Come scegliere il formato della propria agenda?

Ce ne sono di tutti i tipi! Enormi, da tavolo, minuscoli, da taschino, con le pagine spesse, con le pagine di carta velina… e sono tutte bellissime!

Servono però a scopi molto diversi, vediamole insieme!

AGENDA GRANDE

Per agenda grande mi riferisco a quelle in formato A4 o superiore.

È raro vedere queste agende utilizzate, ma ci sono alcuni casi in cui sono perfette, tutti quelli in cui l’agenda non si sposta dal tavolo 😉

Ecco, quindi, le due tipologie di usi.

Il primo sono tutti quei lavori su appuntamento: parrucchiere, dentista, ristorante, dove le persone non lavorano da sole, gli appuntamenti non sono troppo lunghi e quindi, oggettivamente c’è tanto da scrivere; quindi, è bene che l’agenda sia grande e che sia possibile annotare tutto nel giusto ordine.

Il secondo caso sono le agende planner, quelle che servono non tanto a dedicarsi alla gestione del tempo, ma al suo studio. Sono cioè tutte le agende motivazionali, che, mese per mese o giorno per giorno, ti fanno riflettere su obiettivi, ciò che è andato bene, ciò che andato male.

Come sai io non sono una fan di questi strumenti perché ritengo che molto spesso vadano nell’iper-pianificazione, ma se proprio li vuoi usare, dai loro la dignità che meritano! Quindi lasciati lo spazio per poter scrivere le cose come si deve.

Le agende piuttosto grandi vanno bene anche per le agende dedicate, cioè quei formati che predispongono già le pagine per l’utilizzatore, l’agenda dell’insegnate per esempio.

L’idea è un po’ la stessa dell’esempio dei lavoratori che ti citavo sopra: si tratta di strumenti che vanno bene per categorie precise di persone e che spesso hanno realmente bisogno di spazio per scrivere e annotare, proprio perché non utilizzano altri sistemi di gestione del tempo o, nel loro caso non sono necessari. Un calendario, ad esempio, diventa importante solo per gli impegni personali e nel più dei casi gli impegni non sono tantissimi.

Quindi in sintesi agenda grande per chi non la muove dal tavolo, può essere un’agenda di studio (planner) o dedicata (insegante o lavoratore specifico).

ANGENDA PICCOLA

Formato A6 o meno.

Queste sono dei veri libricini, delle agendine, perfette per stare in tasca o in borsa. Esteticamente molto graziose e che spesso sono regalate o che comunque sono desiderate.

Sono però poco utili alla maggior parte delle persone. Sono troppo piccole per essere davvero degli strumenti di gestione del tempo e poco utili come calendario, visto che spesso le persone devono gestire gli impegni in accordo e condivisione con altre persone.

Le ho viste spesso usare come “agende medie” con geroglifici e segni strategici per non riempire con una sola parola lo spazio dedicato a un’intera giornata. Se è il tuo caso, regalati un po’ di amore, rasserena la vista, e passa a un formato più grande! Inutile perdere tempo e faticare a scrivere e soprattutto impazzire per leggere!

Per chi sono utili dunque? Per chi ha pochi appuntamenti, poche cose da ricordare, e soprattutto non necessita di interfacciarsi con altri.

Oppure possono essere utili anche per te, ma per segnare cose specifiche: le abitudini, ad esempio, un piccolo segno per ogni giorno per non perdere la continuità. O per un diario della gratitudine con un grazie al giorno.

AGENDA MEDIA

Tutti i formati sotto l’A4 e sopra l’A6. Tutte le restanti, in effetti.
E qui si apre un mondo, perché direi che sono le più sfruttate, per questo non ti dirò nulla sul formato in dettaglio, perché si tratta proprio una scelta personale, ma su alcune altre caratteristiche che ti possono aiutare nella scelta.

Per due cose ti rimando agli articoli delle scorse settimane: cosa deve esserci prima e dopo e per il formato.

Ma l’altro aspetto è… la carta.

Le agende sono degli strumenti e per questo devono permetterti di scrivere, cancellare, riscrivere, cancellare di nuovo… e poi evidenziare, colorare… il tutto senza andare a rovinare la pagina, o passare su altre.

Quindi sì, sono bellissime le carte leggere, ma è proprio ciò che ti serve? Se l’agenda è davvero un mezzo per gestire il tempo, nel senso di pianificarlo… si sposterà così spesso? Cioè starà fuori dal tuo spazio di lavoro con frequenza?

Risolvi la questione con un’agenda di medio formato e con una buona carta!

Potrai scriverci senza impazzire perché non è troppo piccola, potrai usare qualsiasi penna e pennarello e non sarà poi così pensante, perché non è troppo grande.

Sì. La soluzione è proprio questa, trovare il giusto formato e la giusta grammatura delle pagine per le tue esigenze. Pensaci, fai un conto di quando la usi su un tavolo, quanto la sposti, che penne usi e quanto cancelli. Dall’unione di queste informazioni… ecco che avrai trovato ciò che fa per te!

E comunque… per ogni lavoro, per ogni persona c’è un’agenda diversa e una soluzione ad hoc!

Non adattarti, trova la tua! Ci guadagnerai in produttività e serenità, parola di P.O..

