Il mio primo lavoro è stato uno dei più belli. Ho lavorato come educatrice ambientale con alunni dalle scuole materne fino alle superiori organizzando svariate attività didattiche.
Uno dei laboratori che facevo presso il Museo di Storia
Naturale di Venezia, che ti consiglio davvero di visitare, includeva spiegare
il concetto della linea del tempo.
Far capire a un bambino di 3 o 4 anni l’idea di miliardi di anni che si susseguono e come la vita nella terra abbia un tempo infinitesimale rispetto a tutti gli altri eventi non è affatto intuitivo. Come è possibile rappresentare un concetto tanto astratto?
Come toccare con mano lo scorrere del tempo?
Non è certo facile, ma come sempre, una rappresentazione spaziale è molto più semplice e diretta.
Ecco che pian piano, con l’aiuto dei bambini, svolgevamo un filo da una grossa matassa: ogni metro un’unità di tempo ed ecco che per svariati giri della stanza non succedeva nulla, poi in breve la prima sorpresa: il primo organismo unicellulare e da lì a cascata tutti i fantastici eventi che hanno portato tutte le forme di vita sulla terra.
Così facendo, anche i bimbi, giocando e toccando con mano, potevano rappresentare concetti come “tanto” e “poco” e potevano capire cosa succedeva velocemente e cosa, invece, necessitava di molto tempo.
Questo problema capita a tutti anche nella nostra
quotidianità lavorativa.
A volte per capire come stanno andando le cose abbiamo bisogno di avere tutto insieme sotto gli occhi. Dobbiamo riunire le cose una cosa vicina all’altra, quelle che per molte ragioni pratiche vengono spezzettare.
Per far lavorare la tua mente in modo rilassato e produttivo è meglio che tu l’aiuti e metti tutte le cose che sono legate vicine tra loro.
- Vuoi capire quanto guadagni? Raggruppa le fatture.
- Vuoi capire quanto spendi? Raggruppa le spese.
- Vuoi capire su quante cose sei coinvolto lavorativamente? Fai un elenco.
Ma queste sono cose facili, o per lo meno apparentemente, il difficile è rappresentare ciò che è astratto, che non puoi toccare con mano, un progetto, ad esempio. Un’idea che ti ronza in testa. Un problema che non sai affrontare.
Allora, srotola la tua linea del tempo, usa qualcosa di materiale per visualizzare concretamente ciò che è solo nella tua testa.
Prendi un oggetto.
Non importa quale sia l’oggetto che prendi in mano, l’importante è che aiuti il tuo pensiero a vedere le cose da tutti i suoi punti di vista.
Hai preso in mano la tazza? Bene la tazza ha un colore, uno spessore, un davanti e un dietro… è fatta di certi materiali e l’hai comprata in un certo posto. La tazza ha queste e tante caratteristiche.
Ora pensa lo stesso per il tuo progetto, per la tua idea, per il problema che vuoi affrontare.
Per alcuni concetti il parallelo sarà complesso, per altri più semplice. Non ha importanza, parti da questo, è solo un modo per sbloccare la tua mente e iniziare a considerare cose a cui non avevi pensato.
- Può un’idea avere un retro? Magari sì, c’è sempre un rovescio della medaglia.
- Può un progetto avere un materiale? Magari pensandoci, non hai correttamente considerato tutte le cose (i materiali o i partner) che ti servono per realizzarlo.
- Può un problema venire da un luogo? Certo. Forse si tratta di capirne le radici…
Stimola la tua mente a trovare un punto di vista diverso e a farla lavorare per percorsi che non avevi considerato, non può che stupirti!
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Quando mi occupavo di organizzazione di corsi, lavoro che ho svolto per più di dieci anni, mi occupavo principalmente della parte scientifica: creazione dell’agenda, ricerca dei relatori, scelta dei casi studio da presentare, role play con i partecipanti. Questo in prima battuta, poi, quando i giorni dei corsi si avvicinavano, diventavo una tutto fare, una piccola ape operosa che si occupava dei materiali: badge, quaderni, stampe e chi più ne ha più ne metta.
Queste attività operative erano un momento molto pratico, manuale, nel quale la mente poteva andare temporaneamente in “off”.
Del resto, se i badge sono progettati bene, per tagliarli basta seguire le linee, no?
E così per creare il quaderno con i materiali (si lo so… ma un tempo si stampava tutto), una volta capita la sequenza di movimenti per sovrapporre correttamente copertina, frontespizio e stampe… poi diventa una cosa piuttosto automatica, anche un po’ noiosa, potrei dire.
