Ti ho già parlato del fatto che ogni momento è buono e che a me piace organizzare i tempi morti. Più che altro mi piace dedicare il tempo a ciò che più mi piace. Se sono stanca e ho un tempo morto cerco di rilassarmi e distrarmi, ma se ho dei lunghi tempi morti e voglio fare qualcosa… mi piacere trovare delle soluzioni adatte.
Questo mese ti parlo dell’ascolto.
Quindi, se vuoi darti al relax, perché non ascoltare la natura intorno a noi? La primavera sta scoppiando, aguzza i tuoi sensi e ascolta gli uccellini, il vento tra le foglie, i suoni che ti circondano. E se sei per strada, senza farti troppo gli affari degli altri, ascolta ciò che dicono. Hai mai provato ad osservare e ascoltare il mondo intorno a te? Può essere di grande ispirazione, quindi dedica un po’ del tuo tempo libero a conoscere ciò che ti circonda.
Se invece vuoi fare qualcosa di più impegnativo, hai mai pensato agli audiolibri? Sono molto utili se ad esempio fai lunghi tragitti in macchina o a piedi, sono anche d’aiuto per alleviare la mente se stai facendo cose un po’ noiose e ripetitive.
Ecco quindi che in internet puoi trovare un sacco di libri letti dagli autori stessi o da voci molto capaci. E perché non ascoltare un manuale su qualcosa di nuovo o dei podcast?
Organizzati in modo da avere sul cellulare o sulla musica della macchina un audiolibro e così anche il prossimo viaggio potrà essere più interessante!
E tu, hai qualche audio libro da consigliare? Scrivilo nei commenti 😉
Da bambina quando studiavo mi dicevano sempre di spegnere tv, stereo, musica tutto ciò che potesse disturbarmi. Ora che sono un po’ più grande 😛 ho capito che questo è vero, ma non sempre, per due ragioni fondamentali.
La prima è che non siamo tutti uguali e non tutti apprendiamo allo stesso modo.
C’è chi ha bisogno di silenzio assoluto e chi con un sottofondo apprende molto meglio. Quindi ancora una volta, impariamo a conoscerci e facciamo in modo di organizzare al meglio anche il suono del nostro tempo di lavoro: se amiamo il silenzio, niente notifiche, finestre aperte e studiamo da soli.
Se ci concentriamo meglio nel caos, sì alla musica, magari però scegliamo quella giusta. Credo infatti che la musica sia fortemente ispirante e che quindi, se scelta correttamente, possa essere di grande aiuto. Del resto è una forma d’arte che influenza il nostro umore e la nostra creatività.
La seconda ragione è che dobbiamo saper tenere conto anche dalla nostra energia e del tipo di attività che stiamo facendo.
Ad esempio, teniamo conto del momento del giorno: quando siamo più riposati e attivi può essere utile lavorare in silenzio, ma se siamo stanchi o stiamo facendo cose molto ripetitive e noiose, un po’ di musica è di grande aiuto, aiuta a rilassare la mente dalla stanchezza e la mantiene concentrata. Ci hai mai provato?
Quindi, musica sì o no a seconda di come ci sentiamo noi e di ciò che stiamo facendo. E se non hai voglia di sceglierla perché non ti fai aiutare dalle App che la sceglie per te a seconda del tuo mood?
Ecco qui qualche possibilità: Spotify, Google Play Music, Deezer, Apple Music e perché no anche una radio, una per tutte Radio Italia FM
Quante volte la mail diventa pesante non solo perché lo è termini di traffico web, ma per quello che porta con sé? Parlo del file “dasjdhur45687aguegaefa” che trovi con una simpatica clip proprio lì, in fondo alla mail. Già e se proprio chi te l’ha mandato è stato così cortese da dire nel testo della mail qualche riga a riguardo, almeno sai di cosa parla. E poi l’hai scaricato nella cartella “download”, ma ce ne sono talmente tanti che.. te lo perdi.
