“Plin, è arrivata una mail, ok, la leggo. Ah, ecco, devo scendere dal bus.
Finalmente in ufficio, che traffico oggi… Aspetta che accendo il pc e leggo le mail. Ah, sì questa è quella che ho letto prima, ma cosa mi chiedevano? Aspetta che la riapro.
Giusto, la riunione, manca il file dell’odg. L’ho fatto… ok, va bene dopo lo mando. Ma mi chiedono anche se posso presentare il nuovo progetto. Non so… ci penso, intanto rispondo alle altre mail.
Così inizia la giornata di lavoro e poi, presi da una telefonata e un impegno, ecco che a mezzogiorno si torna alla casella di posta.
Una mail già letta, sì quella della riunione. Cosa dovevo mandare? Aspetta che la riapro e la rileggo…. Sì l’odg, ok ora lo faccio. Ma non so se ho voglia di parlare del nuovo progetto… ci penso.”
La mail attende, le ore passano.
E in chiusura di giornata ecco che le mail sono diventate 10, cinque non lette, la prima quella della riunione… e le atre? Chi si ricorda? Bisognerà rileggerle…
Cosa ne pensi di questa storia? Quante volte capita di lasciare una mail nell’inbox che non è stata risolta in toto?
Capita con una certa frequenza, non credi?
Molto spesso la casella di posta in entrata diventa un piccolo buco nero di richieste inevase.
Ma questo buco nero è un vero mangia energia e una grande fonte di stress, andrebbe evitato fin dalla partenza.
Come? Scegliendo.
La non-azione porta, in questo caso, a un vero e proprio stress in più.
Il motivo è semplice: ogni volta il nostro cervello si fa la stessa domanda e cerca di rispondere e di chiudere il cerchio, ma questo rimane aperto e si ripropone ogni qual volta i tuoi occhi scorrono le mail e rivedono le stesse cose.
Lavorare in questo modo è molto impegnativo dal punto di vista energetico ed è decisamente anti produttivo, perché ciclicamente fa rifare le stesse azioni: ti domandi la ragione della mail, se non la ricordi riapri la mail, se la ricordi cerchi la soluzione e se non decidi, di ricomincia da capo.
In più, è molto facile che tornando e tornando sulla questione tu ne ricordi solo una parte e quindi ti esponi all’errore di non considerare tutti gli aspetti (magari decidi di presentare il progetto, ma non mandi l’odg).
Come dice il guri della produttività “se richiede meno di due minuti, fallo e basta”, queste le parole di Devid Allen.
E, aggiungo io, impara a considerare dei momenti di lavoro sulle mail che siano delle vere sessioni di lavoro.
In particolare:
- non leggere le mail mentre stai facendo cose personali;
- non leggerle fuori dall’orario di lavoro;
- quando le leggi, prendi una decisione: se non ti interessano eliminale. Sì, anche lo spam può farti sprecare energia;
- se ti interessano e le puoi evadere in meno di due minuti, fallo e basta.
La non-scelta è una forma di procrastinazione che mangia energia, oltre a rubare produttività.
E se non consideri quest’aspetto nelle piccole cose, diventeranno montagne.
Quindi, per le cose semplici, quelle da meno di due minuti, impara a scegliere e a chiudere i cerchi, non lasciare nulla in sospeso.
Guadagnerai in leggerezza e produttività!