Un archivio è vivo e deve rimanere funzionale, quindi va curato.
Lo so, è una piccola grande scocciatura, anche perché si tratta proprio di fare ordine ed essere ordinati. Ma ecco qualche consiglio per rendere il tutto meno gravoso.
Vai per step
Non aspettare di aver accumulato tutti i dati dell’anno, fai un controllo una tantum, e piuttosto frequentemente, ad esempio quando usi una cartella, sistemala e lasciala in ordine, così poi sarà tutto più semplice.
Non incorrere nell’idea: “beh, intanto lo metto qui e poi lo sistemo”. L’energia e lo sforzo sono gli stessi, quindi tanto vale fare subito le cose fatte bene 😉
Per la stessa ragione se trovi qualcosa di vecchio che non è utile ed è superato, procedi con l’eliminazione.
Se poi è un sacco che non ti dedichi a sistemare l’archivio la soluzione più semplice è non farsi spaventare dall’intera mole, ma procedere per piccoli passi e questo significa farne un pezzettino al giorno, anche solo una cartella, ma senza perdere in costanza: “don’t break the chain” e cioè tieni duro e vai fino in fondo!
Applica la tecnica che per te funziona
Se ti sei trovato bene con una catalogazione di un determinato tipo, ripetila. Sarà più semplice archiviare i file perché saprai già come nominarli e ordinarli. Diciamo che imparato un metodo e reso efficace, tanto vale mantenerlo, no?
E se hai bisogno di qualche consiglio su come scegliere i tuoi criteri, l’articolo della scorsa settimana è quello giusto.
Sfrutta il lavoro fatto
Tante cose posso essere eliminate semplicemente grazie a una buona archiviazione fatta in precedenza.
Quindi ti consiglio di lavorare bene prima per semplificarti la vita dopo.
Ad esempio, se sai che i documenti più vecchi di tot anni posso essere eliminati, fai un archiviazione per anno e allo scoccare della scadenza procedi semplicemente a cancellare l’intera cartella, senza ripassare tutti i file, sarai già sicuro di non perdere cose importanti.
Così, per tutte le versioni di passaggio di un file, sfrutta la cartella old, e cioè fai in modo di tenere le versioni intermedie mentre lavori, ma poi, a lavoro concluso, tieni solo i file definitivi.
Tenere in ordine i propri archivi non è facile, ma se ti stai un po’ demoralizzando, pensa che se lo fai bene ti sarà d’aiuto e questa è la cosa più importante.
E se hai ancora qualche dubbio, perché non farti aiutare? Sono qui apposta!
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