Non so se tu sia un amante della pianificazione e in particolare di quella annuale, ma, come ben sai, è per me un vero must.
La pianificazione annuale è davvero importante perché ti permette di tradurre in fatti le idee, di non lasciare i sogni nei cassetti, e di rispettare il tempo per te, che sia di vacanza, formazione, famiglia o semplice nullafacenza.
La pianificazione annuale perché sia valida e durevole però deve essere leggera, realistica e flessibile, insomma una vera pianificazione di massima.
Proprio per questa ragione spesso si traduce in un bellissimo programma che però rimane tale.
Già, perché quando si passa all’opera e quindi alla pianificazione più a breve termine, non si riesce a infilare quel bellissimo disegno in grande che si è fatto nelle azioni di tutti i giorni.
Come mai?
Perché bisogna procedere per step e tra la pianificazione annuale e quella settimanale ce n’è una a medio termine, vediamola insieme.
Si tratta di uno sguardo ancora molto di massima, ma non più a livello di anno quanto più a trimestre o a mese. Molti la fanno a mese, io ti consiglio di lavorare un po’ più in grande, che poi sia due o tre mesi dipende proprio dal tipo di vita che fai e dal tuo lavoro.
Ad ogni modo, vediamo come uno sguardo a medio termine ti può tornare davvero utile.
VALUTA LO STATO DELL’ARTE
Innanzitutto, la pianificazione a medio termine ti permette di considerare come stanno andando le cose. È fondamentale infatti valutare cosa sta succedendo in questo arco temporale: in che progetti sei già impegnato? Un’altra domanda importante è: cosa “ti ruberà tempo” in questo momento? Vacanze? Trasferte di lavoro? Impegni particolari?
In una pianificazione a medio termine è ancora più importante valutare la regola della sottrazione, togliere cioè il tempo già impiegato in altro. Spesso si fa il contrario, si ragiona cioè come se si avesse sempre il 100% del proprio tempo e questa è la principale ragione di fallimento della pianificazione, in particolare di quella a medio termine, perché se in una settimana può capitare di far saltare un giorno e comunque lo si può recuperare facilmente (in un giorno non ci sono mille cose), è molto più probabile che rimandare qualcosa di un mese significhi non iniziarla proprio, quindi non tanto di passarla al mese dopo, ma al quadrimestre dopo o a data da destinarsi, cioè mai.
PENSA IN PICCOLO
Se la pianificazione annuale ti insegna a pensare in grande, quella a medio termine ti insegna a essere razionale e, in particolare, a guardare la realtà dei fatti.
È infatti ora di suddividere il grande progetto in sotto progetti e, se necessario, anche in singoli microprogetti. Questi piccoli progetti sono quelli che andranno messi nella tua pianificazione a medio termine.
Così come nella pianificazione settimanale ti suggerisco di mettere in lista azioni, qui ti dico: “crea i tuoi micro obiettivi e rendili il traguardo del mese”.
NON ESAGERARE E CONTROLLA LA ROTTA
La pianificazione a medio termine ti può davvero aiutare per essere il punto di unione tra l’anno e la settimana, ma come sempre c’è il rovescio della medaglia: l’iperpianificazione.
Oltre ad andare per sottrazione e quindi non considerare il tempo che già hai impegnato in altro, non devi lasciarti andare all’idea di incasellare tutto. Metti in lista pochi punti, ma quelli chiave, quelli che abbiamo visto prima.
Questo perché questo tipo di pianificazione è più un momento di revisione che di fiocchetti alla tua lista delle cose da fare.
Sì, una volta valutato lo stato dell’arte e pulito il tuo tempo, messi i tuoi obiettivi mensili ecco che ora puoi valutare come stanno andando le cose. Stai seguendo la rotta che avevi previsto? Se la risposta è no, cosa va cambiato, adattato? Ci sono novità inaspettate per le quali è meglio fare qualche cambiamento?
Lo so, fa paura. L’idea di mettersi a tirare le somme ogni due, tre mesi, fa paura. Chiedersi a che punto sei, dove vuoi andare, cosa tenere e cosa cambiare è un bell’impegno.
Ma è questo il segreto per arrivare alla tua stella polare: devi disegnare e ridisegnare la tua rotta.
Quindi, fai un bel respiro e, ogni quadrimestre, metti in agenda qualche giorno per la tua pianificazione a medio termine: valuta lo stato dell’arte, pensa ai tuoi obiettivi e definisci la rotta!