Le nostre divise

Le nostre divise

Siamo tutti lavoratori, figli, possiamo essere compagni, mariti, mogli, genitori e tante altre cose, e non ci comportiamo sempre allo stesso modo, non ci vengono cioè naturali le stesse cose e non consideriamo di avere le stesse incombenze in tutti i frangenti, ci hai mai pensato?

A casa dai genitori può essere normale che siano loro a cucinare, a casa tua lo farai tu. In ufficio sarà la tua segretaria a fissarti gli impegni, a casa lo farai tu. Quando vai ad allenare la squadra dei cuccioli darai tu le direttive, al corso di disegno ti verranno date.

Noi siamo persone e siamo tante cose, abbiamo cioè tanti ruoli e per ognuno indossiamo una divisa diversa che implica un modo di comportarsi, delle responsabilità e delle libertà differenti.

È molto utile avere ben chiaro il proprio ruolo e i propri compiti in ogni frangente, ma soprattutto condividerlo con chi ci circonda.

Se gli ambienti in questione sono molto diversi, ad esempio se lavori con persone diverse dai tuoi famigliari, o se hai un hobby in cui non coinvolgi i tuoi cari, allora le cose sono semplici, perché si tratta di saper gestire bene il tuo tempo dando spazio a entrambe le realtà.

Ma se le cose coincidono? Ad esempio in una ditta di famiglia, o se nel tempo libero tutti i tuoi cari si dedicano alla stessa attività sportiva?

Non è infatti detto che i ruoli in famiglia siano gli stessi che nel lavoro o nel tempo libero.

Può capitare che in famiglia le finanze siano gestite da una persona che poi in azienda fa altro. Può capitare che la persona trainante in un’attività sportiva non sia quella che tiene le redini in famiglia. Può capitare che sia in famiglia, sia al lavoro tutto sia deciso insieme.

Allora, l’organizzazione come può essere d’aiuto in questi casi?

DEFINENDO I RUOLI

 

Per gestire al meglio tempo, compiti da svolgere e risorse è davvero utile definire chi fa cosa. Certo, non devono essere necessariamente ruoli rigidi o non modificabili, ma definire in famiglia chi fa che cosa è davvero utile, a partire dai piccoli compiti come occuparsi delle immondizie, fino alle cose importanti, come chi si prende carico di tenere in ordine e aggiornate le assicurazioni.

Perché è importante fare una divisione a “mente fredda” e non decidere di volta in volta? Per definire il carico di lavoro e fare in modo che sia ben distribuito. Se poi ci sono dei figli è ancora più importante per dare una corretta dose di responsabilità e il giusto coinvolgimento nelle attività di famiglia.

Al lavoro, è inutile dirlo, è a dir poco fondamentale definire chi fa cosa e, se non sempre è necessario ricorrere a un vero e proprio mansionario, è comunque importante parlarne a carte scoperte e senza indugi.

Che i ruoli coincidano o meno la cosa che poi li rende validi e duraturi è il rispetto. Il rispetto del valore, del lavoro e della preparazione altrui.

Ecco come un aspetto organizzativo, legato a uno più profondo, un valore, permettono di fare in modo che tutti possano svolgere i propri compiti al lavoro o a casa, senza intralciarsi, con la giusta indipendenza e soprattutto con un fine comune.

 

USANDO I GIUSTI STRUMENTI

 

Quello che funziona, funziona in tutti gli ambiti!

Quindi se a casa si è trovata una strategia che funziona per tenere traccia delle cose da fare, può essere utile riproporla tale e quale al lavoro o nel tempo libero.

Idem per il sistema di archiviazione o per definire insieme i momenti di pianificazione.

Non occorre arrovellarsi e cambiare strumenti ogni volta, piuttosto è meglio riutilizzarli, ma con livelli di approfondimento diversi.

Magari la mia lista acquisti in azienda è semplice, mentre quella di casa è divisa per tipologia di negozio e per chi poi andrà a fare le spese. Al contrario l’archivio di casa può essere per categorie e poi per ordine temporale, mentre in azienda ci saranno sottocategorie complesse e un’ulteriore divisione per anno e poi per mese.

In breve, ogni frangente avrà i suoi strumenti, ma poiché ognuno di noi funziona allo stesso modo in ogni ambiente, cioè tende a categorizzare, a valutare le priorità, a memorizzare nello stesso modo, una volta trovato il sistema che funziona a livello di persona (e ancor di più a livello di gruppo), è molto più semplice replicarlo, con i dovuti accorgimenti del caso, che strutturarne uno completamente diverso.