Eppure, arrivata a fine corsa, non era una cosa che mi pesava perché, di fatto, ne avevo bisogno.
Cosa vuol dire? Vuol dire che se lavori tanto di concetto, sui contenuti, ogni tanto ci vogliono anche i momenti di scarico. Ed ecco che tornano utili tutte quelle attività manuali, apparentemente perditempo.
Per me era un momento per rilassare la mente, far lavorare le mani mandava la mente in stand-by e, dopo un po’, le idee si riordinavano e tornava alla mente anche quello che apparentemente era passato in secondo piano.
Quindi, se sei in un periodo molto stressante o molto concettuale, ecco che far lavorare le mani può essere davvero la soluzione.
Riordina la scrivania
Questo ti serve ogni giorno proprio per fare il punto, per mettere la parola fine alle attività in corso e per chiudere i cerchi aperti.
Prepara le copertine, le etichette e tutto ciò che serve per il tuo archivio
Avere un archivio ordinato e magari anche un po’ piacevole aiuta il lavoro quotidiano più di quanto pensi. Quindi non sottovalutare un’ora apparentemente persa per creare le etichette come le vuoi tu o una copertina del fascicolo di lavoro con tutte le informazioni che servono. Crea il tuo format una volta per tutte, poi basterà stamparne una copia.
Riordina gli spazi di lavoro
Ogni tanto bisogna spostare e sistemare fascicoli per archiviare il vecchio e far posto al nuovo. Chi ha voglia di mettersi a spostare gli scatoloni? Nessuno! Eppure, il benessere che avrai quando ci sarà spazio per i nuovi progetti… sarà come una ventata di energia!
Sistema i tuoi strumenti di lavoro
Tutte le penne funzionano? E le matite sono appuntite? Come va con il resto della cancelleria? C’è tutto o manca qualcosa, fai un check e fatti trovare pronto per i nuovi lavori!
Questi sono solo alcuni esempi, semplici che ho voluto condividere con te, ma lavorare con le mani, staccare la mente ha davvero mille vantaggi per farla funzionare meglio e per migliorare il tuo ambiente di lavoro. E se queste non ti hanno soddisfatto, ti consiglio un di impastare una torta o una pizza, funziona allo stesso modo.
Provaci, e raccontami come va!
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Ho una penna, è da sempre la mia preferita, la Pilot 0.5
nera. La uso praticamente dalle superiori e non mi sono mai staccata dal suo
tratto. Ci ho provato in verità, ma alla fine torno sempre lì.
Te lo racconto perché è il mio strumento ideale per prendere appunti, ma mi accorgo che se devo prendere una nota veloce la mia mano finisce sempre su altre penne, tendenzialmente più grosse e colorate.
Così allo stesso tempo la mia agenda è compilata a matita per essere cancellata e sistemata.
Ti sembreranno piccolezze, ma il punto è questo: lo strumento vuole la sua parte
Eppure, non ci si presta mai tanta attenzione, perché alla fin fine una penna vale l’altra, e anche se non scrive benissimo pazienza.
Questo è vero fino a un certo punto: se vuoi lavorare un po’ sulla tua produttività e vuoi aiutare il tuo flusso di pensieri ti consiglio anche di pensare ai tuoi strumenti, in primis al come scrivi.
Se devi lasciare la mente libera di creare fai in modo che il tuo pensiero scorra altrettanto fluido e libero
Per questo ti consiglio punte grosse, anche un pennarello va benissimo, quando la scrittura deve essere veloce, rapida e senza giudizio.
Credo questo sia un ottimo momento per dare sfogo alla creatività e spazio al colore, senza remore, in totale libertà. Usa penne, pennarelli e stacca la mente adulta e severa, qui non ci sono ordini, gerarchie, priorità, solo idee e pensieri.
Nel tuo quaderno delle idee quindi fai in modo che il tuo tratto non si inceppi o che la tua mano perda il filo della mente con una punta troppo sottile o un inchiostro che si secca.
Se al contrario vuoi dare presenza a ciò che scrivi preferisci una penna che imposti la mano e che ti faccia riflettere
Il potere della scrittura è molto forte e ce ne scordiamo, soprattutto oggi che a mano scriviamo poco e privilegiamo le note selle App e i file del pc, ma una un momento per sé prevede anche una scrittura di coscienza che ben si accompagna, ad esempio, a una stilografica.
