Mi sono svegliata alle 7.00, ho pensato un minuto solo… mi sono alzata e in cucina l’orologio segnava già le 7.15, caspita sono in ritardo, devo muovermi! Corro in bagno e per fortuna quando esco l’orologio è confortante 7.30, due minuti, mi vesto ed esco, prendo il cellulare… e… mio Dio! Sono le 8, ecco sono in ritardo, ma com’è possibile? Avevo messo tutti gli orologi avanti apposta!
Ecco in sintesi un trucco che non funziona.
Capita anche a te? Se ti succede, stai leggendo il post che fa per te.
Il problema è in verità molto semplice, puoi cercare di ingannarti quanto vuoi ma il tempo è una risorsa finita, e quindi non se ne creerà mai di nuovo dal nulla, anche se sposti in avanti un orologio per ingannare la tua mente.
E per farmi capire meglio ora di do qualche ragione sul perché questo trucco non funziona.
Perdi più tempo a fare i conti che a sapere semplicemente che ore sono
Ci hai mai pensato? Se hai un orologio avanti e hai messo tu 4 minuti in più, sai di averlo fatto e quindi ogni volta guardandolo farai comunque il conto dei minuti esatti, per capire se sei in tempo o meno. Ogni tanto, sovrappensiero, il conto può essere sbagliato e quindi ti fai un doppio danno, tanto vale tenere l’ora giusta e piuttosto controllare una volta in più.
Se uno dei tuoi orologi è il cellulare, si aggiorna da solo
Quindi, stai attento, perché quando esci di casa potresti scoprire di essere veramente in ritardo. L’ora sincronizzata non mente, quindi se anche in casa ti metti gli orologi in avanti, poi dovrai comunque fare la resa dei conti… e se sei un ritardatario, motivo per il quale metti in avanti l’ora, beh… il cellulare non sarà certo un alleato.
È difficile usare un solo strumento per tenere il tempo
Quindi se ne metti avanti uno, lo dovrai fare per tutti e della stessa quantità di tempo. Diciamocelo… non è forse una perdita di tempo?
Quindi come vedi il trucco dell’orologio avanti funziona poco per evitare il ritardo.
Ecco quindi qualche suggerimento concreto per ottenere lo stesso risultato, cioè per tenere d’occhio il tempo, senza perdere tempo (scusa il gioco di parole ma ci stava proprio):
- Svegliati cinque minuti prima. Lo so, non è quello che volevi sentirti dire, ma è l’amara verità. Prima cominci prima finisci… e poi al massimo hai cinque minuti in più per riposare, meglio di doverne recuperare cinque, no?
- Considera di dover uscire almeno 5/10 minuti prima dell’orario stabilito, così anche se dimentichi una cosa (sì la colpa è sempre dell’ultima cosa da fare prima di uscire) hai comunque una piccola riserva di tempo.
- Sovrastima il tempo per raggiungere un luogo, l’imprevisto è sempre dietro l’angolo.
- Fatti trovare preparato: non lasciare le cose all’ultimo, soprattutto se richiedono 5 minuti. Perché 5+5+5… ecco dove nasce il ritardo!
A cosa mi riferisco? Al fatto di preparare la borsa la sera, la merenda per i figli per la giornata di domani, le cose per la cena, lo scrivere l’ordine del giorno per la riunione di domani… potrei andare avanti con altre mille cose, sono tutte quelle piccole cose che nell’accumularsi creano il ritardo. - Utilizza più orologi, così sarà più facile controllare il passare del tempo e non lasciarsi sfuggire i 5 minuti. A casa aggiungine uno in bagno e in ufficio uno anche nella stanza dove fai le riunioni o le telefonate, se non hai il pc a portata di “vista”.
Prova a trovare quello che fa per te o applicali tutti, e fammi sapere come va.
Raccontami anche quali sono i tuoi trucchi per tenere d’occhio il tempo, allunghiamo insieme questa lista!