 

Quando i nostri ruoli sono tanti è importante considerarli tutti e di volta in volta calarsi in ognuno con la giusta divisa e cioè con ruoli precisi e sfruttando i giusti strumenti!

E per te funziona? Cambi divisa?

 

 

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Azienda in famiglia

Azienda in famiglia

Lavoro spesso in piccole realtà aziendali dove lavoro e famiglia sono due aspetti intimamente legati.

Si tratta di ambienti molto belli, dove le persone credono molto nel proprio lavoro e non sottovalutano il proprio legame, ma per queste stesse ragioni e bene che ci siano delle regole chiare e definite, in modo da rispettarsi a vicenda, dare il meglio al lavoro, e non mettere a rischio il legame privato.

In questi ambienti alcuni aspetti organizzativi diventano ancora più importanti, la pianificazione ad esempio.

La pianificazione è essenziale per dare a ognuno i giusti spazi, il tempo necessario a svolgere il proprio lavoro e anche a definire insieme il futuro della propria azienda.

Se l’azienda è un’azienda di famiglia diventa prioritario saper pianificare insieme.

Pianificare insieme significa tenere conto delle necessità di tutti i componenti della famiglia. Significa anche definire obiettivi condivisi e importanti per tutti sia lavorativamente sia personalmente.

Questo aspetto è certamente il più difficile perché per riuscire a identificare la linea di sviluppo della propria realtà lavorativa è importante considerare i nostri “colleghi” dal punto di vista professionale, per i loro punti di forza e per il loro valore.

Quindi anche se si parla di famiglia, quando si tratta di obiettivi aziendali è bene chiarire come ognuno, dal punto di vista professionale, può contribuire e in che obiettivi vuole investire.

Far crescere un’azienda significa saper guardare a lungo termine e investire nelle persone giuste. E per persone giuste vuol dire proprio valutare i componenti della propria famiglia dal punto di vista professionale, saper fare questo passaggio non è scontato!

Il rovescio della medaglia è che quando si valuta uno sviluppo a lungo termine, bisogna fare i conti anche con i programmi famigliari, di tutti. A livello di gestione dei tempi, quindi, è bene tenere conto sia del lato personale che lavorativo: se ci sono nuovi arrivi in famiglia non è il caso di pensare ad uno sviluppo troppo marcato dell’azienda, le persone avranno bisogno di un momento più tranquillo e di routine.

Allo stesso modo quando si parla di sviluppo e crescita è bene far sì che ognuno possa dare il meglio di sé e quindi che l’ambiente di lavoro sia motore di un buon lavoro e non di rivalse personali.

L’aspetto del rispetto del lavoro degli altri è fondamentale in qualunque realtà lavorativa, ma quando lavoro e famiglia sono un tutt’uno è ancora più importante.

Organizzativamente parlando rispettare il lavoro altrui significa definire bene chi fa che cosa.

Se i mansionari sono un aspetto noioso e burocratico in un’azienda, in un’azienda famigliare significano mettere limiti e allo stesso tempo dare spazio di movimento in autonomia.

Rispetto e definizione dei ruoli trovano poi la loro migliore espressone nella pianificazione.

Sì, perché in un’azienda famigliare ben impostata, deciso chi fa cosa e chiarito che il lavoro di tutti è ugualmente importante e valido ecco che segue che la pianificazione debba essere condivisa e comune.

Per pianificazione intendo quella a tutti i livelli.

Se prima ho parlato di direzione dello sviluppo dell’azienda e quindi di pianificazione a lungo termine, ora parlo di pianificazione quotidiana. È infatti importante che il team di lavoro, in questo caso la famiglia trovi un momento per definire, a grandi linee, ciò che verrà fatto nel breve termine, e cioè nella settimana, o nelle settimane.

Il tempo della pianificazione è un tempo apparentemente perso e in questo caso è veramente un tempo investito!

  • Ognuno potrà condividere quali sono i propri obiettivi e le proprie priorità e insieme si valuterà quali mettere nelle cose da fare e quelli da posticipare.
  • Insieme si deciderà chi si occuperà di cosa e per quando.
  • Ognuno avrà quindi la libertà di procedere con il proprio lavoro secondo queste linee guida definite insieme.
  • Ognuno potrà lavorare indipendentemente e non sovraccaricare gli altri con ulteriori discussioni o interferenze, preservando il proprio lavoro.

