Pomodoro per tutti?

Pomodoro per tutti?

25 minuti di attività e 5 di pausa, ripeti il tutto per 4 volte e poi fai un pomodoro intero di pausa.

 

Questa, molto in sintesi, la ricetta della tecnica del Pomodoro.

È una delle tante tecniche di produttività personale che insegno e condivido con i miei clienti. In cosa consiste? Nel breve, consiste nel considerare il proprio tempo come se fosse fatto di sessioni, ogni sessione è un pomodoro. Il pomodoro è però composto di un tempo di lavoro e un tempo di pausa, il primo della durata di 25 minuti e il secondo di 5 minuti.

La bontà della tecnica sta nel rispettare entrami i tempi, quello di lavoro e quello di pausa, e soprattutto, nel dedicare le giuste attività di tempo in entrambe le parti.

Quindi, nella sessione di lavoro si dovranno pianificare delle attività consone a un tempo di 25 minuti, unendone di simili se più brevi (es. telefonate o mail), o spezzettandole se più lunghe (es. lettura di un libro, ricerca, scrittura di un report).
Allo stesso modo nei momenti di pausa bisognerà fare delle vere attività da pausa: una passeggiata, mangiare un frutto, prendere una boccata d’aria… quindi niente mail personali o mestieri di casa.

Questa è una tecnica che ormai è molto nota e della quale si legge tanto e per la quale ci sono molte App che aiutano… ma come sempre la cosa non finisce qui, nel senso che, se si studia la tecnica a fondo si scopre che è ben più complessa di quello che ti ho detto qui.

In effetti, molto del lavoro sta nella pianificazione delle attività dei pomodori, nel registro delle distrazioni, cioè quel foglio che devi avere a fianco ogni volta che “attacchi” un pomodoro e dove scrivi, scaricando la mente, ciò che ti viene in mente e che è al momento fuori posto, e, infine, nella parte di verifica dei pomodori fatti.

Non voglio addentrarmi nella tecnica, ci vorrebbe molto più tempo di quello che si può dedicare a un post, ma vorrei farti capire per cosa questa tecnica può esserti utile, anche applicata nella “versione semplice” che ti ho descritto fin qui.

 

 

A COSA SERVE

 

Per le cose noiose

È molto utile, a mio avviso, per tutte le cose molto noiose. Sì, perché uno dei punti forti di questa tecnica è che al tempo di lavoro segue quello di pausa. Quindi ti impegni al massimo per fare qualcosa, ma solo per 25 minuti, dopo basta, ci sono i 5 di pausa. Nota bene, potresti anche decidere di avere un tempo di pomodoro diverso, ad esempio 10 o 15 minuti se si tratta di riordinare uno spazio.

Il fatto di sapere che c’è un inizio e una fine, che il tempo è contato e che quindi fai sì una cosa noiosa, ma la fai solo per quell’arco di tempo, ti porta ad essere più efficace e motivato.

 

A iniziare

Questa è una tecnica molto utile per cominciare a gestire il tempo e la propria produttività. Quindi se il tuo tallone d’Achille è proprio quello di fare una cosa per un tempo continuato, questa è la tua tecnica. Se ad esempio ti distrai, cominci una cosa e poi ne fai un’altra, se ti annoi facilmente, ecco, prova a impostarti un pomodoro, anche breve, e rispettalo. Non verrà la prima volta, magari nemmeno la seconda, ma secondo me la terza sì!

 

A finire

Consiglio molto spesso questa tecnica a chi continua per un tempo molto lungo un’attività. Mi spiego meglio: la differenza tra uno studente e un lavoratore è che il primo può potenzialmente non finire mai di studiare, c’è sempre qualcosa in più da studiare e imparare, il secondo, al contrario, deve portare a termine i propri compiti in un tempo definito e non “perdere” tempo in lavori inutili o non pagati. Detto che si può comunque sempre migliorare un lavoro, un prodotto, c’è un tempo in cui è necessario fermarsi, quindi anche in questi casi il pomodoro è un buon aiuto. Io consiglio quindi questa tecnica per i lavori di ricerca, per le revisioni e via dicendo.

 

A non pensarci

Il fatto che ci sia un timer a tenere il tempo e non stia a te controllare continuamente l’orologio aiuta molto a dedicarsi pienamente a quello che stai facendo. Questo è molto utile, ad esempio, per dei momenti di lettura o scrittura focalizzati, per delle sessioni di meditazione o di brainstorming.