E se il compito è davvero così arduo, non desistere, sono qui per te: chiedimi una consulenza per la scelta dell’agenda. Troveremo insieme ciò che fa proprio al caso tuo!

Photo by Edward Howell – Unsplash

Segliere un’agenda non è una cosa da poco. È uno strumento che ti segue per un anno intero e che rende il tuo lavoro e il tuo tempo più o meno efficace.

Spesso sottovalutata, l’agenda è una vera bussola tra gli impegni e giusto per complicare le cose ognuno ha la sua.

Non siamo tutti uguali, non facciamo le stesse cose nel tempo e quindi non possiamo lavorare tutti allo stesso modo.

Per questa ragione ho deciso di aiutarti a scegliere l’agenda del prossimo anno con i post di questo mese.

E per partire con il piede giusto ti dico tre cose che ci sono nella maggior parte delle agende che trovo decisamente poco utili, o meglio… inutili.

LA RUBRICA

Molte agende riportano nelle pagine finali la rubrica per segnare i contatti, magari raggruppate in tre lettere per pagina. Ora… questa parte è per me un lavoro inutile, o meglio, un doppio lavoro! Segnare qualcosa lì significa che, a fine anno, quando dovrai eliminare la rubrica, dovrai trascriverla… non la trovi una perdita di tempo? Io sì, molto meglio annotare subito i contatti in una rubrica che ti segue sempre, Google Contacts, ad esempio. E se puoi scrivi tutte le informazioni possibili nel contatto.

Inutile aggiungere di non usare queste pagine per le password vero? 😉

LA DATE IMPORTANTI

Una pagina in cui segnare le date da ricordare. Ora, se sono da ricordare, lo sono sempre, quindi, anche in questo caso, meglio non fare il doppio lavoro e segnarle subito nel posto giusto per te. Anche qui io ti consiglio uno strumento sempre disponibile e sempre aggiornato: Google Calendar. E mi raccomando, imposta l’opzione secondo la quale la data venga ricordata ogni anno!

LA PAGINA DELLE NOTE

Per anni ho usato l’agenda settimanale con la pagina delle note a fianco. Mi è sempre piaciuto scrivere, annotare, fare qualche lista, fino a quando ho capito che anche qui alla fine creavo un doppio lavoro di riscrittura: ciò che non si esauriva in quella settimana doveva essere riportato alla settimana dopo. Inoltre, se avevo preso un appunto che mi interessava, poi passavo molto tempo a ritrovare la settimana nella quale l’avevo annotato… anche qui tanto vale scrivere le cose subito al posto giusto!

Il mio consiglio, infatti, è quello di usare un foglio di lavoro durante il giorno che poi elimini a fine orario di lavoro, così tutte le note vanno già dove devono andare giorno per giorno.

Che ne pensi? La tua agenda ha queste sezioni? Le usi in modo diverso?
Sono curiosa di saperlo, quindi raccontamelo nei commenti!

Ma prima di lasciarti, ecco anche tre cose che invece mi piace avere nella mia agenda.

UNA PAGINA PER RICAPITOLARE

La pagina iniziale con i miei dati, in caso l’agenda venga persa, mai sottovalutare le distrazioni!

Mi piace in particolare quando questa pagina ha qualche informazione in più di carattere personale, due secondo me sono le cose importanti: i dati sanitari importanti e i numeri dei documenti di uso frequente.

Il primo perché repetita iuvant, se ci sono informazioni salvavita (allergie, gruppi sanguigni particolari) meglio annotarle in tutti i posti possibili, così, in caso di necessità, le informazioni saranno accessibili, proprio come ti raccontavo qui per il contatto di emergenza (ICE: In Case of Emergency).

Il secondo perché andare ogni volta a prendere il documento è noioso e quindi, visto che l’agenda è sempre a portata di mano, avere anche il numero della carta d’identità segnato o la tessera sanitaria, aiuta a velocizzare tutte le prenotazioni.

UNA PAGINA PER GLI OBIETTIVI

Amo molto tutte le agende che mi costringono a pensare cosa voglio fare o non fare per l’anno in corso. Credo fortemente nel potere della scrittura e quindi, mettersi a scriverle nero su bianco mi aiuta molto a impostare il lavoro dell’anno. Quindi sì a tutti gli spazi per la pianificazione per obiettivi, ma no alle pagine che poi mi chiedono di fare il punto settimana per settimana, giorno per giorno. Se hai voglia di farlo ti consiglio un’agenda dedicata, non dare anche quest’onere al tuo strumento di gestione del tempo settimanale, perché funzioni è bene che rimanga leggero e agile!

I NUMERI

Sì, li odio anch’io e quindi essere costretta a fare i conti mi aiuta. Avere una piccola sezione dedicata a ricapitolare entrate e uscite o le crescite e decrescite della mia attività lavorativa è sempre utile, prima di tutto la consapevolezza!

Anche qui, lo chiedo anche a te, la tua agenda ha queste sezioni? Io te le consiglio e nelle prossime settimane ti racconterò anche come scegliere la sezione delle giornate, il cuore dell’agenda e magari come usarla perché faccia proprio al caso tuo.

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Photo by Barbara Maron – Unsplash