Molte volte la pianificazione della giornata è perfetta, le liste sono pronte per essere spuntate, e poi… e poi capita che l’imprevisto, un’urgenza, altre incombenze facciano sì che la lista rimanga intonsa.
Ed ecco che, a tardo pomeriggio, la lista salta fuori e con sé anche la frustrazione del non averne fatto nemmeno un punto.
Ma come è possibile che le liste, anche se ben fatte, rimangano poi disattese? E diventino, quindi, uno strumento poco utile e manchino proprio della loro essenza e cioè dell’essere uno strumento organizzativo per la produttività personale?
Una ragione, in verità l’abbiamo già vista, e dipende dal supporto sul quale sono fatte le liste, te ne parlavo la scorsa settimana.
Inutile quindi fare la lista della spesa sul frigo, quando fai la spesa se hai tempo all’ultimo minuto rientrando dall’ufficio.
Così inutile fare una to do list giornaliera in un foglio Word, Excel, o usando un App, se poi, durante la tua giornata di lavoro, ti assenti spesso dal pc, o cambi spesso luogo di lavoro.
Una volta che la lista è fatta bene ed è sul supporto corretto, c’è un ultimo tassello da aggiungere. Si tratta di una cosa semplice, facile, ma tanto è intuitiva, tanto è sottovalutata.
La lista va inserita nella tua routine, costantemente.
La devi quindi, leggere, rileggere, modificare e cancellare, in altre parole deve essere a portata di occhio.
Semplice non credi? Eppure, tante volte quel pezzettino di carta finisce sotto a tanti altri faldoni, o quell’App non è poi così in vista… insomma le intenzioni sono buone, ma poi si finisce per passare ad altro e quindi… pensare ad altro!
Inserirla nella routine significa poi che se hai stilato la lista delle tue tre priorità giornaliere, e l’hai fatto la sera a chiusura della tua giornata lavorativa, il giorno seguente, dopo aver messo la testa sul lavoro (sai che consiglio sempre un inizio soft con una piccola routine di “riscaldamento”), la prima cosa da fare è: guardare la lista.
Non le mail, non il cellulare, non rispondere al collega che ti chiama.
Leggi la tua lista, fai mente locale sulle tue priorità, non far sì che la tua mente dimentichi la lista e pensi subito ad alto.
Una volta letti i punti da te definiti, potrai dedicarti alle urgenze e, se l’hai previsto in agenda, al tempo di lavoro della lettura delle mail, ma l’importante è che tu segua proprio quest’ordine e non scordi che quella lettura che richiede meno di un minuto ed è fondamentale.
Fondamentale perché ti riporta la mente su ciò che hai deciso essere importante quel giorno, non necessariamente urgente, ma importante.
E se non rispetti questo criterio, quei punti finiranno sempre per essere dimenticati!
Come avevo detto la cosa è semplice: primo step, leggere, secondo step, tenere a vista.
Così i tuoi occhi continueranno a vedere quei punti e sarà più facile eseguirli e non dimenticarli.
Ecco svelato il segreto, apparentemente banale, ma efficace. Quindi ora non resta che trovare un piccolo posto d’onore per la tua to do list perché sia a portata di occhio e, ormai sarai preparatissimo, le tue liste saranno già ben fatte e pianificate per tempo, giusto?
Se poi stai pensando a tutte le altre liste, che non siano la to list, c’è un sistema per non dimenticarle e, te lo anticipo, lo vedremo nel prossimo mese, parlando di revisioni e riflessioni.
Per oggi ti lascio con un compito importante per te e la tua to do list: trova il tuo posto d’onore.