 

 

A COSA NON SERVE

 

  • per tutte le persone che riescono a lavorare concentrare per tempi lunghi;
  • per chi ha un lavoro molto dinamico, con molti spostamenti, ad esempio un lavoro in negozio o un servizio clienti;
  • per chi fa attività molto diverse nel proprio lavoro con tempi tra loro molto diversi, ad esempio un medico, un commerciale.

In questo caso vanno meglio altre tecniche di produttività, ma questo non significa che la tecnica del pomodoro non possa essere applicata in modo alternativo per altre cose, ad esempio:

  • il riordino della scrivania o dell’ufficio;
  • il tempo di ginnastica;
  • il tempo sui social;
  • imparare i termini di una nuova lingua;
  • la lettura delle mail;
  • l’archiviazione dei documenti;
  • le faccende domestiche;

e l’elenco potrebbe essere molto lungo…

 

 

Come vedi è una tecnica che aiuta molto la percezione del tempo e che insegna a gestire la produttività, ma non necessariamente si adatta a tutti e a tutte la situazione, il bello sta nel trovare il modo di renderla utile per te.

E tu, per cosa la vuoi usare?

 

 

Photo by Ioan – Unsplash
La valvola di sfogo

La valvola di sfogo

Spesso ti racconto quanto sia importante rispettare l’orario di lavoro, per dare il giusto bilancio tra lavoro e non lavoro. Ma in questo tempo di non lavoro credo ci sia una cosa ancor più importante da tenere da conto e cioè… la tua valvola di sfogo.

Per quando ci si impegni, spesso il lavoro è fonte di stress, tensioni e, anche se ben pianificato e organizzato, richiede comunque molto impegno mentale e un buon dispendio di energie.

Nell’ottica di una buona gestione del proprio bilancio di energie, ecco che dopo tutte queste attività che consumano energie, ce ne vuole una che ne dia, e non vuol dire necessariamente non far nulla.

Se ti va di non fare nulla, non fare nulla, ma credo sia importante trovare qualcos’altro che ti piaccia fare. Può essere la palestra, una camminata, una nuotata… anche leggere, fare yoga, meditazione o guardare un film.

 

L’importante è che costituisca una vera valvola di sfogo per tutte quelle tensioni accumulate.

 

Il primo passo è certamente accettarle, riconoscere che ci sono e che è invitabile averle, il secondo è lasciarle andare, se sei una persona più tranquilla, o buttarle fuori, se sei una persona più attiva.

Per questa ragione non pensiamo che dire “esco dal lavoro per andare in palestra” significhi “non ho voglia di lavorare”, anzi significa piuttosto voglio lavorare meglio perché tengo da conto il mio equilibrio energetico e preservo la mia produttività e la mia serenità.

 

Qualunque sia la tua valvola di sfogo, rispettala e mettila in agenda esattamente come le tue attività di lavoro.

 

Del resto, sei una persona unica e quindi il tuo tempo è uno, che sia di piacere o di lavoro, sempre uno è, e qui sta il trucco, per gestire il tuo tempo, tieni conto di entrambe le parti.

E la tua valvola di sfogo qual è?

 

 

Photo by – Fitsum Admasu – Unsplesh
Siamo ciò che mangiamo

Siamo ciò che mangiamo

Quante volte ti sei ritrovato a mangiare davanti al pc? Quante volte a saltare il pranzo? O a fagocitare qualcosa trovato all’ultimo momento al bar o alla macchinetta, giusto per tornare un po’ in qua con gli zuccheri?

Diciamolo: capita a tutti. Il punto è se capita una volta ogni tanto o se è una vera e propria abitudine.

Il problema del far diventare un’alimentazione sommaria un’abitudine è che di fatto, va a lavorare ancora una volta contro la tua produttività.

Il nostro corpo è una macchina fantastica, funziona molto bene, se correttamente alimentata.

 

Per questo ti dico: sei ciò che mangi.

 

L’energia viene da lì, oltre che dal sonno, e, come ogni tipo di energia, non è possibile metterla da parte e usarla in un secondo momento, bisogna prenderne il giusto quantitativo quando ce n’è bisogno.

 

Quindi né troppo poco, né troppo, ma soprattutto di qualità.