Quindi, come comportarsi?
Primo punto: la tua mail non è il tuo archivio temporaneo, quindi inutile tenere nel tuo in box la mail, solo perché sai che dovrai scaricare e leggere l’allegato. Meglio, rispondere che hai ricevuto la comunicazione e che farai avere tue notizie entro il … e mettere la mail nella cartella @to do
Ma come salvare l’allegato? Attenzione alle impostazioni di default! Non usare la cartella di download come un archivio, al massimo può essere solo un passaggio veloce, ma io ti consiglio di fare diversamente.
Le regole d’oro sono tanto semplici, quando poco utilizzate:
- Scarica il file sul desktop, così sarà più immediato trovarlo. Spostalo nella cartellina delle cose da leggere, se ce l’hai. O nel lato giusto del kanban se lo usi. Per salvarlo, usa un nome che abbia senso per te, nel caso non l’avesse già.
- Se invece è solo qualcosa che ti hanno spedito perché tu lo tenga: i file definitivi, una bolletta, una foto. Bene se è da tenere, archivialo subito.
- Se è una cosa da fare non scordare di mettere il task “leggere l’allegato” nella tua lista delle cose da fare.
Prova anche tu questa strategia e fammi sapere come va!
“Non posso non leggere le mail”
“E’ la prima cosa che faccio, già sulla via dell’ufficio, leggo le mail”
“Non posso non rispondere anche una volta finito il lavoro”
Quante volte ho sentito dire queste frasi. Per questo oggi ti voglio parlare di una tecnica che ti aiuterà a lavorare utilizzando le tue mail e non a farti utilizzare da loro. E’ tempo che le mail non abbiano loro il sopravvento sul tuo lavoro.
Il primo passo è proprio questo: capire che le mail sono uno strumento di lavoro, e che quindi va gestito, proprio come tutti gli altri strumenti.
Conosci la definizione fisica di inerzia?
In fisica, la tendenza di un corpo a conservare il suo stato di quiete, di moto rettilineo uniforme o di rotazione uniforme attorno a un asse, se la risultante delle forze agenti sul corpo e la risultante dei loro momenti sono nulle ( principio di i. ).
Bene è quella che abbiamo tutti noi quando dobbiamo iniziare qualcosa, sia fisico che mentale.
È un momento iniziale nel quale dobbiamo metterci a fare qualcosa, nel quale iniziamo a porre l’attenzione su qualcosa e ci concentriamo. Proprio per questa ragione serve un po’ di tempo e di energia, ci vuole un po’ a mettere la testa su qualcosa. Studi scientifici dimostrano che impieghiamo ben 6 secondi per porre concentrazione su qualcosa.
Cosa significa tutto questo? Che ora hai due ottime ragioni per fare le cose simili tutte insieme!
Ed ecco il batching: quando dedichi tempo alle mail, fallo per tutte le mail insieme, lavora sul tuo in box!
Ti elenco delle idee perché tu possa gestire al meglio il tempo dedicato a quest’attività:
- Se una mail non ti interessa o è spam, eliminala subito.
- Se una mail ti richiede un’azione che ti occupa meno di due minuti, falla subito e archivia (o elimina) la mail.
- Archiviare la mail è importante tanto quanto eliminare. Se puoi elimina, se non puoi, archivia, ma non lasciare una mail fatta nel tuo inbox, altrimenti ogni volta che lo aprirai, scorrerai le mail e farai tornare la tua mente lì, su una questione chiusa, inutile no?
- Sposta tutte le mail che richiedono più di 2 minuti nella cartella o sotto l’ettichetta @todo
- Se un compito richiede ben più di un’azione o se ti viene chiesto qualcosa del quale non sai già la risposta, rispondi facendo sapere che hai ricevuto la comunicazione e comunica che te ne occuperai e per quando. Non scordate poi di segnare in calendario la scadenza e il compito da fare nella tua “todolist”.