Una pianificazione di questo tipo rispetta i tempi di tutti i componenti della famiglia, dà ad ognuno il suo ruolo e il suo lavoro e permette di mantenere il lavoro separato dalla vita personale, perché ognuno può dedicarsi ai propri compiti, in una sintonia globale, dando spazio al proprio valore personale.

Azienda e famiglia non devono essere per forza un ossimoro, basta definire le giuste regole e sfruttare al meglio i principi organizzativi: ruoli e pianificazione, mescolati con la giusta dose di rispetto.

 

 

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I 3 passi della scelta organizzativa

I 3 passi della scelta organizzativa

Scegliere è faticoso, ma non scegliere lo è ancora di più.

Organizzativamente parlando questa è una piccola grande verità che mi sta spesso scomoda.

Sì, fatico ad accettarla proprio perché scegliere appunto impegna, richiede energia. Ci hai mai pensato?

Certo, scegliere cosa vuoi mangiare, cosa vuoi indossare, se hai voglia di accettare un lavoro o no possono essere scelte semplici se sai già i tuoi gusti e ciò che puoi o vuoi fare. Ma in momenti di difficoltà anche queste cose possono essere fonte di stress.

E se questi punti si possono comunque risolvere velocemente, non pensare di considerare l’energia e il tempo che richiedono certe decisioni è controproducente.

Lo diventa da tanti punti di vista. Dal punto vista organizzativo tenere le cose in sospeso porta a non poter pianificare bene le cose, a mantenere i cerchi aperti e a sprecare le energie.

Ma il dettaglio organizzativo in più che spesso manca è il fatto di lasciarsi del tempo proprio per decidere.

Vedo spessissimo progetti dove i tempi sono serrati al punto che non ci si può permettere una riflessione a mente fredda o un cambio di rotta, dove non c’è rispetto per la natura umana che per decidere ha bisogno di tempo ed energia e paradossalmente questo significa proprio poterci non pensare per un po’ di tempo.

Facciamo un esempio concreto per chiarire il concetto.

Hai fatto un nuovo progetto fantastico e ora devi creare il sito web. Hai chiesto tre preventivi e ora hai tutti i dati alla mano. Come scegliere? Beh, dovrai fare le comparazioni del caso prima di passare all’azione, alla scelta appunto.

Magari uno ti propone un tot di pagine, un altro ti dice che ti appoggerà nelle revisioni e il terzo che si occuperà lui anche della parte grafica.

Ma ognuna di queste informazioni implica delle decisioni: hai già definito quanto contenuto metterai nel sito? I testi? Questo ti permette di capire se le pagine sono in numero adeguato.

Hai delle capacità informatiche tali da poter seguire il sito per conto tuo? Lo vuoi fare? Quanto è importante per te poterlo seguire in autonomia o preferisci esternalizzare le revisioni?

Hai già un progetto grafico? Per farlo c’è bisogno di tempo e anche di fare un percorso per identificare appieno il proprio brand, ma di questi aspetti… hai tenuto conto nel tuo Gantt?

Come vedi ogni scelta ha i suoi risvolti e se tu non hai messo in programma del tempo per lasciare che la tua mente ci pensi su e valuti… sarai inevitabilmente in ritardo e probabilmente avrai anche la sensazione di aver scelto male, sentendo di non aver considerato appieno tutti gli aspetti.

Come vedi è fondamentale considerare anche il tempo della scelta e soprattutto il tempo per non pensarci più e lasciar sedimentare il tutto. Quando poi riprenderai in mando le cose, sentirai le tue scelte più chiare e definitive.

Ma non è finita qui… il rovescio della medaglia è che per avere una buon calendario e una buona agenda, come abbiamo visto in questo mese… qualcosa va scelto.

Quindi sì al tempo della scelta, ma anche no alla continua procrastinazione: dopo aver fatto tutti i ragionamenti di cui sopra, scatta il timer e si chiudono le cose.

Basta ai “ci penserò”, o “lo farò quando ho tempo” i passi della “scelta organizzativa” sono semplici:

  1. se ci metti meno di due minuti a decidere qualcosa, fallo e chiudi l’azione;
  2. se ci metti di più, alloca del tempo per scegliere, rispetta i tempi di riflessione e di cova, quelli di cui ti ho raccontato prima;
  3. quando il tempo è passato, l’azione va fatta, è tempo di scegliere.