Foto by Bruno Figueiredo – Unsplash
Sei riuscito a vincere la paura, l’inerzia, l’incertezza e
mi hai contattato e ora che succede?
Succede che, visto che sono una persona curiosa, voglio scoprire cosa crea in te difficoltà. Al primo contatto segue, infatti, un momento di conoscenza e di condivisione.
Possiamo scegliere ciò che preferisci: ci sentiamo al telefono, via Skype o, se la distanza lo permette, ci vediamo di persona e facciamo due chiacchiere davanti a un caffè.
Capirai subito che sono una persona piuttosto diretta, ma che allo stesso tempo rispetta la tua storia e la tua difficoltà. Questo momento è per me molto importante e per questo ti farò tante domande, mi saranno utili a capire bene il nocciolo della questione, senza scordare il suo contorno.
Sì, è un momento cruciale, bisogna far emergere il problema in tutte le sue sfaccettature e allo stesso tempo non perdere di vista la tua realtà e la tua storia.
Non temere, non sarà un interrogatorio, tutto ciò che mi dirai rimarrà tra di noi e sarà utile solo a creare le basi per il nostro lavoro insieme.
Non ho un pacchetto già pronto, né una soluzione consolidata, le possibilità sono tante e il lavoro può essere impostato in tanti modi. Per questa ragione, dopo il nostro colloquio, io mi prenderò un po’ di tempo per rielaborare le informazioni, e definire al meglio il percorso che ritengo essere il migliore per te.
Questa fase si concretizza con un preventivo, ma ancora una volta, non è un’offerta preconfezionata, quanto piuttosto un percorso. Ti farò capire come affronterò il problema e cosa otterrai lavorando con me. Non temere, sono una persona precisa, ci saranno anche le cifre e le ore necessarie, ma non sarà un’offerta a scatola chiusa. Al contrario tu definirai quanto fare in appoggio a me e quanto fare da te solo e insieme definiremo i tempi del tuo percorso di lavoro.
Non credi sia una bella opportunità? Potrai mettere mano alle tue difficoltà organizzative definendo modi e tempi e soprattutto avvalendoti di una consulente che ti accompagnerà per rendere questo percorso cucito su misura per te nei contenuti, nei tempi e nelle soluzioni!
E comunque, fino a qui, non hai ancora pagato nulla, mai hai di certo messo delle ottime basi per un fruttuoso percorso insieme!
Perché non lo inizi anche tu? Ecco i miei contatti!
Io vengo da un posto dove è meglio far da sé, nel senso che dato un problema si trova una soluzione, possibilmente in totale autonomia.
E per questa ragione è stato complesso all’inizio della mia professione da consulente di organizzazione personale far capire come e quando potevo essere d’aiuto agli altri.
“Come è possibile farsi aiutare per gestire la propria
agenda, i propri archivi, mettere in atto progetti e organizzare il proprio
spazio di lavoro? Non si può forse fare da sé? Come è possibile che qualcuno
possa gestire il mio tempo meglio di me?”
Un po’ ti ho raccontato la questione la scorsa settimana, ma devo dire che i dati sul sito dell’OMS parlano chiaro: le persone perdono tempo a cercare ciò che serve loro, che sia un documento importante o semplicemente le chiavi di casa, si sentono oberate dal carico di lavoro e di informazioni e nella maggior parte dei casi sono stressate dal lavoro, fino ad arrivare al vero e proprio burnout.
Ma come mai si è arrivati a questo visto che si poteva far
da sé?
Innanzitutto, spesso manca la consapevolezza del proprio ruolo nella vita lavorativa: “i clienti non capiscono, il capo pretende, tutti mi interrompono”.
Il mio compito, come consulente di organizzazione personale è proprio questo: ti aiuto a capire cosa puoi fare tu per migliorare il tuo lavoro, sia in termini di tempo lavorato, che di qualità. Insieme riportiamo la prospettiva su di te e su ciò che puoi fare tu per cambiare quello che senti come un problema, come una fonte di emozioni negative: stress, ansia, inadeguatezza, sopraffazione, non gratificazione… continua tu la lista.
