“Ma era sotto articoli o in rassegna stampa?”
“La contabilità era la cartellina rossa o quella blu?”
Ti capita di non avere la più pallida idea di dove andare a cercare qualcosa di importante nei tuoi archivi e non sapere come ritrovare quella foto o quel file?
Succede, ma è una cosa che si può prevenire, a mio avviso, con due semplici pensieri.
Quando archivi qualcosa pensa a te stesso come se avessi perso la memoria, come se fossi la versione sciocca di te.
Me lo avrai sentito dire tante volte, ma il percorso più logico e semplice si trova proprio pensando a noi stessi senza memoria, un po’ più stupidi, come a dire “estranei a se stessi”.
Se poi vuoi proprio fare la prova del nove, prova proprio a far trovare qualcosa a un estraneo e vedi se funziona 😉
L’altro pensiero, che non consideriamo spesso, sono le nostre caratteristiche specifiche per la ricerca, quelli che sono i metadati in un archivio vero e proprio e che per te possono essere le chiavi di ricerca, le famose etichette. In breve, queste devono rispondere alla domanda “come cercherai questo dato in futuro?”
Questo ragionamento è valido per gli archivi di dati, quindi i database, ma anche per le mail.
Ti consiglio in primis di non metterne una soltanto a meno che non siano proprio cose che cercherai solo con un criterio, ad esempio anche le fatture potrebbero avere due chiavi: per cliente e per anno.
Allo stesso modo non ti consiglio di abusarne, perché se ne metti troppe le ricerche saranno pressoché inutili. Hai mai provato a cercare qualcosa di specifico in Amazon per poi vedere che viene fuori di tutto? Non ti viene un po’ di fastidio? Ecco, evita di far succedere la stessa cosa alle tue ricerche. Sii specifico nell’assegnazione.
L’ultima indicazione che ti vorrei dare è quella di mettere parole che per te hanno significato e non necessariamente per il mondo esterno.
Se ad esempio per te le parole geografia e paesaggio hanno due accezioni diverse, usale secondo la tua personale classificazione. L’importante è che per te sia sufficientemente chiara ed esaustiva per andare a colpo sicuro nell’assegnazione.
Questo è un importante aspetto poco considerato che ti permette di essere ordinato da un lato, ma anche esaustivo e cioè evitare di lasciar fori qualcosa.
Ricorda qualche elemento può essere estraneo alla catalogazione, ma se sono già una decina, vuol dire che manca una categoria 😉
Questa è la bellezza degli archivi:
devono sì essere logici, ma anche su misura per te, perché le chiavi di ricerca devono essere utili a te (o al tuo gruppo di lavoro) ed è per questo che ti consiglio di usare le tue parole, il tuo linguaggio, ma con semplicità e precisione.
E per finire… non scordare le etichette. Sì, oggi è tutto chiaro: contabilità rosso, bollette blu, ma, ancora una volta, perché far fare fatica alla nostra mente? Semplifica!
E tu fatichi con le tue parole chiave? Se la risposta è sì, sono qui per aiutarti, chiamami!