La regola d’oro della pianificazione è trovare il magico equilibrio tra ciò che si desidera fare e la realtà delle cose. Sai che ci tengo tanto a fare in modo che la tua pianificazione ti sia di supporto e che tu non te la senta stretta e pressante.
In breve, mi piace ricordare che il tempo da pianificare non è la totalità del tempo, bensì i ¾.
Cosa vuol dire? Che se il tuo tempo di lavoro sono otto ore, ne devi pianificare sei, non quattro e non nove.
Dirai: “beh, ovvio che non ne devo pianificare nove se ne ho solo otto a disposizione”, e invece questo è quello che spesso succede. Capita, infatti, di mettere in sequenza tante attività con la sindrome del super eroe (“sì tanto ce la faccio in cinque minuti, questa è una cosa da poco”), salvo poi arrivare a sera lamentandosi di avere troppe cose da fare e non essere riusciti a completare la lista.
In realtà il problema non è tanto quello di non aver calcolato il numero giusto di attività, ma di non aver associato il tempo corretto da dedicare a tutte le attività.
Per farlo è molto utile pensare alla tua giornata come a uno spazio da riempire, dove togliere blocchi di tempo.
Questo semplice cambio di prospettiva, da elenco puntato a insieme di blocchi ti può aiutare a non pianificare involontariamente nove ore in un tempo di otto. Te ne avevo parlato anche in questo post.
Sembra poi paradossale, ma non vale la pena nemmeno pianificare solo quattro ore, perché altrimenti poi sorgerà la domanda “e ora che faccio”.
Se il problema è gestire le priorità e arrivare a fine settimana facendo non solo le cose importanti e urgenti, ma anche cose che per te sono di valore, e quindi importanti ma non necessariamente urgenti, ecco che se non le metti in agenda, non le pianifichi, molto probabilmente non le farai mai.
Può valere la pena pianificare solo quattro ore se sai che la giornata sarà ricca di imprevisti, ma non lasciare al caso la gestione del tuo tempo, sarà il modo migliore per renderlo inefficace!
Ecco, quindi, perché è importante pianificare la giusta quantità di tempo, i ¾ giusto?
Vediamo in breve i vantaggi di una pianificazione di questo tipo:
- Se capita un imprevisto, hai il tempo di gestirlo.
- Se hai calcolato male i tempi, hai del tempo in più per riparare.
- Se sei svogliato e ci metti di più a fare le cose, rimarrai comunque nei tempi.
- Se finisci prima, tanto meglio, tempo in più per il relax o tempo per fare qualcosa che è in fondo alla lista.
- Avendo il numero giusto di cose da fare, lavorerai in modo concentrato, ma allo stesso tempo non ti sentirai sottopressione all’idea di dover finire tutto.
- Sai che la tua giornata è sì di lavoro, ma anche con delle pause degne di nota.
Ecco che la lista potrebbe andare avanti ancora a lungo… ma voglio concludere dicendo che c’è un solo tempo da non programmare, la famosa eccezione che conferma la regola. Sai qual è?
Il tempo di riposo, di relax, di vacanza, il tuo tempo.
Lì non c’è regola dei ¾ che tenga, sono i tuoi 4/4 per fare ciò che ami, o semplicemente per non far niente!
E i tuoi ¾ come funzionano? Se non funzionano, sai che io sono qui per te!