Credo fermamente che siamo tutti persone ricche di tante parti importanti, siano queste la famiglia, uno sport o un semplice passatempo, non ha nessuna importanza, quello che conta è che questa parte è ciò che dà qualità alla tua vita ed è talmente importante che mi piace riportarla nell’equilibrio della tua giornata, lavorativa e non.
Il tempo di lavoro ha valore così come quello di non lavoro, e a volte basta un minuto per tenerlo a mente. Su questa base che nasce #unminutoperme, una rubrica di un post a settimana, che vuole farti riportare l’accento su di te, su ciò che per te è importante, ciò che dà valore al tuo tempo di lavoro e personale.
Poi però, tornando alla questione del perché non si riesce sempre a far da sé, c’è un altro inghippo. Tante persone che lavorano con me mi dicono che hanno provato a organizzare l’agenda, i progetti e che per un po’ ha funzionato, ma che poi si sono trovate punto a capo.
Come è possibile che io possa darti delle abilità in più?
Il punto è che tu conosci te stesso, i tuoi punti di forza e di debolezza, tu di fatto sei abituato a te stesso, ma io ti vedo con un punto di vista esterno, della persona che non ti conosce, che non è “viziata” dalla tua abitudine e questo mi permette di andare al cuore del problema.
Spesso, grazie a questo occhio privilegiato, vedo punti da migliorare che per te sono nascosti dall’abitudine e vedo anche potenzialità che tu non conosci o che non ti riconosci.
Lo scopo del mio lavoro è fare in modo che tu faccia tuo il mio insegnamento, non che replichi un sistema organizzativo qualunque, ma che insieme, troviamo il tuo, quello che ti permetta di essere resiliente alle difficoltà che incontrerai, perché non acquisti un pacchetto preconfezionato, bensì affronti con me un percorso per creare un metodo su misura, fatto di una strategia d’insieme e di tanti strumenti organizzativi pratici, concreti e utili proprio per te.
Ma da dove si inizia? Contattandomi!
Ti capita mai di essere con le mani in pasta, letteralmente
intendo, ad amalgamare farina uova e tutti gli ingredienti perfetti della torta
preferita e realizzare che hai dimenticato il lievito e che ora per prenderlo o
dovrai fermarti, staccare l’impasto dalle mani e lavarle o sporcherai tutto nel
tentativo di aprire lo stipetto e prendere il barattolo giusto?
Beh… capita a tutti, ma sicuramente la prossima volta
tirerai fuori il lievito per tempo e sarà tutto disposto alla perfezione sul
piano di lavoro.
Questo è quello che capita quando non pianifichiamo bene la sequenza degli eventi e lungo la via ci accorgiamo che dovevamo fare prima qualcosa che non abbiamo ancora fatto e questo è un bell’inconveniente, perché porta a sprecare tempo ed energie.
Ho deciso di scrivere questo post perché molto spesso quando lavoro con i progetti dei miei clienti mi accorgo che non hanno prestato la giusta attenzione all’ordine temporale, a ciò che viene prima e ciò che viene dopo. E spesso questo è causa di ritardi e di incomprensioni.
Ancora una volta un po’ di pianificazione aiuta.
Il problema non è solo nell’ordine temporale delle cose, ma anche nella loro durata: una buona pianificazione tiene conto anche del criterio temporale sia nel senso di prima e dopo, sia nel tempo di attesa necessario per compiere alcuni passaggi. Ad esempio, alla richiesta di leggere un documento devo lasciare il tempo al destinatario di leggerlo. Ci pensi dopo il click di invio di una mail?
La pianificazione aiuta anche nel verso contrario e cioè a capire quando due cose possono essere fatte insieme e quindi a non sprecare tempo facendole una dopo l’altra. Non avevi forse acceso il forno mentre impastavi così, ora che è tutto pronto, puoi informare lo stampo senza aspettare che arrivi alla giusta temperatura?
