Ormai le mail si leggono ovunque siamo e anche un po’ troppo di frequente. Regola fondamentale per una corretta gestione della posta elettronica è invece di quella essersene padroni, cioè di scegliere il momento nel quale ci colleghiamo al nostro account e non essere schiavi di un trillo o di una brutta abitudine, come ad esempio quella di controllare senza sosta il nostro telefono, “sai mai ci sia qualche novità”.
A meno che tu non lavori in un servizio di pronto intervento, puoi permetterti di controllare la mail ogni mezz’ora e non ogni cinque minuti. Se poi stai andando ad un colloquio o una riunione, ricorda di abbassare la suoneria, non è bello per nessuno essere interrotti da un trillo.. e soprattutto dare tutta la tua attenzione a chi ti ascolta ti ripagherà sicuramente.
Come semplificarci dunque la vita e tenere sotto controllo le mail mentre siamo fuori dal nostro ufficio? Una cosa utile, sia in ufficio, sia fuori, è quella di avere un unico punto di raccolta per tutte le mail, così da non fare confusione e controllarle tutte insieme.
Se scegli questa soluzione, presta attenzione all’account dal quale invii i messaggi, cioè il nome che poi il destinatario vedrà come riferimento. Sono piccole cose, ma se sulla stesso inbox hai sincronizzato iltuonome.cognome@dominio.it e raggiodisole@dominio.it non è il caso che il cliente con il quale inizi a lavorare veda il tuo indirizzo privato.
Altra cosa che aiuta molto la tua immagine e che è davvero un piccolo trucco organizzativo, è quello di impostare la firma della propria mail in tutti i sistemi che utilizziamo per mandare mail. Cioè non solo dal programma di posta del pc, ma anche nel cellulare, nel tablet e anche nel sistema di posta on line, nella webmail per intendersi. E’ infatti molto utile, oltre che professionale, che ogni mail contenga i conttatti di riferimento, così se qualcuno dovrà chiamarci non avrà più scuse per trovare il nostro numero!
Io ti consiglio anche di utilizzare sistemi che sincronizzino le informazioni di mail lette, cartelle e via dicendo tra pc, tablet e cellulare. Ormai lo fanno tutte le app, ma evita di avere programmi che si limitino a farti leggere le mail senza poi poterle archiviare nelle tue cartelle o che poi ripropongano le mail come non lette quando apri il pc. Che tu le legga dal cellulare, o dal pc, deve essere un unico inbox con le stesse caratteristiche. Così facendo limiti la confusione ed il doppio lavoro.
Attenzione poi anche agli allegati, fai in modo di poterli leggere anche dal cellulare. Lo so, non è una lettura efficiente e scaricarli significa usare traffico dati, ma se si tratta di una pagina pdf, non dovrebbero esserci problemi. Se è un file più pesante, diamo per scontato che ti serva un tempo maggiore per leggerlo e quindi non è una cosa che richiede solo cinque minuti e che potrai fare al telefono.
Già perché il punto al quale volevo arrivare è proprio questo: quando guardi le mail cerca di eseguire la prima analisi di screening: scarta ciò che non serve: pubblicità, spam e mail che non ti interessano. Se ne hai nel tuo inbox, eliminali al momento. Magari, in un momento di calma potresti programmare un decluttering informatico e cancellarti da tutte le newsletter e simili che non ti interessano, così da risolvere il problema a monte. 🙂
Tornando alla lettura di screening, procedi poi con le cose che richiedono meno di due minuti. Rispondi alle mail che hanno domande puntuali e rapide, magari spendendo un po’ di attenzione in più anche se rispondi dal cellulare. Non piace a nessuno ricevere una riga sgrammaticata con sotto “inviato da..”, quindi spendi il tempo giusto con un po’ di netiquette.
Per tutto ciò che è più lungo e richiede tempo, utilizza l’etichetta “da fare” e archivia nella cartella tutti questi messaggi. Così facendo il tuo inbox sarà leggero ed efficace. Poi quando avrai una mezzora per lavorare o sarai tornato in ufficio, basterà riprendere l’etichetta “da fare” e avrai la tua “to do list”.
Basta un po’ di abitudine e sarai tu a decidere quando e come leggere le mail, non saranno più loro a fare da padrone al tuo tempo. Che ne dici, non ne vale la pena?