Deadline non ti temo
Le scadenze, a molti, fanno paura e danno fastidio.
Vengono vissute come un ostacolo alla propria libertà di azione, come un muro contro la creatività, come un’imposizione insensata.
Io credo invece che le scadenze siano un vero toccasana per la propria produttività.
Ma perché lo siano davvero devono diventare un vero strumento, semplice e pratico, della tua routine lavorativa.
Vediamo quindi quando le scadenze sono utili e quando fanno solo danno.
SFRUTTA LE DEADLINE
Per fare tuo questo strumento di lavoro è necessario che lo sfrutti per le sue potenzialità e cioè come aiuto nel definire i limiti per muoverti nella gestione del tuo tempo.
Questo significa che le deadline sono utili per regolare il tuo lavoro e quello degli altri.
Dire “ti spedisco il resoconto entro il mese” significa poi organizzarsi a ritroso per poter avere quel documento pronto. E allo stesso tempo significa che chi lo riceverà non ha ragione di “disturbare” prima di fine mese chiedendo novità.
Allo stesso modo, affermare “iniziamo a lavorare a questo progetto da maggio” significa far capire al team di lavoro che al momento si dovranno fare altri lavori per essere poi liberi a maggio per lavorare insieme al nuovo progetto.
Le scadenze inoltre sono fondamentali nelle deleghe: una volta definito l’accordo tra delegato e delegante sul quando aggiornarsi, entrambi hanno modo di lavorare in modo indipendente e senza ulteriori interferenze.
Anche quando si tratta di dover scegliere e decidere, avere delle scadenze è utile, perché sono dei punti di partenza per pianificare (ancora una volta a ritroso) dei momenti per valutare la scelta e altri per lasciar sedimentare le scelte fatte, arrivando così al momento della decisione con le idee più chiare.
La consapevolezza è ciò che abbiamo di più utile per gestire le nostre scelte!
GESTISCI LE DEADLINE
Perché le scadenze funzionino davvero devono essere ben gestite, bisogna cioè rispettino alcune caratteristiche: devono infatti essere condivise e sostenibili.
Condivise da tutte le persone coinvolte nell’attività, ma soprattutto sostenibili per tutti.
Questo significa che terranno conto dei carichi di lavoro e delle disponibilità di tutti.
E in merito alla sostenibilità significa anche che la progettualità che sta a monte (la famosa pianificazione a ritroso) deve tener conto di tutti gli aspetti e i tempi necessari.
Al contrario le deadline sono spesso imposte e non pianificate ed è questa la ragione per la quale non funzionano e diventano barriere od ostacoli di una vera e propria corsa contro il tempo.
ANTICIPA LE DEADLINE
Ultimo dettaglio organizzativo, se una deadline non è definita da te o è davvero importante, definiscine una tua, personale, un po’ di tempo prima, così da avere la certezza di poter gestire tutti gli eventuali imprevisti tuoi o del destino.
Questa è la sfumatura che vorrei facessi tua e che renderà le tue scadenze degli strumenti utili alla tua produttività personale e sostenibili per la tua gestione del tempo.