti vorrei parlare è il famoso pensiero “è finito il latte, devo metterlo sulla lista della spesa”. Ebbene, la nostra mente è fantastica e ricorda molte cose, non sempre però le ricorda nei momenti migliori… ed è per questo che ci crea delle interruzioni anche quando siamo concentrati e stiamo lavorando e si tratta pur sempre di un’interruzione. Come uscire dall’inghippo? E’ semplice: annotandolo.
Quindi, scarica la mente e fai in modo che sia libera di lavorare, senza interruzioni e senza pesi!
E se vuoi qualche altro consiglio… scrivimi, sono qui per te!
E’ mattina presto, ti alzi. Sarà una giornata impegnativa, ci vuole proprio un buon caffè.
Prendi la moka, la riempi d’acqua e prendi il caffè. Apri lo stipetto e…
Oddio, è finito il caffè! Tragedia!
Ecco che la giornata è iniziata male, sicuramente ora non sarai brillante durante l’incontro con i tuoi clienti.
Potresti fermarti a prendere il caffè per strada, ma così devi allungare il percorso e sarai in ritardo…
E poi l’avevi detto tu che bisognava fare la spesa, ecco è sempre tutto sulle tue spalle, se non ci pensi tu… Devi proprio fare un discorsetto a chi di dovere sta sera, non si può andare avanti così!
Ti è mai capitato? Si parte da una sciocchezza e poi come panna montata tutto si ingrandisce e vedi solo nero, pare che ci sono solo difficoltà e imprevisti e soprattutto che capitino solo a te.
Beh, ogni tanto succede a tutti, di dimenticare di comprare il caffè, ma come possiamo vedere le cose in modo diverso ed evitare di rovinarci la giornata esplodendo per delle piccolezze?
Riflettiamo meglio sul nostro approccio
Sì, è vero il caffè è importante, ma dipende proprio da quello il fatto di essere o meno capaci di concentrarsi durante la giornata? Dipende dal caffè quanto le persone intorno a noi ci supportano? Se ci pensi, molte volte le cose dipendono dal nostro approccio, e da quanta importanza noi diamo al nostro obiettivo.
Se sei focalizzato su ciò che per te è importante, quello che accadrà attorno, verrà ridimensionato alla sua vera importanza.
Imparerai a non lasciarti trascinare dalle emozioni degli imprevisti, ma a farli accadere come parte di tutte le cose che succedono e che non ti distoglieranno dalla tua meta.
Questa di fatto è la “resilenza emotiva”. Si tratta proprio di essere capaci di far fronte agli imprevisti tenendo bene a mente ciò che è realmente importante. Anche se per una mattina non si prende il caffè, non cambierà il nostro mondo: i nostri affetti, il nostro valore saranno sempre i medesimi, quindi non occorre dare tanta importanza al fatto in sé. Considerarlo come importante equivale ad uno spreco di energia.
E per il caffè ti consiglio, quando stai aprendo l’ultima confezione, di completare l’azione mettendo nella lista delle cose da comprare la nota “caffè”.
Non c’è urgenza per il passo successivo e cioè quello di comprarlo. Avrai tutto il tempo nel quale consumerai l’ultima confezione e così non ricadrai nella situazione iniziale. D’altro canto non ti riempirai con otto confezioni di caffè perché “non si sa mai”.
Come sempre è questione di un pizzico di organizzazione, la nota giusta al momento giusto, così da scaricare la mente e mantenerla focalizzata sulle cose importanti e libera di accogliere le novità della giornata!
Ti sei mai trovato a metà giornata che sei già senza energie? E ti chiedi come arriverai a sera? Sei appena rientrato dalle vacanze e di colpo… è come se non ci fossi mai andato?
Come mai?
Si tratta del bilancio delle energie. Non sempre ci si ricorda di tenerne conto, si parte in quarta pensando “ora faccio tutto!” Ed è proprio qui l’errore… bisogna mantenere la visione d’insieme delle cose e, oltre a programmare adeguatamente la giornata, fare anche il conto con le energie che volta per volta mettiamo in campo.
Ecco tre suggerimenti che possono ottimizzare l’uso delle tue energie e preservarti dal bruciare le tue energie come cerini al vento.
Inizia con qualcosa che ti piace fare
Quando inizi a lavorare fai qualcosa che ti introduca al lavoro che dovrai fare nella giornata, fai qualcosa che ti piace, così inizierai senza “bruciare” troppa energia. E’ come se fosse un riscaldamento al lavoro.
Le pause sono importanti
Durante la giornata, non dimenticare le pause. Anche se al momento non ti pare di averne bisogno, poi ne sentirai la mancanza. Quindi scadenza sempre il tuo lavoro con delle pause. Non occorre siano lunghe, ma piuttosto che siano vere pause. Leggere le mail personali, cercare qualcosa in internet, fare un lavoro del proprio hobby non è una pausa. Alzarsi, fare due passi, prendere un caffè, fare due chiacchiere… queste sono pause.
Gratificati per il lavoro che fai
Regalati delle ricompense a lavoro finito. Anche qui, non occorre siano cose grosse o impegnative, è solo un modo per prendersi cura di sé e ricordarti che sei una persona che vale e che merita di gratificarsi per l’impegno dedicato al proprio lavoro!
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