Per molti la scelta del calendario on line è naturale, per molti altri è un punto d’arrivo.
Io trovo che sia la soluzione migliore per la maggior parte delle persone. Certo, ci sono sempre le eccezioni, ma usando bene un qualsiasi calendario on line si risolvono molte incomprensioni, si alleggerisce realmente la mente, ma soprattutto essendo sempre consultabile, il calendario diventa uno strumento di reale supporto!
Vediamo come usarlo per renderlo ancora più efficace.
La sincronizzazione è d’obbligo
Prima regola: il tuo calendario deve essere sincronizzato.
Questo significa che puoi usare il calendario che vuoi sul cellulare o sul tuo desktop, ma ti consiglio di fare in modo che tutto ciò che segni si veda poi su tutti i tuoi devices e soprattutto che venga fatto un back up costante delle modifiche che fai.
Per questa ragione io ho scelto di andare direttamente alla fonte e usare Google Calendar, ma se non ti piace esteticamente o per come è fatto, ti consiglio comunque di usarlo come luogo di back up.
Per me sincronizzato significa anche condiviso.
So che può sembrare strano condividere le informazioni riguardo ai propri impegni, ma è l’unico modo per far saper che il tuo tempo non è libero, che non sei disponibile. Quindi se un calendario condiviso in famiglia può essere semplice, magari sul lavoro fa strano. Ma ecco che consiglio di farlo ugualmente e magari prestare attenzione a come si scrivono gli appuntamenti: avrò un doppione con “dentista” nel mio personale e “Selina impegnata” in quello di lavoro, ma non dovrò faticare a rispondere se posso esserci per una riunione proprio in quello slot di tempo.
Usa i colori
I colori sono utilissimi per fare delle divisioni a monte. Ad esempio, tutti gli appuntamenti di lavoro con un colore e tutti quelli di famiglia in altro, i personali con un terzo.
Nella pratica è molto più semplice usare i calendari tematici e quindi andare a inserire l’appuntamento su un calendario specifico che ha già impostato un suo colore di default.
Se utilizzi questa tecnica è poi possibile togliere temporaneamente la visualizzazione di un calendario tematico e avere l’idea dell’impatto degli altri impegni, e questo torna utile di tanto in tanto.
Non pensare che alcuni dettagli non siano utili
Ad esempio, l’ora di inizio e fine di un appuntamento. Molto spesso “per fare prima” si mette un appuntamento generico lasciando che occupi tutto il giorno. Questo però lascia un gran carico alla mente, perché ogni volta che scorri il calendario ti devi ricordare che non è un giorno totalmente occupato, ma solo che c’è già un impegno del quale mancano i confini.
Inoltre, se gli impegni sono tanti creano un muro di barre orizzontali che rendono difficile gestire le ore libere, perché non è chiaro quali e quando siano.
Un secondo dettaglio molto utile è segnare anche il luogo. Che sia un luogo fisico o virtuale, segna nelle informazioni i dettagli come l’indirizzo o il link per il collegamento. Si tratta di una cosa di meno di un minuto ora, che poi, quando devi ritrovare l’informazione ne richiede più di cinque (“ma dove mi aveva mandato il link?, via mail, via chat…”) o a settare il navigatore.
Usa bene i remainder
Non occorre che ci sia un remainder per tutto, è molto più semplice avere l’abitudine di guardare il calendario prima di confermare un appuntamento o prima di pianificare le giornate della settimana. Tieni i remainder come dettagli in più per ricordare le cose che sono davvero importanti.
Ora che hai tra le mani un bel po’ di suggerimenti, ti lascio con un’ultima idea:
fai in modo di poter vedere sempre il tuo calendario, proprio come se fosse appeso a un muro.
Lo so i widget appesantiscono il cellulare, ma se vuoi che il tuo calendario sia davvero utile, tienilo a portata di occhio, quindi fai in modo di avere una schermata dedicata che a colpo d’occhio ti faccia vedere nel mese quanti impegni hai, e di che tipo.
Ora il calendario on line non ti fa più paura, vero?
È ora di usarlo per le sue potenzialità e per farti dare una mano: scarica la mente, segna tutto come abbiamo visto e abituati a guardarlo, avrai una marcia in più!