Si è fatto tardi ed è ora di andare, scatti sulla sedia, prendi la giacca, la borsa di lavoro e quella stampa che hai fatto per casa e via, è ora di pensare a cosa fare per cena.
Questa è la tua routine di chiusura lavori?
Sicuramente molto veloce, ma temo poco efficiente… perché quello che hai lasciato sul tavolo: la cartellina aperta, l’agenda per domani, l’appunto di un nuovo fornitore… sono tutte informazioni che ti ronzeranno in testa fino a che, domani, non rientrai al lavoro con tutti i buoni propositi per iniziare bene una nuova giornata e poi…. Ecco il tir delle azioni incompiute che ti accoglie non appena ti avvicini alla scrivania.
Sono stata un po’ diretta, ma in effetti è così: se dedichi anche solo cinque minuti a chiudere bene la giornata di lavoro, ripartirai l’indomani non solo con il piede giusto, ma anche con la grande occasione di rispettare la tua tabella di marcia!
Già, perché uno dei tanti passi per rispettare la propria agenda ed essere produttivi è proprio questo: mente e corpo su ciò che vuoi fare, senza distrazioni.
Tutti i cerchi aperti che sono rimasti sul tavolo sono piccoli grandi ostacoli alla tua produttività perché, di fatto, sono decisioni rimandate, azioni incompiute, piccoli attimi di procrastinazione… insomma tutto ciò che può rendere la tua vita difficile.
Agisci in modo semplice e lineare, aiuta la tua mente, dedica cinque minuti a chiudere la tua giornata di lavoro!
Ecco i passi che ti consiglio di fare:
SISTEMA GLI APPUNTI
Rivedi le note che hai preso qui e lì, il numero di telefono che hai annotato al volo, il libro che vuoi comprare e che hai cercato nel browser lasciando la finestra aperta, la data di un evento che ti interessa… tutte informazioni preziose che non devono essere perse: annotale nel posto giusto.
ARCHIVIA IL NECESSARIO
Ecco che i file non devono rimanere sul desktop e nemmeno i documenti sulla scrivania, ma al contrario è bene fare un po’ di ordine e archiviare il necessario: crea le versioni definitive dei documenti, con il giusto nome e mettile nelle cartelle giuste, così sistema i fogli nei rispettivi faldoni.
FAI PULIZIA
Sui file che hai lavorato, sugli appunti che hai preso, se c’è qualche cosa che non ti serve più, qualche file superato e non più utile, qualche bozza non più utile… fai pulizia: elimina!
AGGIORNA LA TO DO LIST
Se ci sono cose che sono rimaste in sospeso annotale per domani e aggiorna le liste delle cose da fare per i vari progetti. In breve chiudi tutti i cerchi aperti di scadenze, idee, pensieri… oggi è tutto chiaro, ma domani, con un’urgenza inaspettata… chissà!
RIORDINA
Riordina la scrivania: penne nel porta penne, dai una lavata alla tazza del caffè e così via, non lasciare le cose a metà, è molto più bello essere accolti da una scrivania in ordine e pulita!
ULTIMA OCCHIATA ALL’AGENDA
Prima di andare via dai un’occhiata all’agenda per domani, così da rinfrescare la memoria e fare mente locale sul programma di domani.
Ora sei pronto per chiudere tutto e liberare la mente dal lavoro!
Ecco questa è una buona routine di cinque dieci minuti per chiudere al meglio il tuo lavoro, ma ti consiglio di applicarla anche ogni volta che hai chiuso un progetto importante.
E in questo casto una buona routine può essere questa:
- identifica le versioni finali dei documenti;
- crea i format (cioè i file di lavoro che poi usi sempre uguali es. fattura);
- elimina ciò che non serve;
- archivia il necessario;
- aggiorna la lista dei progetti con il passo in più da fare;
- se necessario, aggiungi il prossimo passo nella lista delle cose da fare.
Lo so, non è un cambiamento facile, è molto più bello scappare via, ma se rubi queste idee, vedrai che di giorno in giorno ti sentirai più leggero, efficiente e produttivo.
Prova anche tu e fammi sapere come va!