“E anche oggi ho fatto la metà delle cose che dovevo fare”
“No, questo proprio non ce la faccio ad affrontarlo ora…”
“Era una cosa di due minuti, eppure sono ancora qui a lavorarci”
Hai mai pensato una di queste frasi? Forse tutte e tre? Non preoccuparti, sei una persona normale, solo non hai fatto tesoro di questi errori.
Lo facciamo oggi insieme, perché tu possa andare oltre, non incastrarti in errori di cattiva gestione di tempo ed energia e fare una fantastica to do list che sia affrontabile e sostenibile per te!
Piccolo disclaimer: non parleremo di priorità e di argomenti della to do list, questi sono aspetti altrettanto fondamentali, ma che riguardano la pianificazione, e per questo ti rimando qui.
Ok, torniamo al nocciolo della questione.
Come mai tanto spesso le to do list vengono disattese, riscritte e diventano un’arma a doppio taglio?
Perché non si stima correttamente il tempo delle attività.
Stimare il tempo delle attività significa considerare tutti i tempi di attività:
- Tempi di preparazione: recuperare tutti i materiali per fare quel lavoro e metterli a portata di mano, tempo per avviare una call on line (con possibili problemi tecnici), tempo per raggiungere un luogo.
- Tempi di studio: tempo per reperire le eventuali informazioni che già non sai e che devono essere inserite nel tuo lavoro. Spesso si considera il lavoro solo come lavoro effettivo, ma non come il lavoro che sta a monte per prepararlo nei suoi contenuti, come se sapessimo già tutto.
- Tempi di svolgimento: questi sono i più semplici e spesso i più corretti da essere stimati, ma il mio consiglio è comunque quello di tenerli morbidi, per una pausa in più, o un momento di riflessione a mente fredda.
- Tempi di revisione: che, come sai, non devono essere seguenti a quelli di attività e un po’ staccati.
- Tempi di chiusura: sistemare gli appunti, sistemare i materiali, segnare qualche nuova informazione, archiviare il necessario, tempo di rientro in ufficio o a casa, tutto ciò che serve a chiudere il cerchio.
Dimmi la verità, anche tu metti in agenda solo il tempo effettivo di svolgimento? Ecco l’inghippo, mancano gli altri.
Ma anche su questo tempo ci sono altre tre piccole accortezze da considerare.
La prima riguarda il fatto di sottostimare il tempo necessario, ci voglio sempre due minuti… e poi…
Sii onesto con te stesso e cerca di valutare il tempo da un punto di vista quanto più esterno possibile, e, come detto prima, se puoi allunga, così ci sarà il tempo per una pausa, una correzione in relax.
La seconda, non meno importante, riguarda le possibili interruzioni, interne ed esterne.
Già, non sono sempre gli altri ad interromperci, ma anche noi stessi lo facciamo. Le interruzioni interne sono tutte quelle volte che ti viene in mente qualcos’altro che non centra… ad esempio una cosa lasciata a metà. Da qui la necessità di pulire la mente prima di lavorare, scaricarla, annotando tutto il resto e non lasciando nulla in sospeso.
Le interruzioni esterne invece dipendono da come ci organizziamo noi nel lavoro: dove lavoriamo, come comunichiamo ad altri.
Parole chiave: porta chiusa e comunicazione corretta per far capire che per esserci al 100% ci sei quando non sei impegnato, proprio perché c’è un tempo di lavoro per sé e uno con gli altri.
La terza accortezza è infine… conscesi!
E fare tesoro degli errori: se hai stimato male il tempo, la prossima volta, raddoppialo!
Se si lavori su una cosa nuova o poco nota, meglio aggiungere che togliere, stima più tempo. E se fai un lavoro che conosci, metti pure il tempo corretto, ma un 10% in più ci sta sempre e comunque, altrimenti lavorerai con l’acqua alla gola, con l’angoscia di chiudere… che dici, vuoi essere sempre di corsa? Anche no!
Infine… il tempo non dipende solo da una stima corretta, ma è strettamente correlato all’energia.
E questo è sempre poco considerato. La tua energia non è sempre al top, e questo va messo nel bilancio.
Detto che, se si deve fare, si fa e quindi si stringe i denti, e si lavora a testa bassa, ma poi… eh, sì, perché si può fare, ma poi arriva comunque il conto! Quindi tieni conto del tuo ciclo circadiano, di quando la tua energia è alta e bassa e, se proprio non puoi, considera che dopo un momento in cui chiedi energia, ne devi mettere uno in cui prendi energia. Sì, hai capito giusto, sto parlando di pause e di alternarle con criterio al lavoro.
Ecco, quindi, che nella tua to do list devono esserci il corretto numero di attività, definite in base alla pianificazione e alle tue priorità, devono essere saggiamente alternate in più impegnative e meno impegnative e, a ogni attività, deve corrispondere una durata, stimata al meglio delle tue possibilità!