Ti ho già parlato del fatto che ogni momento è buono e che a me piace organizzare i tempi morti. Più che altro mi piace dedicare il tempo a ciò che più mi piace. Se sono stanca e ho un tempo morto cerco di rilassarmi e distrarmi, ma se ho dei lunghi tempi morti e voglio fare qualcosa… mi piacere trovare delle soluzioni adatte.
Questo mese ti parlo dell’ascolto.
Quindi, se vuoi darti al relax, perché non ascoltare la natura intorno a noi? La primavera sta scoppiando, aguzza i tuoi sensi e ascolta gli uccellini, il vento tra le foglie, i suoni che ti circondano. E se sei per strada, senza farti troppo gli affari degli altri, ascolta ciò che dicono. Hai mai provato ad osservare e ascoltare il mondo intorno a te? Può essere di grande ispirazione, quindi dedica un po’ del tuo tempo libero a conoscere ciò che ti circonda.
Se invece vuoi fare qualcosa di più impegnativo, hai mai pensato agli audiolibri? Sono molto utili se ad esempio fai lunghi tragitti in macchina o a piedi, sono anche d’aiuto per alleviare la mente se stai facendo cose un po’ noiose e ripetitive.
Ecco quindi che in internet puoi trovare un sacco di libri letti dagli autori stessi o da voci molto capaci. E perché non ascoltare un manuale su qualcosa di nuovo o dei podcast?
Organizzati in modo da avere sul cellulare o sulla musica della macchina un audiolibro e così anche il prossimo viaggio potrà essere più interessante!
E tu, hai qualche audio libro da consigliare? Scrivilo nei commenti 😉
Uno dei comandamenti di ogni professional organizer è togli le notifiche.
E in effetti, gira e rigira, è una grande verità: se vuoi lavorare bene, devi essere concentrato… c’è poco da fare, non devi avere distrazioni.
Che tu lavori per cinque minuti, trenta o due ore, nel tempo in cui la tua mente si dedica a un’attività deve rimanere focalizzata su quella.
E tu devi fare il tuo dovere per aiutare la tua mente. Questo significa non farla deconcentrare e fare in modo che possa lavorare al massimo delle sue possibilità. Allontana le fonti di distrazione, lascia vicino a te solo i tuoi strumenti di lavoro e fai in modo che la concentrazione rimanga alta.
Ma le notifiche sono sempre così demoniache?
Devo farti una confessione… io le ho spesso accese. Perché? Perché se non sento il suono di arrivo non mi preoccupo di controllare mail e altri social. Mettiamo subito in chiaro una cosa però: non ho attive le notifiche dei social in generale, solo quelle dei servizi che mi servono e cioè chiamate del telefono, WhatsApp e altri social di comunicazione. Tengo attive solo le notifiche dei servizi che uso per lavoro e ho differenziato i suoni così da distinguerle.
Se lavoro e sono concentrata, non ascolto le notifiche, ma so che quando avrò finito di fare quello che ho programmato, andrò a vedere chi mi ha chiamato e perché, ma mentre lavoro le ignoro. Inoltre, so già se è una notifica più o meno importante a seconda del suono. Allo stesso tempo, se inizio a riceverne troppe, silenzio il telefono.
Così come ho lasciato le notifiche sul cellulare le ho tolte dal pc, perché al contrario il pop up sullo schermo è invece un forte elemento di disturbo e forzatamente ci obbliga a spostare lo sguardo e a vedere cosa succede. Quindi è impossibile ignorarlo e impedisce di poter lavorare bene.
Tutto questo per dirti cosa? Che se sei in grado di ignorare i suoni delle tue notifiche possono comunque essere strumento per ricordarti che c’è qualcosa da fare. Questo però vale solo se hai una buona capacità di concentrazione, sei onesto con te stesso, non metti le notifiche di tutto ciò che non è lavoro e silenzi il telefono quando comunque sono troppe.
Quindi notifiche sì se:
- Sei capace di concentrarti
- Se altrimenti ti dimentichi di controllare le comunicazioni di alcuni canali
- Se le comunicazioni di quei canali sono davvero importanti
Notifiche no se:
- Fatichi a concentrarti
- Hai piacere di essere off-line veramente e vuoi goderti il tempo per te
- Nel tuo tempo libero e di notte
Sapevi che in molte app puoi impostare le notifiche in modo da non riceverne dopo una certa ora? Bene… perché non approfittarne e lasciare i suoni del lavoro fuori dal nostro tempo libero? Non scordare il valore del tempo off-line e del silenzio, ogni tanto un po’ di detox per le orecchie ci stà!
E tu, come usi le notifiche?
