La scorsa settimana abbiamo detto che le liste sono un modo per scaricare la mente, per evitare di dimenticare, per fare chiarezza e soprattutto per passare all’azione.
Ti avevo promesso che avremmo visto come non fare una lista noiosa, ma al contrario, leggera, agile e utile.
Arduo compito? No di certo! Andiamo al dunque, ecco alcuni consigli.
Il “comandamento” su tutti è:
scrivi subito la cosa nel posto giusto.
Ma questo non basta per avere delle buone liste e, a mio avviso, tra le tante cose, tre devono essere tenute a mente, vediamole ora una per una.
LA DATA
Sembra una banalità, ma davvero non lo è. Non vale tanto per le liste personali, ma di sicuro per quelle di lavoro.
Tanto si è abituati a mettere la data se si prendono appunti a una riunione, tanto pare superfluo metterla in una lista per un progetto di lavoro.
Ma siamo davvero sicuri che, se farai due liste sullo stesso argomento, poi ricorderai quale sia la più recente? Certo, leggendo i punti e facendo mente locale lo saprai, ma ecco che avrai sprecato energia a rifare ordine.
Per quelle personali la data non è così fondamentale, ma può essere carino se, ad esempio, fai una lista di posti dove vuoi andare e poi, a distanza di mesi, ti torna tra le mani la lista, non trovi?
AGGIUGI UN TITOLO
Ancor più fondamentale della data è il titolo, perché ti aiuta a dare un senso a ciò che scrivi e soprattutto a capire se una cosa può davvero andare lì o meno, quindi capire se quello è il posto giusto.
Anche questo sembra una cosa futile, ma nell’ottica di far fare meno fatica al tuo cervello… beh, costa poca fatica e ne fa risparmiare molta!
Il fatto di mettere un titolo, infatti, focalizza l’attenzione su quello che è lo scopo della lista. E lo scopo è determinante: ti fa ragionare sul fatto se la lista sia o meno necessaria, sui confini della lista stessa e sui risultati che da questa ti aspetti. Non sono cose da poco, ci avevi mai pensato? E tutto per un semplice titolo.
Ultimo, non meno importante, il titolo ti aiuta a non fare doppioni! O se li fai, a identificarli e, una volta scoperti, unire le liste in una unica.
USA I VERBI
Eccoci al cuore della questione e cioè come si scrivono le voci di una lista:
- non devono essere troppo generiche;
- non devono essere troppo specifiche;
- devono essere chiare e complete;
- devono comprendere l’azione.
Facciamo qualche esempio:
“posta” cosa significa? Si tratta di quella cartacea o di quella elettronica? La devo leggere, archiviare o cambiare account? Ecco che una voce così è un po’ inutile perché dovrò poi ricordarmi, a mente, quindi dando un onere in più al mio cervello, cosa intendo per “posta”, tanto vale scriverlo in modo più esplicito.
“e-mail signor Bianchi con richiesta preventivo angolo cucina casa al mare, specificando necessità delle misure particolari 84*103*22” Troppo! Tanto valeva fare direttamente la mail, non credi?
E comunque in entrambi gli esempi manca il verbo. Il fatto di iniziare il punto della lista con “scrivere” è molto più efficace di quello che sembra perché ti aiuta, senza renderti conto, a passare all’azione. Un po’ è come se ti stessi già prendendo l’impegno, un po’ ti alleggerisce dal ricordare cosa fare nel pratico. Provare per credere le liste con l’uso dei verbi sono la vera grande differenza tra lista utili e inutili.
Se vuoi approfondire la questione del verbo, leggi qui.
L’essere chiari e competi è poi la guarnizione alla torta già perfetta: “scrivere mail Bianchi per preventivo, N.B. misure” Eccoci a una nota semplice, ma completa, chiara e non troppo articolata, con un verbo.
Annotare in modo chiaro e completo chiude il cerchio anche sulla questione di scrivere tutto il necessario in una lista e sul fatto di mettere nell’elenco subito le voci che a quella lista appartengono, quindi ci riporta al primo “comandamento”.
Come vedi l’efficacia di una lista non dipende dal supporto, cartaceo o digitale, quello è legato alla tipologia di liste e ne parleremo a brevissimo, direi fra una settimana, ma dipende proprio da come si impostano e come si definiscono le voci di una lista.
Ora hai con te i segreti per delle liste agili, utili, che ti aiutano a passare all’azione. Sperimenta e fai tuoi tutti questi passaggi!