Tempo e formazione devono andare d’accordo e spesso non è così, le informazioni arrivano nel momento sbagliato e questo significa solo che non troveranno terreno fertile e saranno perse.
In breve, hai mai pensato che il tempismo sia tutto anche nella gestione di un corso, di un evento?
Eh, sì, che si tratti di un evento on line, in presenza, di un giorno, di mesi… valgono sempre le stesse regole!
MOLTO TEMPO PRIMA
Come ti spiegavo la scorsa settimana la difficoltà è avere già tutto chiaro fin dall’inizio per poi ricordare le cose poco prima o durante.
Le agende, i programmi dei corsi nascono molti mesi prima dell’inizio, ma devono da subito prevedere una buona gestione del tempo. A cosa mi riferisco? Orari di inizio e fine interventi, spazi per le domande, le pause e, nel caso ci siano spostamenti, tempi tecnici di partenza e arrivo.
Un po’ un corso lo devi immaginare da subito nel dettaglio e tanto sarai specifico, tanti inghippi ti toglierai dopo.
Cosa dovrai ad esempio discutere con gli esperti che coinvolgerai:
- che scopo ha il tuo evento, il tuo corso
- a che titolo li coinvolgi (i tuoi relatori possono avere diverse expertise)
- di cosa vuoi che parlino e per quanto tempo
- chi sono i partecipanti
- i compensi, cosa è incluso e cosa no
- come gestirai il materiale rispetto al diritto d’autore e se hai bisogno di darlo ai partecipanti
Cosa dovrai anticipare ai partecipanti:
- che scopo ha il tuo evento, il tuo corso
- perché è utile partecipare, cosa si ottiene
- tutte le informazioni logistiche necessarie a far capire l’impegno del tuo evento, del tuo corso
- cosa è compreso, cosa no e quanto costa
- come iscriversi
UN PO’ DI TEMPO PRIMA
Questo di solito è il tempo delle iscrizioni, ecco quindi che dovrà essere tutto un po’ pratico e il mio consiglio è: fai in modo che tutte le informazioni siano complete.
Se hai lavorato bene sui form, ci saranno tutte e solo le informazioni che ti servono, quindi basterà raccogliere i dati in modo completo e chiaro per te, magari in un foglio Excel ben fatto. Da qui scenderà tutta la tua logistica interna: liste partecipanti, rooming list, lavori di gruppo, navette, rimborsi e via dicendo.
Sarà anche il momento di fare i conti con gli esperti: chiedi il materiale con anticipo, ma solo per verificare la conformità alle tue richieste ed evitare inutili ripetizioni di contenuti.
POCO TEMPO PRIMA
La cosa importante è davvero il tempismo, cioè capire cosa vuol dire poco tempo prima, che non è un mese prima, né il giorno prima.
Il rapporto con i tuoi esperti e i tuoi partecipanti va costruito e se molto tempo prima hai parlato di valori, contenuti, obiettivi e struttura… ora si va sul pratico.
La settimana scorsa ti dicevo “repetita iuvant”, ed è vero, ma è anche vero che tante cose vanno rinfrescate poco prima, e intendo qualche giorno prima, e tante altre è meglio non dirle.
Vediamo cosa dire:
- ricordare gli orari di inizio e fine
- dare informazioni su come raggiungere il luogo dell’evento, del corso, sì era tutto chiaro fin dall’iscrizione, ma è il caso di ripetere e scrivere le cose “for dummies”: più semplice è meglio è. Immagina il partecipante che sta chiudendo le mille cose di lavoro che ha da fare e pensa “domani sono al corso, ci penso dopo”. E quel dopo diventa quando si mette in macchina per arrivare, cioè la mattina stessa… non è meglio lasciare il link per il navigatore?
- ripetere informazioni che si sono aggiunte all’ultimo e che si possono essere perse. Se c’è qualche punto delicato (una cosa che va o non va fatta assolutamente), meglio ripeterlo una volta in più.
- mandare una copia del programma
- ricordare se c’è qualcosa da saldare, quanto e come
E cosa non dire:
- non mandare materiale informativo, pubblicitario
- non ricordare tutto quello che succederà al corso, all’evento, ora deve essere tutto molto pratico, sintetico e mirato
- non perdere tempo a ricordare obiettivi e valore del corso, le iscrizioni sono chiuse e questo andrà ora testato sul campo, anche da come sono organizzate le cose
- non esagerare con le comunicazioni: meglio una mail, riassuntiva e riepilogativa, che sette, con informazioni a pezzetti o come semplice ripetizione con l’idea che così almeno una verrà letta, se poi avrai davvero necessità di dare un’ulteriore importante comunicazione… verrà persa.
DOPO IL CORSO
Altro momento magico…
Dovrai essere veloce a condividere materiali, attestati e via dicendo, ma concluse le cose più pratiche… ecco il momento dei feedback e della condivisione, sfruttalo tutto!
È il momento di sapere come è andata, di intessere relazioni per il futuro e non chiudere le porte, ma gettare già le basi per le prossime edizioni!
Ho tralasciato il durante, e qui ce ne sarebbe da raccontare! Il durante è fatto di tanti momenti, c’è l’apertura dell’evento, le singole giornate…. Ma se questo articolo ti è piaciuto, qui c’è pane per i tuoi denti!
Il mio nuovo progetto, creato con la collega Enrica Maria Laveglia, che ti permette di fare questi insegnamenti tuoi. Sì, ORGANIZZAZIONE AL QUADRATO è ciò che ti serve per creare eventi di valore, dalla giornata di formazione al corso a più edizioni, vieni a conoscerci!