Ci sono corsi e corsi, eventi ed eventi, e se hai in mente di organizzarne uno a breve, stai leggendo l’articolo giusto.
Ne ho organizzati decine e decine, per un totale di più di dieci anni di lavoro, e alla fine ho deciso che un buon corso, o un buon evento si riconosce subito.
Ci sono davvero tante cose sulle quali si può lavorare per fare un lavoro ben fatto e far sì che i tuoi partecipanti non siano solo soddisfatti, ma anche spinti a seguirti e a tornare alle edizioni successive, ma cinque sono le cose davvero indispensabili.
CONTATTI
L’agenda di un corso è uno strumento fondamentale, perché ti fa sempre sapere quando succederà che cosa, ma c’è una cosa in più che fa la differenza: i contatti.
Quali mettere? Tutti!
Sì, ci sono gli esperti che tengono le lezioni, ci sono i partecipanti e c’è lo staff. Sono tutte persone che, a diverso titolo, fanno parte del tuo corso o del tuo evento.
Vuoi facilitare le cose sia a chi partecipa, sia a chi tiene le lezioni, sia a te che le organizzi?
Metti i nomi!
In particolare:
- in agenda metti i nomi di chi tiene gli interventi, ma se ti va crea anche una lista dei relatori con una breve bio, sarà molto apprezzata, darà credibilità a chi hai coinvolto, ti permetterà di fare delle presentazioni sintetiche a voce e soprattutto ti eviterà di dover mettere tutto in agenda, che così sarà più snella e facile da leggere;
- lasciare i contatti delle persone coinvolte nelle lezioni ti permetterà, inoltre, di rimandare domande fuori tempo o gli approfondimenti specifici, oltre a favorire future collaborazioni;
- se il corso è più lungo di un giorno, o se pensi che il networking possa essere un valore aggiunto dei tuoi eventi, crea anche la lista partecipanti, così tutti potranno rimanere in contatto anche dopo il corso;
- crea anche una lista staff, farai vedere quanto lavoro c’è dietro a ciò che organizzi e lascerai nuovi semi per il futuro;
- non lesinare sui badge e cavalieri: tu ricordi tutti i nomi, ma gli altri? Anche durante il coffe break?
Ovviamente il tutto nel rispetto delle norme della privacy, quindi chiedi sempre il permesso!
CHI FA COSA
Presenta te e il tuo staff e in particolare fai in modo che tutti, partecipanti e relatori, sappiano “chi fa che cosa”, eviterai e perdite di informazioni, domande fatte alle persone sbagliate, interferenze nel lavoro di tutto lo staff.
MATERIALI
Le persone amano sapere cosa succede, e non amano sentirsi a scuola, quindi evita di avere partecipanti che si trasformino in scrivani, si alzino in continuo per fotografare le slide e ti assillino richieste sui materiali presentati: fai sapere subito ciò che verrà dato e cosa no, fai sapere come verrà dato (chiavetta, portale con password, via we transfer e simili, via mail) e sii molto attento a raccogliere le ultime versioni delle presentazioni e dei vari documenti presentati, sarà davvero un valore aggiunto per i tuoi corsi!
Inutile ricordarti anche qui l’attenzione alla privacy e al diritto d’autore. Tutto dovrà essere condiviso nel modo consono e nel pieno rispetto di chi ha creato i materiali.
REPETITA IUVANT
Tu organizzi il corso e per te è tutto chiaro, ma le persone possono leggere al momento l’agenda o le informazioni che stai dando, è quindi fondamentale creare dei momenti a inizio giornata, a metà e alla fine che ricordino i tempi, gli argomenti o se sta per succedere qualcosa di particolare, ad esempio attività di interazione nei quali è prevista la partecipazione dei corsisti (giochi di ruolo, casi studio, workshop) o spostamenti di aula, o, ancora, eventi extra corso: una cena, una visita…
TEMPISMO
Le persone si staccano dal lavoro e dalla propria vita per venire ai tuoi corsi e iniziano a metterci veramente la testa proprio quando entrano in aula. Quindi, se hai previsto attività che richiedono un po’ di studio o anche solo la lettura di un testo, lascia il tempo per poterlo fare, non pensare che mandando le cose prima, via mail, i partecipanti si faranno trovare preparati. Una piccola parte sì, ma è necessario rispettare le esigenze di tutti e tarare i tempi e le attività su chi ha meno tempo, quindi su chi leggerà il tutto al momento.
Ti sono piaciuti questi cinque consigli? Sono un assaggio di quello che puoi trovare su ORGANIZZAZIONE AL QUADRATO, il mio nuovo progetto fatto a quattro mani che ti insegna a creare eventi di valore!
Troverai tanti webinar su questi e altri argomenti, potrai scegliere se approfondire un solo aspetto o tutto ciò che serve per creare un evento formativo con i fiocchi, come preferisci nel rispetto delle tue esigenze. E se questo non fosse abbastanza, puoi scriverci e organizzeremo un incontro ad hoc!