Quando ero bambina e finiva le scuole mi piaceva molto
andare subito a comprare i libri per le vacanze.
Non mi piaceva fare i compiti, ma l’idea di avere un libro nuovo da disegnare, colorare, mi piaceva un sacco. C’è da dire che spesso i libri delle vacanze erano più belli del sussidiario, più colorati, più divertenti e quindi mi piacevano di più e mi alleggerivano il “duro” compito delle lezioni in vacanza.
Ti parlo di questo perché anche adesso che sei “grande” vale
la pena fare lo stesso sforzo e darsi i compiti per le vacanze.
Non è necessario siano veri compiti, quando il fatto che tu decida cosa vuoi fare e che lo porti a termine.
Spesso l’estate è un momento nel quale l’energia va un po’ a
zero, allora il compito per le vacanze sarà: riposarsi.
Se invece lavori in questo periodo, allora il mio consiglio
è scegli il lavoro da fare in base a dove sei.
Non ci si pensa sufficientemente, ma non è che per lavorare si debba per forza essere in ufficio. Se sei un libero professionista puoi anche valutare ambienti diversi in base ai lavori che devi fare.
Quindi, se hai bisogno di documenti e di silenzio, di sicuro l’ufficio è di scuro il posto ideale. Ma se devi studiare, leggere, creare allora puoi valutare anche altri luoghi, così da rendere produttivi anche momenti che altrimenti non lo sarebbero.
Ad esempio… perché non stare seduti in terrazza all’ombra a leggere?
Oppure andare in un bosco per fare un po’ di braistorming?
Quello che voglio dire è che questo è un momento dell’anno nel quale si può stare più facilmente all’aria aperta, vale la pena approfittarne e considerare come svolgere in maniera alternativa le cose di sempre.
Cambiare aria e cambiare luogo può fare bene, dare nuova
energia, quindi provaci.
Certo, se non sei un amante della natura o se sei facile alle distrazioni, questi esempi non fanno per te. Ma in caso ci sono le biblioteche, i caffè letterari… o anche solo i caffè.
Il compito è proprio questo: pensa in maniera diversa e cerca di aprire la mente. Datti dei compiti precisi e dei luoghi precisi dove svolgerli.
Mi raccomando pensa a cose concrete e fattibili e poi, fammi sapere come è andata!
Ti capita mai di lavorare tutto il giorno e alla fine, guardando la tua lista di cose da fare, ti rendo conto che non sei arrivato nemmeno alla metà? Pensi: “ma com’è possibile, eppure ho lavorato senza sosta tutto il giorno!” E qui… ti abbatti.
Beh, capita spesso… soprattutto quando fai cose nuove o quando non ti accorgi che capitano molte interruzioni.
Il punto è che spesso quando lavoriamo diamo per scontato il
tempo necessario a fare qualcosa, e invece, spesso il tempo reale non
corrisponde a quello che abbiamo pensato.
Questa errata percezione è una questione da considerare già in fase di pianificazione del lavoro e diventa un problema se non è fatta al meglio perché rende la pianificazione stessa inutile.
Sì perché allocare male il tempo è proprio il primo passo per creare stress e frustrazione.
Se sottostimi il tempo poi non finirai le cose da fare e tutto il resto della pianificazione andrà a monte.
Allo stesso modo se pianifichi tempi esageratamente lunghi poi dovrai posticipare troppo i lavori e non sarai in grado di essere correttamente produttivo.
Come vedi, si tratta ancora una volta di consapevolezza. Consapevolezza del tempo necessario a compiere un compito. Che però non è sempre lo stesso.
Dipende infatti:
- Dalla nostra energia. Dopo periodi intensi tutto diventerà più lento, proprio perché l’energia a disposizione non è al top. Pensa a quello che stai facendo ora e quello che fai di inverno.
- Dalla nostra esperienza. Più conosci qualcosa più lo fai velocemente, senza errore. Se fai qualcosa di nuovo, sarà necessario più tempo per il controllo e per capire il lavoro.
Ma come si può stimare al meglio il tempo?
Prendendo nota del tempo necessario le prime volte che si fa qualcosa e basandosi sul quel tempo per la pianificazione.