  

Prova ad applicare questo processo e a tenerne conto quando pianifichi il tuo tempo e i tuoi progetti, vedrai che avrai molti meno inghippi organizzativi e sentirai le tue scelte più consapevoli e serene.

Sì, ti sembrerà stano, ma mi occupo anche di questo. Organizzare il tempo, i progetti significa anche lavorare sulle proprie priorità e sulla gestione dei tempi legati a questi aspetti, quindi, a meno che non si tratti di scelte di vita, ambito che non mi compete, ti offro il mio aiuto anche per questo, perché se impari a considerare tutti i tempi della pianificazione, compresi quelli della scelta, le tue giornate fileranno un po’ più lisce e saranno un po’ meno stressanti.

E tu, come te la cavi con la pianificazione della scelta?
Applica i tre passi e fammi sapere come va, ti leggo nei commenti!

 

 

Photo by Shumilov Ludmila – Unsplash

Lo farò… forse un giorno

Lo farò… forse un giorno

“Vorrei proprio vedere quella mostra, appena ho un momento libero ci vado”

“Sì, vediamoci presto”

“Mi piacerebbe leggere questo libro, magari una sera inizio”

 

Ti capita di dire frasi come queste? Capita a tutti di fantasticare, desiderare di occupare un po’ di tempo con un’attività piacevole come una mostra, una passeggiata, un caffè con una persona amica e poi concludere, un po’ di tempo dopo, dicendo che non c’è tempo o che la mostra è finita.

Come mai diciamo che vorremmo fare qualcosa e poi ci lasciamo sfuggire la cosa stessa? Non la riteniamo importante?
Direi proprio di no, un momento per sé è sempre fonte di energia e gratitudine, eppure spesso rimane in fondo alla lista delle cose da fare.

Mi sento ora di dire, con profonda tranquillità, che questo tipo di procrastinazione capita a tutti.

Sì, di fatto è una procrastinazione e può dipendere da diverse ragioni.

 

NON È IMPORTANTE

 

Ci sono molte frasi che si dicono per educazione, ma se in cuor tuo pensi che non hai voglia di passare del tempo con qualcuno o fare una determinata cosa, cambia le tue parole per rispetto verso di te.

Non occorre dire “vediamoci presto per un caffè” se non ti va, va benissimo, un “sono felice di averti incontrato e di aver fatto due chiacchiere insieme” è più che sufficiente.

Se si tratta di un’attività… beh, ti rimando alla gestione delle cose non importanti e non urgenti per spronarti una volta in più a rendere il tuo tempo prezioso solo con ciò che ti dà gioia e ti serve.

 

CI SONO MOLTE ALTRE COSE PRIMA

 

Questa spesso è una scusa, ma se non lo è, non resta che lavorare sulle proprie priorità.

Il semplice motivo per il quale certe cose comunque vengono fatte è che sono ritenute oggettivamente importanti e non possono essere rimandate.

Questo è il famoso lato destro della Matrice di Eisenhower e per lavorarci occorre lavorare sull’organizzazione del proprio tempo, ma per oggi posso sinteticamente dirti che dipende strettamente dalle tue priorità.

Il fatto di trovare tempo per qualcosa sta nel considerarlo per il suo valore, e quindi importante per te, e da fare, quindi non più rimandabile, proprio come se fosse una bolletta che scade oggi, non perché oggettivamente in scadenza, ma perché tu hai deciso internamente che lo è.

 

NON VUOI SCEGLIERE

 

Questa è la vera procrastinazione, le cose rimangono lì perché non hanno un posto. Si tratta di azioni che non hanno trovato un posto nella tua agenda, cioè non sono state pianificate.

Vuoi vedere una mostra e pensi che lo farai? Facciamo il passo successivo: quando? Raccogli informazioni per decidere. Sono certa che in meno di due minuti con una ricerca in Google potrai scoprire orari e termini e valutare, in base alle tue giornate libere, un programma di massima per andare. Ora, se ti va, fissa l’appuntamento in calendario.

Ecco la vera ragione delle cose eternamente sospese: non hanno posto nella tua pianificazione.

Se una cosa ti va, prendine nota, e quando metti mano alla tua pianificazione del tempo (cioè quando fai l’agenda per il mese, la settimana o la giornata) valuta se è il momento di farla, oppure no, o anche più semplicemente, di iniziare ad affrontarla e, in questo caso, definisci se è ora di fare il primo passo e qual è, metti questo in agenda.