“Non posso non leggere le mail”
“E’ la prima cosa che faccio, già sulla via dell’ufficio, leggo le mail”
“Non posso non rispondere anche una volta finito il lavoro”
Quante volte ho sentito dire queste frasi. Per questo oggi ti voglio parlare di una tecnica che ti aiuterà a lavorare utilizzando le tue mail e non a farti utilizzare da loro. E’ tempo che le mail non abbiano loro il sopravvento sul tuo lavoro.
Il primo passo è proprio questo: capire che le mail sono uno strumento di lavoro, e che quindi va gestito, proprio come tutti gli altri strumenti.
Conosci la definizione fisica di inerzia?
In fisica, la tendenza di un corpo a conservare il suo stato di quiete, di moto rettilineo uniforme o di rotazione uniforme attorno a un asse, se la risultante delle forze agenti sul corpo e la risultante dei loro momenti sono nulle ( principio di i. ).
Bene è quella che abbiamo tutti noi quando dobbiamo iniziare qualcosa, sia fisico che mentale.
È un momento iniziale nel quale dobbiamo metterci a fare qualcosa, nel quale iniziamo a porre l’attenzione su qualcosa e ci concentriamo. Proprio per questa ragione serve un po’ di tempo e di energia, ci vuole un po’ a mettere la testa su qualcosa. Studi scientifici dimostrano che impieghiamo ben 6 secondi per porre concentrazione su qualcosa.
Cosa significa tutto questo? Che ora hai due ottime ragioni per fare le cose simili tutte insieme!
Ed ecco il batching: quando dedichi tempo alle mail, fallo per tutte le mail insieme, lavora sul tuo in box!
Ti elenco delle idee perché tu possa gestire al meglio il tempo dedicato a quest’attività:
- Se una mail non ti interessa o è spam, eliminala subito.
- Se una mail ti richiede un’azione che ti occupa meno di due minuti, falla subito e archivia (o elimina) la mail.
- Archiviare la mail è importante tanto quanto eliminare. Se puoi elimina, se non puoi, archivia, ma non lasciare una mail fatta nel tuo inbox, altrimenti ogni volta che lo aprirai, scorrerai le mail e farai tornare la tua mente lì, su una questione chiusa, inutile no?
- Sposta tutte le mail che richiedono più di 2 minuti nella cartella o sotto l’ettichetta @todo
- Se un compito richiede ben più di un’azione o se ti viene chiesto qualcosa del quale non sai già la risposta, rispondi facendo sapere che hai ricevuto la comunicazione e comunica che te ne occuperai e per quando. Non scordate poi di segnare in calendario la scadenza e il compito da fare nella tua “todolist”.
- Bene, ora hai smistato il tuo inbox, puoi fare la tua sessione di batching anche sull’ettichetta @todo. Inizia, mail per mail, a fare tutto ciò che devi fare, una volta esaurito il compito, archivia (o cancella) la mail.
Questa tecnica è utile perché ti mantiene concentrato, ti permette di lavorare efficacemente sulle mail in arrivo senza essere distratto da nuove mail in arrivo.
Per sfruttare al meglio la tecnica di batching mail ti do ancora qualche idea
- Non farlo come prima cosa al mattino, altrimenti non farai che scorrere le mail, cancellando qua e là le cose che non vuoi tenere e rispondendo alle mail, ma senza archiviarle e lasciandole quindi nell’in box.
- Decidi un tempo al lavoro che dedicherai alle mail, ad esempio 20 minuti ogni ora e mezza, o 15 minuti ogni ora, a seconda di quante ne ricevi. Ricorda che rispondere velocemente alle mail va bene, ma troppo velocemente può essere sinonimo di trascuratezza e poca analisi. Quindi, meglio una sessione di batching ben programmata che una mail ogni tre minuti “al volo”.
- Alleggerisci il tuo in box, come abbiamo visto qui!
Sei pronto per la prossima sessione? Dimmi quando la programmerai!
Il problema principale delle mail è che ne riceviamo troppe. Ma sono tutte utili? E soprattutto non possiamo eliminarne una parte?
Spesso molte delle mail sono informazioni che non abbiamo scelto di ricevere. Iscrivendosi a diversi siti o con determinati acquisti capita di essere iscritto a newsletter e a invii pubblicitari che non desideriamo ricevere.
Il primo passo è.. DISISCRIVITI.
Istintivamente si cancella la mail punto e basta, ma così facendo, non eliminiamo il problema: quando capita di ricevere una mail che non ci interessa, usiamo un minuto in più e disiscriviamoci utilizzando il link che di solito è nascosto in fondo alla mail.
