Google Calendar è uno degli strumenti che preferisco della suite di Google, ma se non usi questo e preferisci un altro calendario on line quello che voglio raccontarti vale ugualmente.

Per aiutarti a gestire al meglio il tuo tempo ti consiglio di sfruttare alcune potenzialità, vediamole insieme.

 

CALENDARI TEMATICI

Puoi creare dei calendari tematici impostando dei colori di default degli impegni. Questo è molto utile, ad esempio, per distinguere a colpo d’occhio gli impegni privati da quelli di lavoro, o anche, se gestisci più progetti, gli impegni di un determinato progetto.

Inoltre, puoi attivarli e disattivarli a piacere così da renderti conto quanto tempo è impiegato per un progetto, o per avere una visione selettiva. Ad esempio, puoi, ogni tanto, non voler vedere gli appuntamenti di lavoro e senza usare due calendari o perdere appuntamenti e scadenze, può essere utile nascondere temporaneamente un calendario.

Un calendario tematico che consiglio è quello dei compleanni ad esempio. Il vantaggio di averlo separato dagli altri è che se ti dà fastidio vedere i nomi perchè “riempiono” le giorante, puoi nasconderlo e tenere attive le notifiche. Mi raccomando, imposta il rinnovo automatico annuale.

 

CALENDARI CONDIVISI

I calendari condivisi sono altrettanto utili dei calendari tematici, sono utilissimi nei gruppi di lavoro o in famiglia, fai in modo che tutti possano essere aggiornati sui tuoi impegni e tu a conoscenza delle scadenze altrui.

 

VISUALIZZAZIONI

Sfrutta tutte le visualizzazioni, soprattutto se lo usi da telefono dove basta ruotarlo. La visualizzazione mensile ti aiuta a capire il quadro d’insieme e quanti impegni hai, quante giornate occupate ci sono. Ma se devi parlare di gestione del tempo, meglio la visualizzazione settimanale a blocchi.

Infine, la visione a impegni può essere utile come widget sul telefono per farti fare mente locale sul prossimo impegno segnato. Sì, occupa memoria e RAM, tutto dipende dalla quantità di impegni che hai 😉

 

DETTAGLI DEGLI EVENTI

Io sono sempre per la semplificazione, quindi ti consiglio di annotare solo lo stretto indispensabile. Crea un nome semplice e chiaro che ti ricordi l’appuntamento e basta. Ma se, ad esempio, sai già dove si terrà, che sia on line o off line, può essere utile segnarlo sui dettagli, così non perderai il link per connetterti o avrai a portata di mano l’indirizzo per il navigatore.

Per le note… ancora una volta ricorda, il calendario non è l’archivio, quindi non mettere qualcosa che poi dovrai o vorrai ricopiare altrove… altrimenti è un po’ una nota persa.

 

REMINDER, TASK E PROMEMORIA

Qui ti pregherei di fare attenzione perché credo che queste siano funzionalità da usare solo se necessario.

I task, infatti, tendono a essere persi, compaiono tra le notifiche, ma attenzione che se le chiudi per non vedere più il pop up, poi non le ritrovi più, quindi è un po’ un appunto perso. Idem i promemoria. Considera infatti che il calendario non deve sostituire una lista di cose da fare, non è la tua pianificazione del tempo, qui ci sono impegni improrogabili e definiti.

Per le notifiche dico sì a impostarle quando necessario, ma senza esagerare, devono essere realmente un aiuto e non una cosa troppo frequente, altrimenti finirai per ignorarle.

 

 

Ancora una volta il calendario è uno dei tuoi strumenti di gestione del tempo, organizzalo secondo le tue necessità, ma con semplicità e senza perdere troppo tempo per organizzarlo.

E tu usi qualche altra funzione che te lo rende un fido compagno di organizzazione?
Raccontamelo nei commenti.

 

 

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