E qui arriva il trucco, aggiungi un terzo del tempo. Quindi se ci metti 45 minuti a fare un’attività, in agenda, metti 1 ora.
Se sarai lento, non salterà la pianificazione, se sarai
veloce recuperai un po’ di tempo che potrai dedicare ad un’urgenza veloce
dell’ultimo momento!
Mi è sempre piaciuto il concetto di sospeso: il caffè sospeso, il libro sospeso… e recentemente a Venezia ho visto anche l’ombra sospesa.
Sai di cosa di tratta? Ha una storia lunga e un suo perché.
“Il caffè sospeso (in napoletano ‘O cafè suspiso) è un’abitudine filantropica e solidale, un tempo viva nella tradizione sociale napoletana. Viene posto in essere dagli avventori dei bar di Napoli mediante il dono della consumazione di una tazzina di caffè espresso a beneficio di uno sconosciuto.” (cit. Wilkipedia)
Trovo sia bello lasciare un regalo, e soprattutto di qualcosa che può arricchire la tua giornata, come il piacere di un caffè o di una buona lettura.
Quello che invece mi trova meno d’accordo è il lavoro
sospeso.
Di cosa si tratta? Si tratta di tutti quegli impegni lavorativi che se non sono portati a termine interrompono il lavoro altrui.
Spesso, nel lavorare con altre persone, mi è capitato di concordare metodi e suddivisioni di lavoro e altrettanto spesso, anche se è stata decisa una comune strategia, le scadenze slittano oltre… senza possibilità di chiudere la questione.
Il punto è che il più delle volte non si pensa che così facendo si sta rallentando, se non bloccando, il lavoro altrui. Ancora una volta una cattiva gestione del tempo, una mancanza di responsabilità, fa sì che il risultato sia un cattivo lavoro o un’espressione di maleducazione.
Quindi, la questione è molto semplice: quando comunichi la tua disponibilità a collaborare, pensa anche se lo puoi fare in termini di tempo ed energie, se non è così, beh… allora sai già che non farai un buon lavoro, sarai comunque professionista, svolgendo il tuo lavoro, ma maleducato.
Imparare a dire di no non è facile, ma ci fa lavorare meglio e in maniera più produttiva ed efficace e anche questo è un aspetto della gestione del proprio tempo e del proprio lavoro.
Dunque, quando prendi l’impegno di partecipare ad un convegno, a un incontro, quando metti in atto una collaborazione e sai che dovrai preparare dei materiali, considera anche come organizzare il tuo lavoro per non sospendere quello altrui.
Perché insisto tanto? Perché si pensa sempre in un verso, ma vedila al contrario: tu lavori bene se non puoi fare il tuo lavoro? Se sei in urgenza e in affanno per il lavoro dell’ultimo minuto altrui? Fai più o meno errori? Conosco già la risposta, giusto?
Quindi fai in modo di non essere questa causa di stress e sii un professionista educato che sospende il lavoro… solo per una bella vacanza!
Oggi voglio parlarti di un dettaglio organizzativo che fa la differenza in fatto di lavoro, ma anche nelle questioni personali e si tratta della risposta.
No, non intendo il modo in cui rispondi, anche se onestà e
sincerità in generale portano lontano, quando piuttosto il non rispondere.
Hai presente quando stai per andare a letto e di colpo ti viene in mente che qualcuno ti aveva scritto un messaggio e hai detto “dopo rispondo” e poi… nulla, ti sei scordato completamente, tabula rasa, come se non fosse mai successo. Ecco… questo intendo.
Capita a tutti, ma con un pizzico di organizzazione si minimizza anche questo.
Tutti vengono bombardati da messaggi, informazioni e di solito gli input arrivano da tantissimi fronti: WhatsApp, Messenger, Skype, mail, messaggi SMS, sì ogni tanto ci sono anche quelli… e chi più ne ha più ne metta.
Quindi, come fare?
Primo consiglio: usa i diversi mezzi di comunicazione per ciò che servono.
Limiterai i messaggi non letti e i pezzi dimenticati. Mandare un documento via WhatsApp non è la morte sua… così una mail per fissare un aperitivo.