Se può esserti d’aiuto, ci sono servizi che permettono di sapere a cosa si è iscritti e di eliminare la nostra mail da questo fastidioso spam, ad esempio per Gmail è utile Unroll.me
Altro sistema è quello di creare dei filtri specifici su determinati indirizzi, mandando direttamente nella posta indesiderata o nel cestino ciò che non ci interessa, ma direi che è meglio eliminare il problema alla radice, togliendo il nostro indirizzo dalla mailing list.
Il mio secondo suggerimento per non avere l’inbox intasato da newsletter è quello di creare un indirizzo ad hoc.
Io seguo alcuni siti e mi piace ricevere informazioni, quindi, con relativa parsimonia, voglio anche essere informata e ho scelto di iscrivermi alla newsletter. Questo non vuol dire però che le voglio leggere tutti i giorni o che mi piaccia fare la cernita dell’inbox ogni volta che apro la mail. Per questo motivo ho creato una e-mail “newsletter” che leggo solo se e quanto ho voglia di leggere le newsletter.
Per i siti che seguo e che mandano informazioni quando pubblicano qualcosa o le cui newsletter sono la raccolta di articoli, ho scelto più che l’invio via mail l’uso dell’RSS.
Così facendo ho eliminato un altro po’ di mail.
E infine… controlla periodicamente le tue newsletter, gli interessi cambiano nel tempo, non avere paura di iscriverti ad una newsletter perché poi riceverai troppe mail. Provala e se non ti piace più, cancellati!
Oggi, compiti per casa: apri il tuo inbox e togli il tuo indirizzo da almeno 3 mailing list che non ti interessano.
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Quello su cui ho insistito tanto la scorsa settimana è che la mail è uno strumento di comunicazione, non la “to do list”, il calendario, il luogo per gli appunti. L’in box è la cassetta della posta, è il luogo nel quale arrivano le mail.
Seconda cosa, per poter lavorare bene e concentrati c’è una regola: evita le distrazioni. E le distrazioni sono anche il nostro in box, con il continuo arrivo di mail e di notifiche.
Come fare dunque? Utilizzare l’in box come raccoglitore di informazioni e non come dashboard.
Ti consiglio, per questa ragione, tre etichette molto utili. Non sono certo esaustive, magari tu avrai piacere di identificarne altre, ma voglio farti capire cosa significa utilizzare la mail come strumento di lavoro.
@to do & to remeber
Questa etichetta raccoglie tutte le mail che racchiudono un’azione che sia più lunga di due minuti e che non hai ancora avuto modo di portare a termine.
È buona prassi infatti, se una mail richiede poco tempo ed impegno per essere conclusa, che venga fatta e archiviata (o eliminata).
Se invece richiede un lavoro che implica un tempo maggiore, ecco che torna utile la categoria @to do. Quest’etichetta non sostituisce la lista delle cose da fare, dove tra le varie azioni ci sarà “rispondi alle mail”, ma fa in modo che poi tu possa lavorare su questa categoria di mail senza essere interrotto dall’arrivo di nuove mail, cosa che invece succederebbe se le avessi lasciate nell’in box.
@deleghe
Tutte le cose delle quali non ti occupi direttamente e che attendono una risposta o che implicano un’azione da altri andranno temporaneamente raccolte qui. Anche in questo caso l’etichetta non sarà sostitutiva della lista deleghe, perché ci saranno questioni che si sono delegate a voce, ma se devo riprendere una mail al volo, così sarà più veloce.
@cc
Tutte le cose sulle quali devi essere informato, ma delle quali non ti devi preoccupare in prima persona vanno qui, applica un filtro e raccoglierle. Sarà più semplice leggere tutte insieme, senza ogni volta pensare se è compito nostro o meno fare qualcosa.
Le tre etichette sono finite, ma te ne aggiungo una che non è utile per il lavoro, ma che può essere utile copiare.
@acquisti e buoni
Io ho creato quest’etichetta per archiviare temporaneamente tutte le mail riguardo agli acquisti che faccio on line. Finché non li ricevo e non è tutto in ordine, so che posso trovare rapidamente tutte le informazioni qui. Poi, di volta in volta, cancellerò quelle che non mi servono più. Tengo anche i buoni sconti o le promozioni che mi arrivano. Così facendo alleggerisco il mio in box e il mio occhio non cade ogni volta su un’informazione che non è così determinante, ma che mi è ancora utile.
Ricorda che una volta concluso qualcosa, la mail va archiviata, quindi oltre alle etichette sarà bene prevedere una buona struttura di archivio, agile e funzionale alle tue esigenze.
Prova anche tu e vedrai che utilizzando bene l’archivio e anche solo le prime tre etichette, lavorerai efficacemente e il tuo in box sarà un vero raccoglitore di… nuove informazioni!
E tu, hai qualche altra etichetta che ritieni utile?