Perché te lo dico? Perché ci vuole tempo a scrivere e quindi soppeserai parole e spazi, concetti e punteggiatura. Non è certo una cosa da fare tutti i giorni, ma credo che abbia il suo perché e che valga la pena di essere considerata.
Veniamo alla matita, lo strumento che ci permette l’ordine e il ripensamento
Cancella e sistema, fai in modo che i tuoi appunti siano perfetti. Sai vero che sto scherzando, no?
Però il fatto di poter sistemare un appuntamento in agenda è utile, quindi non ti dico di no, ma non pensare certo che la tua scrittura debba essere perfetta, piuttosto fai in modo che sia chiara funzionale. Qui non potrai dare priorità di colore, sarà solo il tuo tratto e l’insieme di simboli a dare diversità ai tuoi appunti. Quindi presta attenzione alla tua legenda personale, evita le mille evidenziature, anche se a matita.
Diverso è per i tuoi appunti normali, privilegia lo strumento che per te funziona meglio
Trova la tua penna del cuore e usa quella, ma fai attenzione ai colori, qui sì ci sta il giudizio e la gerarchia, usali a tuo vantaggio.
Non abusare o andare a caso, corpo del testo, colore uno, titolo, colore due, evidenziature, colore tre. Bastano, non credi?
Ora che hai visto quali possono essere le potenzialità dei tuoi strumenti, perché non considerare come usarli al meglio?
E, dimmi, la tua penna preferita qual è?
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Oggi voglio raccontarti un po’ come lavoro perché penso ti possa aiutare nella tua organizzazione quotidiana.
Quando faccio delle consulenze sul tema gestione del tempo e agenda, mi capita spesso di utilizzare degli strumenti particolari, che sono più giochi che veri strumenti di lavoro. Uso le carte, il domino, il memory, i post-it e i colori.
Perché te ne parlo?
Perché a volte per poter trattare dei temi astratti abbiamo bisogno di visualizzarli
Ecco che poter toccare con mano il tuo tempo, anche se simboleggiato da una carta da gioco più o meno ingombrante, ti fa rendere conto di come debba essere gestito in maniera consapevole.
Ti sembrerà una cosa semplice, ma spesso è la chiave di volta, il punto di vista diverso per approcciare un problema.
Ecco perché, quando organizzi una giornata nella tua agenda, ti consiglio di segnare l’impegno come se fosse uno spazio occupato.
Puoi disegnarlo con un rettangolo con una linea dall’ora di inizio a quella di fine, non importa, l’importante è che visivamente renda l’idea dell’impegno, sia in termini di tempo che di energia.
Se usi Google Calendar lo fa in automatico ma se lo fai tu a mano prestaci attenzione.
Così eviterai che i tuoi impegni diventino una lista di cose da fare e che quindi tu non abbia consapevolezza dell’impegno che richiede una determinata attività.
Pensa di giocare con le carte del memory e di spostarle sopra e sotto, di fare l’incastro perfetto per la tua giornata.
Vedi come uno strumento che non c’entra con l’organizzazione può, in verità, esserti utile per toccare con mano un concetto intangibile, per farti lavorare con le mani, cosa che aiuta molto la mente a rilassarsi e a fare proprio un concetto, e soprattutto a realizzare i confini materiali del tempo.
Sì, perché il fatto di lavorare con le mani, fa capire proprio che il tempo è quantità finita, limitata e che non può essere riempita oltre la sua stessa quantità. Troppe tessere in fila non ci stanno proprio, cadono tutte, come un domino.
Ultimo suggerimento che ti voglio dare è relativo all’incertezza del tuo impegno
Questo concetto lo prendo a prestito dal mio background scientifico. Dire che quella scatola è larga 9 cm non ha alcun senso. Bisogna sempre dire che è larga 9 ± 0,2 cm. Cosa significa? Vuol dire che prendo le misure con un metro che ha un’incertezza di 2 millimetri e cioè che posso non leggere bene il numero, magari le tacchete non sono chiare o comunque posso confondermi e quindi la scatola potrebbe essere larga 0.98 cm o 9.02 e io misurerei comunque 9 cm.
Cosa c’entra? Beh, nei tuoi impegni in agenda considera anche questo tempo in più prima e dopo, considera l’incertezza. Ti parlavo di incastro perfetto, ma l’incastro perfetto tiene conto proprio di questo!
Se è in più non sarai in ritardo e in affanno, se sarà in meno avrai una piccola pausa in più.
E ora, sei pronto a giocare con i tuoi blocchi? Che carte preferisci? Memory o domino? 😊
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