Secondo consiglio: sii presente a te stesso mentre li leggi.
Inutile leggerli così, an passant, mentre sali in bus, attraversi la strada… al di là del fatto che rischi una multa se non la vita, meglio farlo quando puoi rispondere e comunque è bene farlo quando puoi prestare attenzione a ciò che leggi e soprattutto rispondere con cognizione di causa.
Questo è il trucco, se leggi e lasci lì, molto facilmente dimenticherai… quindi piuttosto lascia come non lette le cose che non hai ancora considerato, ma non leggere e passare oltre.
Ricorda “la regola dei due minuti” è una delle tue migliori alleate: se puoi fare una cosa in meno di due minuti, tanto vale farla e non pensarci più. Così anche un messaggio o una mail o anche una chiamata.
E il terzo consiglio? Beh, concludi le tue azioni.
Spesso i messaggi si dimenticano perché richiedono un passo in più. “Ci troviamo domani per un aperitivo?” Risposta da meno di due minuti: “Sì, perfetto, alle 18.00 in Campo”. Manca però l’ultima azione… segnala in calendario!
Vuoi provarci anche tu?
Ricorda i tre punti: scegli il modo, sii presente a te stesso e concludi le tue azioni.
Provaci per un po’ e fammi sapere se anche tu hai smesso di farti venire in mente le cose dimenticate all’improvviso mentre vuoi solo andare a dormire!
“Sì, mi aveva detto che mi avrebbe mandato la versione finale, e poi… Sai com’è deve essersene dimenticato, dovrò proprio chiamarlo e ricordarglielo. “
Ti è mai capitato di pensarlo o di essere la persona alla quale viene chiesto qualcosa di questo tipo?
Innanzitutto, permettimi di rincuorarti, ogni tanto è normale. Ma ogni tanto, non deve essere la regola!
Ma come mai tante cose finiscono nel famoso “dimenticatoio”, quella pila che l’Orlando Furioso tanto cerca sulla luna?
Io credo che molto dipenda dal fatto che spesso non si definisca una scadenza chiara e precisa. Il problema è che questo tipo di dimenticanze spesso genera malintesi, attriti, e, a volte, brutte figure.
Ma come può una deadline aiutare l’educazione? Ora ti spiego il nocciolo della questione.
Se ti prendi in carico di vedere qualcuno, di spedire un documento e via dicendo, senza darti una scadenza temporale, beh…diciamocelo: non succederà mai.
Quindi, come sempre, fai venire l’organizzazione dalla tua parte e aggiungi il pezzetto che manca.
“Manderò il file per la prossima settimana” “Perché non ci vediamo prima dell’estate?” “Lunedì ti chiamo” Certo, più definita è la deadline più semplice sarà procedere, ma anche delle scadenze un po’ più generiche aiutano.
Provaci e vedrai che diventerai una persona affidabile, alla quale non occorre rompere le scatole chiedendo tante volte le stesse cose.
Attenzione non vuol dire che tutto deve essere fatto qui e ora, ma al contrario va data una linea temporale realistica e possibile: definisci una scadenza che tenga conto delle tue urgenze e di ciò che ti sta succedendo in tutti gli aspetti della tua vita.
Eh, sì… le scadenze vanno considerate a tutto tondo, solo così non arriverai ad esaurire del tutto la tua energia.
Come sempre il gioco vale anche al contrario e cioè quando sei tu a chiedere le cose. Le scadenze possono essere di grande aiuto.
Una volta correttamente concordate, ti sentirai legittimato a reclamare ciò che chiedi dopo tale data, senza essere maleducato.
Un esempio? Concordi un lavoro con qualcuno e decidi che entrambi farete la propria parte in due settimane. Ottimo, per due settimane nessuno disturberà l’altro, ognuno potrà organizzarsi il lavoro e procedere come crede, ma allo scadere del tempo sarà lecito chiedere, perché così era stato deciso, non sarà maleducato o invadente chiedere di rifare il punto della situazione.
Come vedi, l’organizzazione è spesso sinonimo di piccole attenzioni che però mettono in ordine il tuo tempo e il tuo lavoro.
E tu, da quando vuoi cominciare?
