Quando chiedo ai miei clienti di mostrarmi l’agenda, spesso vedo che utilizzano la classica agenda giornaliera, con una pagina dedicata a un singolo giorno, per intendersi.

Quando chiedo come mai hanno scelto questa versione piuttosto che una settimanale o una mensile, la risposta è “ho tanti impegni”.

E la riflessione che subito mi viene alla mente è: chi non ha tanti impegni?

Molto spesso se si usa un’agenda è perché è necessario gestire il tempo e quindi perché le cose da fare sono tante.

L’agenda non è un mezzo obbligatorio, non è necessario per tutti, ci sono dei casi nei quali, in effetti, non è utile, ma di questo parleremo più avanti. Nella stra grande maggioranza l’agenda è utile nel momento in cui viene usata per gestire il tempo, gestire gli impegni e il loro carico nell’arco delle giornate.

Ecco il punto: l’agenda giornaliera ti fa concentrare su ciò che accade quel giorno, ma non ti dà la visione del carico del giorno successivo e del giorno precedente.

Lavorare concentrandosi solo sulla giornata spesso vuol dire perdere la visione generale e questo molto spesso porta a caricare troppo le singole giornate perché vengono vissute al massimo delle proprie capacità.

Così come è fondamentale, nel momento in cui si sceglie di avere un’agenda, averne solo una e non una di lavoro e una personale, è altrettanto importante considerare la pianificazione delle attività e non la singola giornata.

Nell’arco della giornata ci sono attività che pesano e altre che piacciono, ed è importante alternarle nel rispetto del proprio personale bilancio di energie, ma allo stesso modo non puoi pensare che tutte le giornate della settimana siano al 100% del tuo carico energetico.

Ecco, quindi, che uscire dalla visione del singolo giorno porta a essere più obiettivi, a non sovraccaricare le giornate e a valutare che, se c’è una giornata densa di impegni, forse quella seguente deve essere più morbida e solo se vedi più giorni insieme non ti devi ricordare a mente la sequenza delle giornate pesanti, vedi a colpo d’occhio i momenti intensi.

Inoltre, se utilizzi tecniche di produttività che aiutano a dividere le attività, come il metodo Hoppel, è molto più semplice capire a cosa è “dedicata” una giornata in un’agenda pluri-giornaliera.
Se non conosci questo metodo, molto in sintesi, punta ad aumentare la propria produttività dividendo la settimana in giornate dedicate al lavoro, alle commissioni e a sé. È molto utile ed efficace, ma ha bisogno di una visione un po’ più ad ampio spettro della singola giornata.

Spero proprio di averti convinto…

Se vuoi uscire dal concetto di urgente, immediato, smetti di usare la tua agenda come una lista, perché così si finisce con un’agenda giornaliera e ampia la tua visione!

Se non ti ho ancora convinto, ecco qualche caso nei quali è invece utile un’agenda giornaliera, magari tu fai parte di queste categorie:

• chi fa lavori fatti di soli appuntamenti, lavora da solo e non si sposta dal proprio ufficio o negozio: medici, parrucchieri;
• chi lavora senza necessità di interagire con altre persone e svolge lavori a numero dei quali deve tenere traccia: sarti, centralinisti;
• gli studenti: inizialmente è utile un diario giornaliero per semplificare il concetto di quando fare quali compiti, per focalizzarsi solo su un giorno.

Se non rientri in queste categorie, non significa che tu non debba avere un’agenda giornaliera, solo ti consiglio di non dedicarla alla gestione del tuo tempo, ma ad altri compiti altrettanto belli ed importanti, te ne suggerisco due:

il diario della gratitudine e il vero e proprio diario.

Nel primo caso un’agenda giornaliera è utile per concertarsi su un giorno solo e non “copiare” da quelli precedenti. Non sentirti dovere di riempire tutta la pagina si intende! Ma sfrutta la divisione per giornate.

Nel secondo caso è utile perché avrai spazio a sufficienza e un po’ ti obbligherai a scrivere qualcosa ogni giorno. Se invece il diario è un’attività che ti piace, meglio andare direttamente su un bel quaderno, così avrai la libertà di scrivere quanto e quando vorrai.

Un’agenda giornaliera può essere utile anche per un diario dei 5 anni, nel quale, dividendo lo spazio per ogni giornata in cinque parti, ricorderai cosa è successo giorno per giorno per 5 anni.

Come vedi anche le agende giornaliere sono utili, ma bisogna capire bene per chi e in che contesto.

Ci sono tante altre soluzioni e nelle prossime settimane andremo a conoscerle meglio, quindi continua a seguire il blog 😊

Se invece tu usi l’agenda giornaliera e per te funziona, raccontami perché, così avrò un altro esempio da aggiungere alla mia lista!

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