Ti è mai capitato di trovare un raccoglitore in casa e scoprire che avevi ancora la garanzia del frullatore che hai buttato via circa cinque anni fa?
E di aprire un documento di lavoro e trovarlo con l’intestazione sbagliata, visto che hai già modificato la carta intestata due volte da quella versione?
Beh, non ti preoccupare, succede!
Sì perché è molto frequente pensare ad un archivio come una cosa morta e statica, ma non è affatto così. Tutte le raccolte di documenti sono degli archivi vivi e in evoluzione, e per questo devono essere, di tanto in tanto, ripresi in mano, rivisti, puliti e aggiornati.
Ecco quindi tre parole chiave per tenere le tue raccolte sempre al top!
valuta: prendi in mando le raccolte di elementi, e, uno per uno, valuta se va tenuto o eliminato. Alleggerisci le tue raccolte di ciò che non è utile, di ciò che ha perso la sua funzione.
organizza: ciò che rimane. Organizzalo secondo un ordine cronologico, di argomento o di utilità. Completa le parti mancanti se necessarie in modo che le tue serie siano complete (se archivi le bollette, le fatture, fai in modo che ci siano tutte). Ultimo passo: etichetta le parti!
Trova un posto adatto per tutto. Perché queste raccolte funzionino ci vuole un pizzico di ordine. Quindi tutto deve avere un posto e non vale la frase “intanto lo metto qui e poi ci penso” perché così è come se fosse buttato, è una cosa persa.
Per cosa ti può essere utile questo sistema? Per un sacco di cose! Ecco qualche idea:
Archivio in casa
- Bollette
- Esami medici
- Contatti per le riparazioni di casa e i servizi (pizzeria da asporto, numero per i rifiuti ingombranti, medico…)
- Fotografie
- Documenti dell’auto
- Documenti fiscali
- Iscrizioni, tessere, abbonamenti
Archivio in ufficio
- Fatture
- Preventivi
- Lavori chiusi
- Rassegna stampa
- Dati clienti
- Dati partner
- Dati fornitori
- Cataloghi
Questi elenchi, sono solo dei punti di partenza per suggerirti di creare anche tu delle raccolte di elementi, siano essi documenti, contatti, idee, e di fare in modo che queste raccolte siano vive, in evoluzione e per questo sempre aggiornate e quindi… utili!
E tu, da quale cominci?