 

Di certo non metteresti carburante scandente nella tua auto per poi portarla dal meccanico ogni settimana, no? Allora vedi di fare lo stesso con il tuo carburante, il tuo cibo.

E di fatto, per rispettare questo principio, è necessaria un po’ di organizzazione.

 

NON FAR FINTA DI NULLA

 

Il fatto di non occuparsene non equivale a risolvere il problema. Mi spiego: se non pianifichi di fare una buona spesa, molto probabilmente mangerai un po’ a caso quello che ti capita. Quindi, risolvi il problema a monte e in modo razionale: fai una lista della spesa che tenga conto delle tue necessità. Il fatto di farla in anticipo fa sì che tu possa essere più razionale e consapevole e non ti faccia trascinare dall’impeto dell’ultimo minuto, detto anche “ho voglia di”.

 

NON DIMENTICARE LE PAUSE

 

La maggior parte del cibo che non ci piace è frutto di uno spuntino fatto a caso. Anche qui si tratta di non ignorare il problema, ma di aiutarsi ad affrontarlo al meglio.

Se ci pensi prima e prendi cose più leggere, come un po’ di frutta, o cose un po’ più sane, quando avrai il famoso buco a metà mattina, o il pomeriggio prima di andare in palestra, ecco che non sarai un avventore delle macchinette, ma avrai già pensato alla soluzione, più sana e soprattutto più utile al tuo metabolismo.

 

NON TIRARE LA CORDA

 

Come per il lavoro ci vuole bilancio tra attività e pausa, così con le energie va valutato il bilancio con una certa costanza. Ogni volta che salti una pausa, un pranzo, metti sotto stress il tuo corpo chiedendogli di fare più fatica e di andare a ripescare energie altrove. È molto meglio poco ma frequente, che tanto una volta sola. Quindi anche qui…

santifica le tue pause, a partire da quella del pranzo. Ancora una volta il tuo umore e la tua produttività te ne saranno grate.

In questo senso un pizzico di organizzazione aiuta. In primis, ci sono le scelte consapevoli su cosa magiare e quanto, e se poi vuoi andare oltre, puoi iniziare a pianificare i pasti da avere con te. In questo senso, al volo, ecco due consigli veloci: a cena fai un po’ di più e metti via una porzione per domani, lo sforzo è già stato fatto. Il secondo consiglio è fare batching in cucina: quindi preparare una cosa in più porzioni da mettere via, magari in freezer, e prenderle all’occorrenza.

 

Di questo potremmo parlare a lungo, anche se l’argomento non è tema delle mie consulenze di lavoro, ma questo non significa che se lavoreremo insieme per la tua gestione del tempo, io non metterò l’accento sulle tue pause e sulla qualità della tua energia!

E tu, con quale di questi aspetti vuoi cominciare?

 

 

Photo by – Brooke Lark – Unsplesh
Produttività in un respiro

Produttività in un respiro

Prima di intraprendere la libera professione ho lavorato come dipendente e, ancora prima per un lungo periodo, con i contratti a progetto. In entrambe le esperienze ho notato come il livello di stress aumenti nel corso della giornata e che a metà mattina le persone sono generalmente talmente immerse nel proprio lavoro, dalle urgenze, dalle scadenze, da perdere il sorriso e diventare sempre più irritabili.

Succede anche nel tuo luogo di lavoro?

Ora vedo che non mi succede più, ma comunque il cuore della mattina è un momento di lavoro intenso e di solito sono molto concentrata su ciò che sto facendo, tanto da dimenticarmi che magari è ora di fare una pausa.

 

Da quest’approccio nasce la mia rubrica #unminutoperme, con l’idea che basti molto poco, anche solo un minuto, per riprendere il tempo che serve per respirare e ritrovare la giusta prospettiva.

 

Non occorre fare grandi cose: sgranchirsi gambe e braccia, abbassare le spalle, cambiare aria alla stanza, fare due passi, bere un po’ d’acqua, concedersi un momento per ciò che piace… tante sono le piccole cose che si possono fare, ma l’importane è farle con consapevolezza, con la mente e il corpo presenti qui e ora.

Ecco che nei miei precedenti lavori avevo settato un allarme, una campana tibetana, alle 11.00, che mi ricordava di fermarmi e fare un respiro profondo. Uno, singolo, ma ben fatto, in presenza di me stessa.