Ecco il caso delle vacanze, magari non è il momento di prenotare voli o hotel, ma quello di togliere le giornate dal tempo di lavoro e iniziare a cercare informazioni su dove e cosa fare, sì.

Vale per le cose grandi, ma anche per le piccole: cucire un bottone, contattare un collega per un nuovo progetto, andare a comprare un libro.

Se è una cosa per te importante, e quindi hai deciso di farla, definisci anche quando farla, dalle uno spazio definito nel tuo tempo.

Delle tre ragioni, quest’ultima è la più ostica da affrontare, perché richiede consapevolezza e soprattutto il giusto approccio. Ma una volta che hai fatto tuo questo passaggio, sarà molto più semplice da risolvere da un punto di vista organizzativo: la scelta sarà più semplice e veloce e, a seconda dell’idea, basterà annotarla in una lista, in un calendario o in un’agenda… o ancora più semplicemente… farla!

E tu, cosa hai deciso di fare? E quando?

 

 

Photo by Oleksandra Bardash – Unsplash
L’organizzazione dà benessere

L’organizzazione dà benessere

C’è poco da fare, l’organizzazione dà benessere.

Ci credo profondamente e vorrei che anche tu la pensassi come me, quindi ecco delle buone ragioni per rivedere la propria organizzazione personale.

 

TI PERMETTE DI AVERE LE COSE GIUSTE

 

Avere ciò che serve ti permette di affrontare meglio le sfide della vita. Allo stesso tempo non sentire il peso di ciò che invece è lì per caso o per una decisione procrastinata permette di affrontare le sfide con maggiore agilità.

È una spirale in continua evoluzione, il contrario di un circolo vizioso: avere ciò che serve offre i mezzi, avere ciò che piace dà sicurezza, essere sicuri e sentirsi capaci fa andare dove si desidera, sentirsi sulla strada giusta incoraggia a scegliere cosa lasciare andare… e via, si ricomincia!

Quindi non aver paura di lasciar andare, pensa che stai solo andando dove desideri con una marcia in più: le tue abilità e la giusta leggerezza.

 

TI PERMETTE DI NON SCEGLIERE OGNI VOLTA

 

Scegliere costa energia, a tutti e sempre. Saper organizzare le piccole cose permette di non scegliere sempre tutto: cosa indossare, cosa portare con sé, come muoversi, come organizzare la scrivania, come organizzare un archivio.

Sapersi organizzare dà modo di riflettere sulle proprie priorità e quindi aiuta la scelta sul cosa fare oggi e cosa domani. Pianificare le cose permette, infatti, di non scegliere cosa fare ogni mattina e ogni volta che si è concluso un compito e dà anche la serenità di arrivare in fondo alla giornata o settimana con una buona quantità di cose fatte.

 

TI DÀ IL TEMPO PER LE TUE PRIORITÀ

 

La consapevolezza di andare dove desideri e di pianificare questo percorso ti fa anche capire che le cose per te importanti (le famose cose non urgenti ma importanti) meritano il giusto spazio, senza sensi di colpa e la sensazione di acqua alla gola.

Non ha importanza se queste priorità siano andare in palestra, stare con i figli, leggere un libro sul divano o frequentare una seconda laurea… l’importante è che siano cose per te di valore.

 

Io credo sinceramente che l’organizzazione dia benessere, credo anche sia un percorso non sempre lineare e facile, ed è per questo che ci sono dei professionisti ad accompagnare le persone in questo cammino, e io questo voglio per te: che tu sia felice e rispetti le tue priorità.

Penso anche che, nel rispetto delle proprie esigenze e con la giusta consapevolezza, sia un percorso continuo, non solo perché ci si può sempre migliorare, ma perché le esigenze, i progetti cambiano nel tempo. E per la stessa ragione posso dirti di aver sperimentato sulla mia pelle momenti di poca o cattiva organizzazione e, dulcis in fundo, lasciami aggiungere che non devi sentirti in difficoltà se ciò che a sempre funzionato ora non funziona più.

Io sono qui per te anche in questo caso, io sono l’occhio esterno che vede ciò a cui tu hai fatto l’abitudine, sono l’occhio esperto che ha studiato e ha diverse soluzioni da mettere in campo e, per te, sceglie solo quella che ti calza su misura.

Tu devi solo fare tuo il concetto che nulla vale di più della tua sostenibilità e che l’organizzazione è il mezzo che ti farà percorrere la strada verso il tuo personale benessere.

E sarò felice di accompagnarti in questo percorso.

 

 

Photo by Goutham Krishna – Unsplash