La primavera sta arrivando e la Pasqua è alle porte, questo mi dà sempre l’impressione che ci sia una ventata di aria fresca pronta a ricaricarmi e a dare nuova energia al lavoro.
Che dici, non è forse il caso di approfittarne?
Parliamo di pulizie di primavera nelle cose che utilizzi tutti i giorni per il tuo lavoro. Quella della quale ti voglio parlare è un’operazione che è bene fare di tanto in tanto, per sentirsi in ordine e con le cose ben fatte. No, sta volta niente decluttering e ordine, ma un controllo generale di tutti i tuoi format.
Perché è importante?
Perché velocizza il tuo lavoro, lo rende professionale e fluido.
Non è una cosa da poco, non trovi? Vediamo cosa comprende e poi anche come farla.
FORMAT
Di tanto in tanto è utile ricontrollare le cose che utilizziamo più spesso e vedere che sia tutto in ordine o se sia possibile fare qualche modifica e tutte le migliorie necessarie.
Ad esempio il file base che usi per fare le fatture, è in ordine? Logo, riferimenti bancari? Il tuo file base per fare il preventivo ha tutte le clausole in ordine?
E via dicendo… sai che i format sono fondamentali per lavorare bene e velocemente, per non dover ripartire daccapo ogni volta, ma ci sta anche ogni tanto un giro per un controllo e per eliminare quello che non serve più e aggiornare le novità. Così non dovrai ogni volta ricordarti quella mini modifica, la inserisci nel format e via.
Non dimenticare i testi delle mail che usi più frequentemente e la firma della mail!
Dulcis in fundo, elimina o metti in una cartella separata (“old”) le vecchie versioni e lascia a vista solo l’ultimo file, quello giusto. Così sarai efficace e veloce!
SITO E SOCIAL
Da quanto non controlli le bio sui social? Le copertine? La tua immagine? Forse vale la pena fare un giro di aggiornamento.
E così sul sito: è tutto in ordine? Devi aggiungere o togliere qualche servizio? Le parole che ti descrivono ti rispecchiano ancora?
Attenzione, non voglio che tu faccia un vero lavoro di rebranding, per questo ci sono gli specialisti del settore e si tratta di un vero e proprio percorso da non prendere alla leggera.
Ma questo non significa che di tanto in tanto tu non possa fare un controllo veloce per le piccole cose.
FILE DI RIFERIMENTO
Ecco, questo è un po’ più un tasto dolente, ma di tanto in tanto è bene anche controllare i nostri database di riferimento per controllare che sia tutto in ordine. A cosa mi riferisco? Ai file che usi di più nello specifico per il tuo lavoro, e qui ognuno ha i suoi. Possono essere le presentazioni aziendali, un testo di benvenuto che consegni ai clienti, un database di contatti per le serate di presentazione….
Sono la cosa un po’ più faticosa da affrontare, vanno tenuti aggiornati con grande frequenza, ma proprio perché li usi sempre è difficile controllare che sia tutto in ordine e sono i più difficili da modificare.
Proprio per questo… ogni tanto ci sta una revisione!
Ora che abbiamo visto di cosa si tratta vediamo come procedere: come fare questa revisione senza impazzire?
- Il mio consiglio è quello di preparare una bella check list con tutti i punti che fanno per te. Parti dai suggerimenti che ti ho dato sopra e allungala a piacere.
- Poi decidi quanto tempo vuoi dedicare a questa operazione ogni giorno o ogni settimana e quindi sbarra in agenda uno slot dedicato.
- Procedi quindi a piccoli passi spuntando via via tutte le voci.
Il segreto per fare bene questa revisione è quello di non partire in quarta e fare tutto, ma procedere a piccoli passi per renderla meno noiosa e soprattutto per farla bene, sempre con occhi nuovi e attenti.
E per chiudere in bellezza ecco un esempio di una checklist che può essere la base da attare alle tue esigenze!
Personal Branding
- Mission
- Vision
- Parola dell’anno
- Obiettivi
- Piano annuale
Social
- Descrizione
- copertina
- Bottoni
- Contatti e link
- Descrizione
- copertina
- Bottoni
- Contatti e link
- Descrizione
- Copertina
- Descrizione
- Curriculum
- Copertina
- Contatti e link
Blog
- Piano editoriale
- Format copertine
Newsletter
- Piano editoriale
- Copertine
- Riferimenti in calce
- Database contatti
Settimana social: format e calendario
Preventivo
- Descrizione
- Clausole
- Tabella Riassuntiva
- Iban
Format di uso frequente
- Scheda dati cliente
- Mail di contatto
- Mail di recap
- Fattura
File di lavoro
- Database clienti
- Riferimenti bibliografici
- Approfondimenti
- Presentazione clienti
…. E via dicendo
Buon lavoro e buona revisione, vedrai che una volta fatta il tuo lavoro sarà ancora più preciso, veloce e vivace! E soprattutto tu sarai con la mente totalmente sul pezzo, già, perché
quest’operazione, per quanto noiosa è doverosa, e fa in modo che tu sia non solo sempre pronto e professionale, ma che ti renda conto proprio di che direzione vuoi che il tuo lavoro prenda!
quindi, via alle pulizie!