Credimi, è un piccolo gesto, ma se fatto con consapevolezza può darti molto.

Anche perché, come ben sai, poi diventa un’abitudine e quando scatta il campanello d’allarme delle spalle tese, del pensiero affannoso dettato dalle urgenze, ecco che hai una piccola àncora che ti può riportare alla realtà riducendo ansia e stress.

 

Le cose da fare non cambiano, ma il tuo approccio sì.

 

Quindi tutto fila più liscio, diventa più affrontabile e soprattutto riprende la corretta importanza, la giusta prospettiva.

Ti sembrerà strano, ma l’approccio alle cose cambia anche la produttività, quindi… approfittane e programma la tua sveglia, la tua campana tibetana e… respira, mente e corpo, qui e ora!

 

 

Photo by Manja Vitolic – Unsplesh
Pianificazione a tre quarti

Pianificazione a tre quarti

La regola d’oro della pianificazione è trovare il magico equilibrio tra ciò che si desidera fare e la realtà delle cose. Sai che ci tengo tanto a fare in modo che la tua pianificazione ti sia di supporto e che tu non te la senta stretta e pressante.

 

In breve, mi piace ricordare che il tempo da pianificare non è la totalità del tempo, bensì i ¾.

 

Cosa vuol dire? Che se il tuo tempo di lavoro sono otto ore, ne devi pianificare sei, non quattro e non nove.

Dirai: “beh, ovvio che non ne devo pianificare nove se ne ho solo otto a disposizione”, e invece questo è quello che spesso succede. Capita, infatti, di mettere in sequenza tante attività con la sindrome del super eroe (“sì tanto ce la faccio in cinque minuti, questa è una cosa da poco”), salvo poi arrivare a sera lamentandosi di avere troppe cose da fare e non essere riusciti a completare la lista.

In realtà il problema non è tanto quello di non aver calcolato il numero giusto di attività, ma di non aver associato il tempo corretto da dedicare a tutte le attività.

 

Per farlo è molto utile pensare alla tua giornata come a uno spazio da riempire, dove togliere blocchi di tempo.

 

Questo semplice cambio di prospettiva, da elenco puntato a insieme di blocchi ti può aiutare a non pianificare involontariamente nove ore in un tempo di otto. Te ne avevo parlato anche in questo post.

Sembra poi paradossale, ma non vale la pena nemmeno pianificare solo quattro ore, perché altrimenti poi sorgerà la domanda “e ora che faccio”.

Se il problema è gestire le priorità e arrivare a fine settimana facendo non solo le cose importanti e urgenti, ma anche cose che per te sono di valore, e quindi importanti ma non necessariamente urgenti, ecco che se non le metti in agenda, non le pianifichi, molto probabilmente non le farai mai.

Può valere la pena pianificare solo quattro ore se sai che la giornata sarà ricca di imprevisti, ma non lasciare al caso la gestione del tuo tempo, sarà il modo migliore per renderlo inefficace!

Ecco, quindi, perché è importante pianificare la giusta quantità di tempo, i ¾ giusto?

 

Vediamo in breve i vantaggi di una pianificazione di questo tipo:

  • Se capita un imprevisto, hai il tempo di gestirlo.
  • Se hai calcolato male i tempi, hai del tempo in più per riparare.
  • Se sei svogliato e ci metti di più a fare le cose, rimarrai comunque nei tempi.
  • Se finisci prima, tanto meglio, tempo in più per il relax o tempo per fare qualcosa che è in fondo alla lista.
  • Avendo il numero giusto di cose da fare, lavorerai in modo concentrato, ma allo stesso tempo non ti sentirai sottopressione all’idea di dover finire tutto.
  • Sai che la tua giornata è sì di lavoro, ma anche con delle pause degne di nota.

Ecco che la lista potrebbe andare avanti ancora a lungo… ma voglio concludere dicendo che c’è un solo tempo da non programmare, la famosa eccezione che conferma la regola. Sai qual è?

Il tempo di riposo, di relax, di vacanza, il tuo tempo.

Lì non c’è regola dei ¾ che tenga, sono i tuoi 4/4 per fare ciò che ami, o semplicemente per non far niente!

 

E i tuoi ¾ come funzionano? Se non funzionano, sai che io sono qui per te!

 

 

Photo by Dev Bezbaruah – Unsplash