Il mondo si divide sulla questione degli archivi, c’è chi li ama e chi li odia.

Tu di che tipo sei?

Il punto è che, indipendentemente dalla propria natura, tutti abbiamo bisogno di avere dei dati con noi e soprattutto tutti siamo ordinati ed efficaci in alcune raccolte e meno in altre.

Come mai?

 

Perché archiviare richiede ordine, pazienza e costanza.

 

E non tutto ci piace allo stesso modo, quindi capita di trascurare qualcosa, e ovviamente poi ci danniamo con quegli archivi di dati che non sono così funzionali e utili, in sintesi, gli archivi nei quali non troviamo ciò che serve, nel momento in cui ci serve.

 

Ecco qualche suggerimento per trattare meglio i tuoi dati.

 

FALLO UN PO’ ALLA VOLTA E NON UNA VOLTA OGNI TANTO

 

Per sua natura l’archivio è una cosa che richiede pazienza e costanza e proprio per questo se ti ci dedichi una volta l’anno diventa veramente pensate e difficile da affrontare, è molto meglio fare delle sessioni una tantum, ma suddividere il carico di lavoro.

Per questo io ti consiglio di aggiungere questa voce alla fine di routine di chiusura dei tuoi progetti e delle giornate lavorative.

In particolare, questo consiglio vale per le categorie di cose che non ami archiviare. Lavora contro la normale procrastinazione, aiutati, facilita il processo, e agisci, spesso e bene.

Non vale dire “intanto lo metto qui” e poi… dimenticarsene.

 

SE NON TI RICORDI COME FAI, PREPARATI UN RECAP

 

A volte non è facile ricordarsi come si è scelto di archiviare i dati, e questo lo dico soprattutto per i gruppi di lavoro. “Andava prima l’anno o prima il nome del file?” “Quali erano le categorie di riferimento?”

Ecco che può essere utile una breve legenda di come hai creato le categorie dell’archivio, giusto per far sì che ci sia uniformità da parte di tutti. Questo è un punto importante perché permette di ritrovare facilmente le cose e quindi vale la pena investirci un po’ di tempo prima e facilitarsi la vita dopo.

 

PREPARATI LE COSE IN ANTICIPO

 

Se vuoi essere efficace e ordinato aiutati a fare le cose con meno fatica. Può essere utile farsi trovare qualche etichetta già pronta, qualche busta trasparente vuota a fine categoria, un po’ di spazio vuoto alla fine del piano dove archivi i faldoni.

Sono tutte cose molto semplici, ma aiutano molto il fatto di poter fare un’aggiunta veloce, un lavoro dell’ultimo momento, in breve, aiutano il lavoro stesso di archiviazione.
Al contrario, se ogni volta devi ricominciare daccapo, spostare dox, stampare etichette, creare copertine è molto facile che tu dica “lo faccio la prossima volta”, quindi fatti trovare le cose pronte o almeno, rendile più facili possibile!

 

E tu, dunque, che tipo di persona sei? Ami o odi gli archivi?

Questi semplici suggerimenti sono un modo per facilitare il lavoro di tutti, perché tutti, come ti dicevo, qualcosa da archiviare lo abbiamo, a lavoro o a casa, quindi meglio rendere le cose facili e funzionali.

Per te, cosa aiuta a rendere le cose più semplici? Raccontamelo nei commenti.

 

 

Photo by Yan Ots – Unsplesh