Lo so, è un concetto apparentemente molto semplice, ma che nella gestione del tempo si traduce in tanti piccoli inghippi. “Sono bloccato, finché non mi manda la versione finale non posso andare avanti”, “sto perdendo tempo, perché ha fatto un sacco di modifiche e ora mi tocca riprendere tutto da capo” Ti suona famigliare? Ecco cosa vuol dire non aver correttamente considerato tempi e durate.
La soluzione è sempre una buona pianificazione, che richiede un momento di analisi del prima del dopo e del tempo necessario in fase di elaborazione del progetto.
Anche questo tipo di ordine serve e renderà i tuoi progetti efficaci e precisi.
Non sai come fare questo passo? Parti dal passato. Vai a vedere un progetto passato, e valuta se hai considerato l’ordine di questi fattori o se al contrario non ci siano stati momenti di ritardo dovuti a una pianificazione imprecisa. C’è qualcosa che poteva essere fatto prima di qualcos’altro e che ha bloccato il progetto? Si poteva risparmiare tempo facendo insieme delle parti? Hai valutato male delle parti che poi si sono rivelate molto più lunghe?
Questo tipo di analisi è molto importante, aumenta la consapevolezza e la capacità di pianificazione, così facendo, il prossimo progetto sarà migliore del precedente e le cose fileranno molto più lisce.
Perché non provi anche tu? Fai l’analisi di un progetto e
condividi con me i tuoi risultati, troveremmo insieme l’inghippo!
La mia maestra era un’appassionata dell’ordine della pagina, ci faceva fare delle righe a destra e sinistra perché non andassimo sul bordo della pagina. E quando la parola era scritta sbagliata si poteva cancellare, ma solo con un’unica riga benfatta, così il foglio non diventava troppo pasticciato.
Devo dire che trovavo tutto questo piuttosto noioso… ma poi
nel tempo ho apprezzato anche quest’insegnamento.
Quando?
Beh, ad esempio quando ho preso un appunto troppo in fretta e poi non capivo bene se era una enne o una u, o quando era come non aver ascoltato una lezione all’università per via degli appunti illeggibili.
Nel tempo ho capito che anche l’organizzazione del foglio ha il suo perché e in questo senso ti consiglio un paio di idee che possono tornarti utili:
Non pensare sia tempo sprecato
Oggi giorno scriviamo praticamente sempre a computer e questo fa sì che la nostra grafia sia sempre più illeggibile e che ci pare di perdere un sacco di tempo scrivendo a mano. Bene, prenditi il tuo tempo per scrivere, scrivi con calma e soprattutto, usa tutte le parole necessarie a capire ciò a cui ti stai riferendo. Al momento sembra tutto molto chiaro… ma poi la memoria vacilla. Ultima postilla, anche la data ha il suo perché.
Il vuoto ha la sua ragione d’essere
Non riempire tutto il foglio di parole, da destra e sinistra, quadretto per quadretto… elenchi, frecce e simboli servono proprio a questo, ti aiutano a gestire meglio le informazioni nel foglio, quindi usa il pieno e il vuoto, dando una struttura ordinata.
Ordinato non vuol dire bello
Non pensare che perché la tua grafia non è bella non valga la pena fare questo sforzo. Scrivere aiuta a concettualizzare, a puntualizzare, a mettere nero su bianco chiarisce idee, propositi, allontana brutti pensieri e soprattutto di porta dal pensare al fare. Quindi, sfrutta questo semplice strumento, e sfruttalo a tuo vantaggio. Non occorre dunque fare esercizio di bella grafia, ma sicuramente di ordine sì, della scelta della parole, della loro quantità e non ultimo, di ordine nel foglio!
Spaventato? No, non ci credo, basta panico da foglio bianco, dall’errore nella scrittura, usa la scrittura per quello che è, un utilissimo e potentissimo strumento per aiutare il tuo lavoro, le tue idee. E più userai del foglio come uno strumento ordinato e funzionale, più vantaggi avrai.
Quindi… è ora di cominciare! Da dove? Perché non dalla lista
di cose da fare?