- Bene, ora hai smistato il tuo inbox, puoi fare la tua sessione di batching anche sull’ettichetta @todo. Inizia, mail per mail, a fare tutto ciò che devi fare, una volta esaurito il compito, archivia (o cancella) la mail.
Questa tecnica è utile perché ti mantiene concentrato, ti permette di lavorare efficacemente sulle mail in arrivo senza essere distratto da nuove mail in arrivo.
Per sfruttare al meglio la tecnica di batching mail ti do ancora qualche idea
- Non farlo come prima cosa al mattino, altrimenti non farai che scorrere le mail, cancellando qua e là le cose che non vuoi tenere e rispondendo alle mail, ma senza archiviarle e lasciandole quindi nell’in box.
- Decidi un tempo al lavoro che dedicherai alle mail, ad esempio 20 minuti ogni ora e mezza, o 15 minuti ogni ora, a seconda di quante ne ricevi. Ricorda che rispondere velocemente alle mail va bene, ma troppo velocemente può essere sinonimo di trascuratezza e poca analisi. Quindi, meglio una sessione di batching ben programmata che una mail ogni tre minuti “al volo”.
- Alleggerisci il tuo in box, come abbiamo visto qui!
Sei pronto per la prossima sessione? Dimmi quando la programmerai!
Il problema principale delle mail è che ne riceviamo troppe. Ma sono tutte utili? E soprattutto non possiamo eliminarne una parte?
Spesso molte delle mail sono informazioni che non abbiamo scelto di ricevere. Iscrivendosi a diversi siti o con determinati acquisti capita di essere iscritto a newsletter e a invii pubblicitari che non desideriamo ricevere.
Il primo passo è.. DISISCRIVITI.
Istintivamente si cancella la mail punto e basta, ma così facendo, non eliminiamo il problema: quando capita di ricevere una mail che non ci interessa, usiamo un minuto in più e disiscriviamoci utilizzando il link che di solito è nascosto in fondo alla mail.
Se può esserti d’aiuto, ci sono servizi che permettono di sapere a cosa si è iscritti e di eliminare la nostra mail da questo fastidioso spam, ad esempio per Gmail è utile Unroll.me
Altro sistema è quello di creare dei filtri specifici su determinati indirizzi, mandando direttamente nella posta indesiderata o nel cestino ciò che non ci interessa, ma direi che è meglio eliminare il problema alla radice, togliendo il nostro indirizzo dalla mailing list.
Il mio secondo suggerimento per non avere l’inbox intasato da newsletter è quello di creare un indirizzo ad hoc.
Io seguo alcuni siti e mi piace ricevere informazioni, quindi, con relativa parsimonia, voglio anche essere informata e ho scelto di iscrivermi alla newsletter. Questo non vuol dire però che le voglio leggere tutti i giorni o che mi piaccia fare la cernita dell’inbox ogni volta che apro la mail. Per questo motivo ho creato una e-mail “newsletter” che leggo solo se e quanto ho voglia di leggere le newsletter.
Per i siti che seguo e che mandano informazioni quando pubblicano qualcosa o le cui newsletter sono la raccolta di articoli, ho scelto più che l’invio via mail l’uso dell’RSS.
Così facendo ho eliminato un altro po’ di mail.
E infine… controlla periodicamente le tue newsletter, gli interessi cambiano nel tempo, non avere paura di iscriverti ad una newsletter perché poi riceverai troppe mail. Provala e se non ti piace più, cancellati!
Oggi, compiti per casa: apri il tuo inbox e togli il tuo indirizzo da almeno 3 mailing list che non ti interessano.
E se quest’articolo ti è piaciuto: iscriviti alla newsletter di Semplicemente! Arriva una volta al mese, ti parla di organizzazione e sostenibilità e ti regala uno spunto utile dal mondo della carta e del web!
